Hoang-Quang Dao

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Utiliser les opérateurs ET et OU avec un filtre avancé Excel

Posted by hoangquangdao le 23 novembre 2010

Définition

Un filtrage de données est un affichage d’un sous-ensemble de données. C’est une tâche de routine pour les nombreux utilisateurs d’Excel.
Un filtre automatique permet de limiter les données affichées, mais il est justement limité car il dépend de données réelles. Le filtrage avancé d’Excel est une fonction qui nécessite un peu de configuration, mais est plus souple et plus puissant qu’un simple filtre automatique. Non seulement on peut utiliser une expression pour apparier des enregistrements, mais aussi en combiner en utilisant les opérateurs ET et OU, c’est ce que cet article va vous montrer.

La fonctionnalité de filtre avancé est composée de trois éléments :

  • Une plage de données où appliquer le filtre
  • Une plage de critères, où on spécifier les critères comme une formule
  • Enfin l’extraction de la gamme de données qui satisfait aux critères

Le filtre simple automatique

Avant d’entrer dans un exemple plus complexe, voici un exemple simple de filtre automatique en utilisant un ensemble de données d’un fichier de contacts client.

FILTRE01

Liste de contacts

Pour appliquer un filtre automatique

1. Sélectionnez les en-têtes de la première à la dernière colonne des données à filtre, ici A1:H1

FILTRE02

Donnees-Filtrer

2. Choisir alors Filtre automatique dans le menu Données dans Excel 2003, dans Excel 2007 et 2010, cliquez sur le menu Données du bandeau, puis cliquez sur Filtrer dans le groupe Trier et filtrer.

FILTRE03

Filtre simple critère

FILTRE04

Filtre simple résultat

Excel affiche une flèche de liste déroulante pour chaque colonne dans la sélection. En utilisant cette fonctionnalité, on peut effectuer des tâches simples de filtrage, tels que les contacts qui n’ont pas de « code fonction 2 ». C’est rapide et facile, mais parfois insuffisant. (Pour supprimer un filtre, il suffit de choisir « tous » de la même liste ou dans Excel 2010, « effacer la liste des filtres »)

Le filtre avancé avec l’expression ET

Maintenant un exemple de filtre avancé avec une expression, en affichant tous les contacts ayant un « code fonction 1 » de type « DG » ET un « code fonction 2 » de type « Développement ». Cela nécessite un filtrage à deux exigences – deux critères – et qui doivent être satisfaite toutes les deux. Un filtre automatique peut encore se faire, mais essayons donc un filtre avancé.

La plage de critères, dans ce cas, ne nécessite que deux colonnes: le « code fonction 1 » et le « code fonction 2 ». Pour une question d’ergonomie et de lecture, il est recommandé de recopier les entêtes et d’ajouter autant de ligne que de critères pour former une zone de plage de critères au-dessus des données réelles. Ce placement est efficace et facilement accessible.

Ensuite, il faut indiquer critères de filtrage. Excel intègre l’interprétation des formules également. Dans ce cas, les deux expressions sont de simples comparaisons. Les deux critères sont dans la même ligne (ligne 2). En plaçant les deux expressions dans la même rangée, Excel sait va appliquer l’opérateur implicite de combinaison ET sur les expressions.

FILTRE06

Filtre avancé

La gamme d’extraction est facultative. Pour copier les données vers un autre emplacement, il faut spécifier les colonnes que l’on veut extraire. Tout ce qui reste à faire maintenant est d’appliquer le filtre comme suit:

1. Cliquez sur n’importe quelle cellule dans la plage de données.

2. Cliquez sur le menu Données, puis cliquez sur Filtre | Filtre avancé. Dans Excel 2007 et 2010, cliquez sur l’onglet Données, puis cliquez sur Filtre dans le groupe Trier et filtrer.

3. Garder le réglage par défaut, filtrer la liste en place.

4. Excel sélectionne automatiquement la plage de données à filtrer.

5. Il n’y a qu’à spécifiez la plage de critères, A1:H2. Vous avez seulement besoin d’identifier les entêtes de colonne et la rangée des critères ou des lignes.

FILTRE07

Filtre avancé ET plage criètres

6. Cliquer sur OK.

FILTRE08

Filtre avancé ET résultat

Trois contacts sont de « code fonction 1 » de type « DG » ET de « code fonction 2 » de type « Développement. Pour retirer le filtre, cliquez sur le menu Données, puis cliquez sur Filtre | Afficher tous les, dans Excel 2007 et 2010 cliquez sur le menu Données, puis cliquez sur Filtre | Effacer.

Le filtre avancé avec l’expression OU

Pour le filtre avancé avec une expression OU, il faut placer les critères dans des rangées séparées. Ainsi afficher tous les contacts ayant un « code fonction 1 » de type « DG » OU un « code fonction 2 » de type « Développement ».

Après avoir réglé la plage de critères en déplaçant l’une des expressions dans une autre rangée, on applique de nouveau le filtre comme suit:

1. Cliquez sur n’importe quelle cellule dans la plage de données.

2. Cliquez sur le menu Données, puis cliquez sur Filtre | Filtre avancé. Dans Excel 2007 et 2010, cliquez sur l’onglet Données, puis cliquez sur Filtre dans le groupe Trier et filtrer.

3. Garder le réglage par défaut, filtrer la liste en place.

4. Excel sélectionne automatiquement la plage de données à filtrer.

5. Il n’y a qu’à spécifiez la plage de critères, A1:H3. Vous avez seulement besoin d’identifier les entêtes de colonne et la rangée des critères c’est-à-dire les 2 lignes en plus.

FILTRE09

Filtre avancé OU plage critères

6. Cliquer sur OK.

FILTRE10

Filre avancé OU résultat

De plus nombreux contacts répondent désormais à l’un ou l’autre des critères.

On peut utiliser un filtre avancé en une seule formule, mais en utilisant les opérateurs implicite ET et OU, cela ouvre la porte à des filtres très complexes, mais puissants. Il suffit de faire attention à ce queles critères soient placer dans au bon endroit.

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