Hoang-Quang Dao

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Mettre en place un message automatique d’absence dans Outlook

Posted by hoangquangdao le 14 décembre 2010

Introduction

C’est l’époque de l’année ! Qu’il s’agisse de fêter ou tout simplement de se reposer, de nombreuses personnes prennent des  vacances à la fin de l’année. Ce qui signifie également un court répit, de suivi du courrier électronique! Pour les chanceux qui réussiraient à se retrouver loin de leur messagerie électronique plus d’une journée ou deux, la moindre des choses serait alors de tenir les gens informer qu’ils n’auront pas de réponse à leurs e-mails, en les remerciant de leur e-mail.

Il faut en effet garder de bons contacts pour de bonnes affaires. Avant le départ, il faut donc mettre en place une réponse automatique dans Outlook, comme décrit cet article.

Créer une réponse automatique d’absence

Créer votre modèle personnalisé de réponse automatique d’absence

1. Commencer par écrire un Nouveau Message

Saisir l’objet du message :« réponse automatique d’absence de bureau »

Saisir le message :

« Merci pour votre message. Je suis actuellement absent du bureau, [sans accès] [avec un accès limité] à ma messagerie.

Je serai de retour le [jour, la date].

Si vous avez besoin d’aide avant cette date, vous pouvez me joindre au [numéro de téléphone].

Pour les questions urgentes, vous pouvez contacter [nom] à [adresse e-mail] ou [numéro de téléphone].

[Signature] »

2. Sélectionner Enregistrer Sous dans le menu Fichier. (Dans Outlook 2007, cliquez sur le bouton Office. Dans Outlook 2010, cliquez sur l’onglet Fichier.)

3. Sélectionner le type Modèle Outlook dans la liste déroulante Type d’Enregistrer Sous

4. Cliquer sur Enregistrer.

OUTLOOK01

Créer un modèle Outlook

 

Créer la règle de réponse automatique d’absence

5. Dans le menu Outils, choisissez Règles et alertes. (Dans Outlook 2010, cliquez sur l’onglet Accueil et cliquez sur Règles du groupe Déplacer du bandeau. Ensuite, cliquez sur Gérer les règles et alertes)

OUTLOOK02

Créer un règle Outlook

6. Cliquer sur Nouveau et puis cliquez sur la règle à partir d’une règle vide.

ABSENCE04

7. Choisir l’option de vérification sur Vérifiez les messages lors de l’Arrivée, puis cliquez sur Suivant.

8. Choisir de Vérifier lorsque mon nom est dans la zone À ou CC, puis cliquez sur Suivant. Décocher toute les options conditionnelles ce qui permettra à Outlook de répondre à tous les messages entrants.

ABSENCE05

9. Choisir de Répondre utilisant un modèle spécifique dans la section Sélectionnez Actions.

10. Cliquer sur un modèle spécifique dans la section Modifier la Description de la règle.

11. Sélectionner Modèles de l’utilisateur dans le fichier système dans la zone Rechercher.

12. Sélectionner le modèle créé précédemment et cliquer sur Ouvrir, puis cliquez sur Suivant.

ABSENCE06

13. On peut sélectionner des Exceptions. Dans le cas d’un message d’absence c’est inutile.

14. Donner un nom au filtre de cette règle, cliquer sur Terminer, puis sur OK.

ABSENCE07

Il y a beaucoup d’étapes, mais un peu de travail maintenant peut faire économiser du temps à expliquer au retour pourquoi il n’y a pas eu de réponse pendant l’absence.

Des modèles Microsoft sont téléchargeables sur le site officiel en suivant ce lien modèle.

Gestion de réponse automatique par Outlook

Il y a plus simple et rapide par la fonctionnalité de gestion des messages automatiques d’Outlook (2007/2010).

1. Cliquer sur l’onglet Fichier dans 2010 ou le logo Windows dans 2007.

2. Aller dans la gestion de « Réponses automatiques »

3. Remplir les différentes informations :

  • envoyer une réponse automatique à partir de maintenant ou pendant un laps de temps défini
  • personnaliser le/les message(s) selon les expéditeurs
  • et bien plus en ajoutant d’autres règles

ABSENCE08

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10 Réponses to “Mettre en place un message automatique d’absence dans Outlook”

  1. Une fois le message d’absence activé, puis-je éteindre mon ordinateur ?
    Merci d’une réponse TRES rapide!

    • oui, si vous avez un Outlook bien configuré avec votre serveur Exchange ou si l’absence est saisie dans votre webmail Exchange.
      si vous passer par des clients mails mal configuré ou en simple pop/smtp, cela ne fonctionnera pas.

  2. HENAFF said

    dans l’onglet "information" l’icone des réponses automatique n’existe pas
    comment puis-je faire pour l’installer

    • Bonjour Kelly,

      La gestion des réponses automatiques n’est pas situé dans l’onglet "information". Dans Outlook 2010 il est dans l’onglet "Fichier", dans Outlook 2007 il se trouve dans le logo et dans Outlook 2003 je crois qu’il est dans l’onglet "outils".

  3. jerome said

    bonjour
    je possede bien outlook 2010, mais je n’ai pas "reponse automatique" dans l’onglet "fichier" j’ai juste Parametre du compte,Outils de nettoyage et Gerer les regles et les alerte. comment fait on pour l’avoir ?
    d’avance merci.

    • Bonjour M. Vanhamme,

      Si vous utilisez Outlook 2010 avec un compte mail sur un serveur Exchange d’entreprise, vous avez obligatoirement le bouton "Réponses automatiques" en dessous de "Paramètres du compte" et au dessus de "Outils de nettoyage".

      Vous utilisez peut-être Outlook avec un compte hotmail, gmail ou autre sans doute. Dans ce cas là, la configuration du message d’absence se fait directement sur votre compte mail, et pas dans Outlook.

  4. DEPOORTERE said

    Bonjour,
    J’ai créé une réponse automatique, mais j’ai un souci avec la signature. Si j’en mets une dans mon modèle, lors de l’utilisation du modèle la signature par défaut s’ajoute et si je n’en mets pas, il met la signature par défaut et non celle que je veux ! Comment faire pour indiquer la signature que je veux dans ce modèle. Merci
    MLine

    • Bonjour Marieline,

      Si vous voulez utiliser une "autre" signature incorporée à votre modèle de message d’absence, différente de votre signature habituelle par défaut, il faut juste désactiver, pendant votre absence, l’insertion automatique de la signature habituelle à vos nouveaux messages ou vos réponses de message.

      La gestion des signatures se trouve dans Outlook 2010 :
      – Menu "Fichier"
      – Sous-menu "Options"
      – Catégories "Courrier"
      – Puis aller gérer les paramètres de vos "signatures…"
      – Sélectionner ou déselectionner (choix "aucune") la signature par défaut

      A ce moment là, plus aucune signature de sera automatiquement insérée.
      Ou alors définissez une nouvelle signature (celle de votre période d’absence) et sélectionner là comme signature par défaut pour s’insérer automatiquement à vos messages d’absense ou tout autre réponse de message.

      Bien cordialement.

  5. GAUTIER said

    Bonjour,

    J’ai suivi votre tutoriel pour mettre en place mon message d’absence suite à mes congés.
    Cela a fonctionné à merveille, par contre, je ne sais pas comment enlever cette réponse automatique.
    Pourriez-vous m’aiguiller ?
    Par avance merci pour votre retour.

    Bien cordialement,

    S. GAUTIER

    • Bonjour Sabrina,

      Si vous avez suivi mon tutoriel, vous savez aller dans le menu de gestion des messages d’absences :
      Outlook 2010 : Fichier / Informations / Réponses Automatiques (absence de bureau)
      Il suffit de cocher : "Je suis actuellement au bureau"
      Outlook 2007 : Outils / Gestionnaire d’absence de bureau
      Il suffit de cocher : "Ne pas envoyer de réponse automatique d’absence du bureau"

      Si c’est une règle, de même vous pouvez aller dans la gestion des règles et désactiver la règle en question.

      Bien cordialement.

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