Hoang-Quang Dao

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Mettre en place un message automatique d’absence dans Outlook

Posted by hoangquangdao le 14 décembre 2010

Introduction

C’est l’époque de l’année ! Qu’il s’agisse de fêter ou tout simplement de se reposer, de nombreuses personnes prennent des  vacances à la fin de l’année. Ce qui signifie également un court répit, de suivi du courrier électronique! Pour les chanceux qui réussiraient à se retrouver loin de leur messagerie électronique plus d’une journée ou deux, la moindre des choses serait alors de tenir les gens informer qu’ils n’auront pas de réponse à leurs e-mails, en les remerciant de leur e-mail.

Il faut en effet garder de bons contacts pour de bonnes affaires. Avant le départ, il faut donc mettre en place une réponse automatique dans Outlook, comme décrit cet article.

Créer une réponse automatique d’absence

Créer votre modèle personnalisé de réponse automatique d’absence

1. Commencer par écrire un Nouveau Message

Saisir l’objet du message :« réponse automatique d’absence de bureau »

Saisir le message :

« Merci pour votre message. Je suis actuellement absent du bureau, [sans accès] [avec un accès limité] à ma messagerie.

Je serai de retour le [jour, la date].

Si vous avez besoin d’aide avant cette date, vous pouvez me joindre au [numéro de téléphone].

Pour les questions urgentes, vous pouvez contacter [nom] à [adresse e-mail] ou [numéro de téléphone].

[Signature] »

2. Sélectionner Enregistrer Sous dans le menu Fichier. (Dans Outlook 2007, cliquez sur le bouton Office. Dans Outlook 2010, cliquez sur l’onglet Fichier.)

3. Sélectionner le type Modèle Outlook dans la liste déroulante Type d’Enregistrer Sous

4. Cliquer sur Enregistrer.

OUTLOOK01

Créer un modèle Outlook

 

Créer la règle de réponse automatique d’absence

5. Dans le menu Outils, choisissez Règles et alertes. (Dans Outlook 2010, cliquez sur l’onglet Accueil et cliquez sur Règles du groupe Déplacer du bandeau. Ensuite, cliquez sur Gérer les règles et alertes)

OUTLOOK02

Créer un règle Outlook

6. Cliquer sur Nouveau et puis cliquez sur la règle à partir d’une règle vide.

ABSENCE04

7. Choisir l’option de vérification sur Vérifiez les messages lors de l’Arrivée, puis cliquez sur Suivant.

8. Choisir de Vérifier lorsque mon nom est dans la zone À ou CC, puis cliquez sur Suivant. Décocher toute les options conditionnelles ce qui permettra à Outlook de répondre à tous les messages entrants.

ABSENCE05

9. Choisir de Répondre utilisant un modèle spécifique dans la section Sélectionnez Actions.

10. Cliquer sur un modèle spécifique dans la section Modifier la Description de la règle.

11. Sélectionner Modèles de l’utilisateur dans le fichier système dans la zone Rechercher.

12. Sélectionner le modèle créé précédemment et cliquer sur Ouvrir, puis cliquez sur Suivant.

ABSENCE06

13. On peut sélectionner des Exceptions. Dans le cas d’un message d’absence c’est inutile.

14. Donner un nom au filtre de cette règle, cliquer sur Terminer, puis sur OK.

ABSENCE07

Il y a beaucoup d’étapes, mais un peu de travail maintenant peut faire économiser du temps à expliquer au retour pourquoi il n’y a pas eu de réponse pendant l’absence.

Des modèles Microsoft sont téléchargeables sur le site officiel en suivant ce lien modèle.

Gestion de réponse automatique par Outlook

Il y a plus simple et rapide par la fonctionnalité de gestion des messages automatiques d’Outlook (2007/2010).

1. Cliquer sur l’onglet Fichier dans 2010 ou le logo Windows dans 2007.

2. Aller dans la gestion de « Réponses automatiques »

3. Remplir les différentes informations :

  • envoyer une réponse automatique à partir de maintenant ou pendant un laps de temps défini
  • personnaliser le/les message(s) selon les expéditeurs
  • et bien plus en ajoutant d’autres règles

ABSENCE08

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20 Réponses to “Mettre en place un message automatique d’absence dans Outlook”

  1. Une fois le message d’absence activé, puis-je éteindre mon ordinateur ?
    Merci d’une réponse TRES rapide!

    • oui, si vous avez un Outlook bien configuré avec votre serveur Exchange ou si l’absence est saisie dans votre webmail Exchange.
      si vous passer par des clients mails mal configuré ou en simple pop/smtp, cela ne fonctionnera pas.

  2. HENAFF said

    dans l’onglet « information » l’icone des réponses automatique n’existe pas
    comment puis-je faire pour l’installer

    • Bonjour Kelly,

      La gestion des réponses automatiques n’est pas situé dans l’onglet « information ». Dans Outlook 2010 il est dans l’onglet « Fichier », dans Outlook 2007 il se trouve dans le logo et dans Outlook 2003 je crois qu’il est dans l’onglet « outils ».

  3. jerome said

    bonjour
    je possede bien outlook 2010, mais je n’ai pas « reponse automatique » dans l’onglet « fichier » j’ai juste Parametre du compte,Outils de nettoyage et Gerer les regles et les alerte. comment fait on pour l’avoir ?
    d’avance merci.

    • Bonjour M. Vanhamme,

      Si vous utilisez Outlook 2010 avec un compte mail sur un serveur Exchange d’entreprise, vous avez obligatoirement le bouton « Réponses automatiques » en dessous de « Paramètres du compte » et au dessus de « Outils de nettoyage ».

      Vous utilisez peut-être Outlook avec un compte hotmail, gmail ou autre sans doute. Dans ce cas là, la configuration du message d’absence se fait directement sur votre compte mail, et pas dans Outlook.

  4. DEPOORTERE said

    Bonjour,
    J’ai créé une réponse automatique, mais j’ai un souci avec la signature. Si j’en mets une dans mon modèle, lors de l’utilisation du modèle la signature par défaut s’ajoute et si je n’en mets pas, il met la signature par défaut et non celle que je veux ! Comment faire pour indiquer la signature que je veux dans ce modèle. Merci
    MLine

    • Bonjour Marieline,

      Si vous voulez utiliser une « autre » signature incorporée à votre modèle de message d’absence, différente de votre signature habituelle par défaut, il faut juste désactiver, pendant votre absence, l’insertion automatique de la signature habituelle à vos nouveaux messages ou vos réponses de message.

      La gestion des signatures se trouve dans Outlook 2010 :
      – Menu « Fichier »
      – Sous-menu « Options »
      – Catégories « Courrier »
      – Puis aller gérer les paramètres de vos « signatures… »
      – Sélectionner ou déselectionner (choix « aucune ») la signature par défaut

      A ce moment là, plus aucune signature de sera automatiquement insérée.
      Ou alors définissez une nouvelle signature (celle de votre période d’absence) et sélectionner là comme signature par défaut pour s’insérer automatiquement à vos messages d’absense ou tout autre réponse de message.

      Bien cordialement.

  5. GAUTIER said

    Bonjour,

    J’ai suivi votre tutoriel pour mettre en place mon message d’absence suite à mes congés.
    Cela a fonctionné à merveille, par contre, je ne sais pas comment enlever cette réponse automatique.
    Pourriez-vous m’aiguiller ?
    Par avance merci pour votre retour.

    Bien cordialement,

    S. GAUTIER

    • Bonjour Sabrina,

      Si vous avez suivi mon tutoriel, vous savez aller dans le menu de gestion des messages d’absences :
      Outlook 2010 : Fichier / Informations / Réponses Automatiques (absence de bureau)
      Il suffit de cocher : « Je suis actuellement au bureau »
      Outlook 2007 : Outils / Gestionnaire d’absence de bureau
      Il suffit de cocher : « Ne pas envoyer de réponse automatique d’absence du bureau »

      Si c’est une règle, de même vous pouvez aller dans la gestion des règles et désactiver la règle en question.

      Bien cordialement.

  6. haby said

    bonjour,

    Utilisant Outlook 2010 avec un compte POP/SMTP, je tente d’activer mon message d’absence: cependant lorsque je clique sur parcourir fichiers dans le système j’ai beau l’avoir enregistré ‘dans modèle office personnalisés » et/ ou dans « fichiers Outlook » (en texte brut ou htlm) il n’apparaît sous aucun dossier. Pourtant, il y est bien enregistré.
    Je ne peux donc le sélectionner pour pouvoir l’activer .

    Comment puis-je y remédier?

    Cordialement,

  7. haby said

    pardon, j’utilise Outlook 2013

    • La fonctionnalité « Réponses automatiques (absence du bureau) » ou « Gestionnaire d’absence du bureau » n’est pas disponible pour les comptes non-Exchange, tels que les comptes Outlook.com (anciennement Hotmail), POP3, IMAP.

      Toutefois, vous pouvez combiner un modèle de courrier électronique Outlook avec des règles Outlook pour simuler les fonctionnalités de la fonction « Réponses automatiques (absence du bureau) ».

      Vous pouvez configurer Outlook 2013 de manière à envoyer une réponse automatique à toute ou partie des personnes qui vous envoient des courriers électroniques.

      Vous pouvez combiner un modèle de message électronique Outlook avec les règles Outlook afin de simuler la fonctionnalité Réponses automatiques disponible uniquement pour les comptes Exchange Server.

      Tout d’abord, créez un modèle de message.
      1.Cliquez sur Accueil > Nouveau message électronique. Commande Nouveau message électronique sur le ruban
      2.Dans le corps du message, tapez le message que vous voulez envoyer en tant que réponse automatique.
      3.Dans la fenêtre du message, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
      4.Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , dans la liste Type de fichier , cliquez sur Modèle Outlook.
      5.Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour le modèle de message, puis cliquez sur Enregistrer.

      À présent, créez une règle pour envoyer une réponse automatique aux nouveaux messages.
      1.Cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.
      2.Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle.
      3.Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que je reçois, puis sur Suivant.
      4.Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, sélectionnez les critères de votre choix, puis cliquez sur Suivant. Généralement, vous n’avez pas besoin de sélectionner d’éléments.
      5.Sous Que voulez-vous faire de ce message ?, activez la case à cocher Répondre en utilisant un modèle spécifique.
      6.Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique.
      7.Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, dans la zone Regarder dans, cliquez sur Modèles dans le fichier système.
      8.Sélectionnez le modèle que vous avez créé dans la section précédente ou un modèle que vous avez créé ou téléchargé, puis cliquez sur Ouvrir.
      9.Cliquez sur Suivant.
      10.Sélectionnez toute exception à la règle de réponse automatique. Il est courant ne pas ajouter d’exceptions.
      11.Cliquez sur Suivant.
      12.Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom pour votre règle de réponse automatique et cliquez sur Terminer.

      • haby said

        Merci beaucoup!!!! Vous êtes TOP.
        Je n’avais pas sélectionné le bon type de fichier.

        Vous m’avez été d’une précieuse aide, cela fait 24h que j’étais dessus!!!
        Mille mercis.

  8. Michel said

    Bonjour,
    J’utilise la procédure « longue » pour gérer une réponse automatique, mais la règle est systématiquement de type « Client seulement » et ne fonctionne donc que Outlook ouvert (je suis sous outlook 2007, avec un serveur Exchange)
    Est-ce normal ? Comment puis-je procéder ?
    Par avance merci

    • Bonjour Michel-Olivier,

      Dans Outlook 2007 pour créer la règle côté serveur il faut sélectionner « Appliquer cette règle après l’arrivée du message » lors de la création de la règle et la règle est créé côté serveur.
      C’est « automatique », selon les critères de sélection de ta règles, si le serveur peut les prendre en charge, la règle est côté serveur (en général expediteur, objet, destinataire cela passe).

      Bien cordialement.

      • Michel said

        Merci. C’est ce que je faisais, mais j’utilisais la règle « répondre en utilisant un modèle spécifique » au lieu de « avoir la réponse du serveur en utilisant une message spécifique ». Ca marche bien avec cette dernière option.

  9. Tino said

    Bonjour et merci pour cette riche docmentation.

    Existe-t-il un moyen de spécifier automatiquement la durée de l’absence dans le message en utilisant les dates sélectionnées pour l’action « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps » (Début/Fin) soit par exemple :

    Je serai absent du 10.10.2014 au 11.10.2014 … ?

    • Bonjour Tino,

      Dans la méthode de règle de messagerie avec modèle Word, cela permettrait d’utiliser l’option particulière de Word d’insertion de « champs ». Cependant les « champs » se limite au propriété du document Word et non pas aux paramètres d’Outlook.
      Il n’est pas possible d’utiliser les paramètres d’Outlook en insertion de « champs »… pour l’instant.

      • Tino said

        Merci de m’avoir confirmé que ce n’était actuellement pas (encore) possible… mais j’ai une pensée compatissante pour tous ceux qui indiquent (à Outlook) qu’ils seront absents du… au… et qui le répètent ensuite dans leur message d’absence parcequ’Outlook est incapable de le faire pour eux ;-))
        Et ils sont des milliers chaque jour, des millions début juillet et autant début août. A 10 minutes l’avis d’absence quand tout va bien… ça a aussi son poids économique.
        C’est un peu comme les infirmières dans les hôpitaux qui s’occupent de leurs ordinateurs portables et regrettent un peu le temps où elles pouvaient s’occuper… de leurs patients (qui du coup doivent être encore plus patients)!

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