Hoang-Quang Dao

Donner une énergie plus positive : vouloir proposer, partager, créer du lien… mon blog.

Archive for décembre 2010

Noël 2010

Posted by hoangquangdao sur 24 décembre 2010

Le temps des fêtes est pour de nombreuses personnes un bon moment à célébrer en famille. C’est aussi une occasion de fêter et d’échanger des voeux sincères et des cadeaux aimés par tous. Un moment de partage où tous les soucis semblent être oubliés.

Nul besoin de démontrer son optimisme, cela se voit et se vit tout simplement par de simples attentions : course aux cadeaux, élaboration de la décoration, recherche d’une recette original et surtout de bon goût font tous parti des signes révélateur que nous pouvons tous être positifs malgré les malheurs dans le monde si le coeur est réceptif à la joie partagée par tous.

Joyeux Noël à tous, dans la sécurité, le bien être, le bonheur  et la paix.

Publicités

Posted in Philosophie | Tagué: , , | Leave a Comment »

Créer des liens hypertexte dans Excel

Posted by hoangquangdao sur 23 décembre 2010

Introduction

Il y a plusieurs façons d’ajouter un lien hypertexte dans une feuille Excel. Cet article vous présente la manière traditionnelle et un raccourci facile.

Méthode de l’option hyperlien

La méthode traditionnelle requiert une plage nommée. Il faut tout d’abord attribuer un nom à la région de la feuille vers laquelle le lien redirigera Ensuite, il suffit de créer un lien hypertexte vers ce nom.

Dans ce premier exemple, nous allons insérer un lien hypertexte dans une feuille nommée TDM pour Table des matières. Le lien hypertexte redirigera vers une feuille nommée Données qui est une liste de contacts. Il suffit donc de créer deux feuilles.

LIEN01

Pour commencer, il faut ajouter une plage nommée (dans une cellule) à la feuille de Données comme suit :

1. Sélectionner la cellule B1 sur la feuille de Données. Cette cellule contient un titre pour la feuille.

2. Sélectionner la zone Nom (à gauche de la barre de formule).

3. Saisir le nom à attribuer à la cellule et valider. Dans l’exemple, attribuer le nom data à la cellule B1 sur la feuille de Données.

LIEN02

La création du nom était assez facile. Maintenant, pour créer un lien hypertexte vers des Données (la cellule nommée) il faut procéder ce qui suit :

1. Sélectionner la cellule où on souhaite insérer le lien hypertexte. Dans ce cas, c’est la cellule B3 sur la feuille de TDM (ci-dessus).

2. Dans Excel 2003, choisir un lien hypertexte dans le menu Insertion. Ou, un clic droit sur la cellule et choisir un lien hypertexte. Dans Excel 2007 et 2010, cliquez sur un lien hypertexte dans le groupe Liens dans le menu Insertion.

LIEN03

3. Cliquer sur la Emplacement dans ce document dans la zone à gauche, lier à.

4. Sélectionner la plage nommée dans la zone Ou sélectionner un emplacement dans ce document et valider.

LIEN04

Le résultat obtenu est un lien hypertexte qui redirige vers la cellule B1 sur la feuille de Données. Le lien hypertexte utilise le texte dans la cellule nommée.

Méthode du glisser-déposer

Il y a une autre façon qui pourra sembler plus facile. C’est la technique du glisser-déposer, il faut juste veiller à ce que les onglets des feuilles soient tous visibles pour que cette technique fonctionne. En outre, elle ne fonctionnera pas avec un nouveau fichier non enregistré préalablement alors il ne faut pas oublier d’enregistrer une première fois le fichier. (Cette technique ne nécessite pas une plage nommée.)

Pour créer le même lien hypertexte en utilisant le glisser-déposer, il faut procéder comme suit :

1. Sélectionner la cellule où on souhaite créer un lien (B1 sur la feuille de produits).

2. Passer la souris sur l’une des frontières de la cellule sélectionnée jusqu’à ce que le pointeur de la Croix à quatre flèches apparaisse.

3. Faire un clic droit sur la frontière (le clic gauche standard ne fonctionnera pas) et le pointeur de souris régulière remplacer le verso flèche à quatre.

4. Maintenir enfoncée la touche [Alt] en même temps que de glisser la souris à l’onglet approprié, dans le cas de l’exmple c’est la feuille TDM (table des matières).

5. Relâcher la touche [Alt] et sélectionnez la cellule où on souhaite placer le lien et relâcher la souris (dans la case B5).

6. Sélectionner Créer un lien hypertexte dans le menu contextuel qui en résulte.

LIEN05

Cela peut prendre nécessiter plusieurs tentatives avant de maîtriser la technique du glisser déposer. Fondamentalement, il ne s’agit que d’un glisser d’une cellule d’une feuille à une autre.

Posted in Excel, Office | Tagué: , | Leave a Comment »

Lien hypertexte dans un document Office

Posted by hoangquangdao sur 22 décembre 2010

Cacher un lien hypertexte dans PowerPoint.

Les applications de la suite Microsoft Office, détectent automatiquement les liens hypertexte et change leur style en les soulignant par défaut. Dans une présentation PowerPoint cela peut-être un peu perturbant pour ne pas dire distrayant pour le public. Cet article décrit comment « cacher » ce lien hypertexte dans PowerPoint.

1. Entrer le texte du lien hypertexte sans en faire un lien hypertexte pour l’instant.

2. Cliquer sur le bouton Rectangle dans la barre d’outils Dessin et créer la forme automatique qui couvre le texte.

LINK01

3. Sélectionner la nouvelle forme automatique et cliquer sur Insérer un lien hypertexte.

4. Entrer l’adresse du lien hypertexte dans la boîte de dialogue et cliquer sur OK.

5. Cliquer sur le bouton droit sur la forme automatique et définir des propriétés de couleur de remplissage à Aucun remplissage et de couleur trait sur Aucun trait. Dans Office 2003, cette technique fonctionne très bien, dans Office 2007 il faut modifier les options de transparence de 0% à 100%.

6. Cliquer sur OK.

LINK02

Maintenant il y a un objet « invisible » planant au-dessus du texte. Lorsqu’on clique sur le texte pour activer le lien, on est en train de cliquer sur l’objet rectangle « invisible », et non pas le texte.

Ajouter un lien s’ouvrant dans une nouvelle fenêtre dans un document Word.

Les liens hypertexte permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement à une page Web sans quitter leur document Word, mais on peut encore améliorer le fonctionnement du lien pour que la page s’ouvre dans une nouvelle fenêtre en dehors de Word. Voici comment faire :

1. Cliquer à l’endroit où on souhaite insérer le lien hypertexte dans le document.

2. Tapez le code suivant:

HYPERLINK http://www.inergie.com \n \o « Cette page Web s’ouvre dans une nouvelle fenêtre. »

3. Sélectionner le code de champ.

4. Appuyer sur CTRL + F9.

5. Cliquer dans le code.

6. Appuyez sur F9.

En appuyant sur F9, cela va convertir le code en un lien hypertexte réelle à l’adresse Web. Lorsque l’utilisateur passe la souris dessus, le lien hypertexte est affiché dans le document avec une info-bulle, comme indiqué ci-dessous :

LINK03

Pour tout savoir sur la fonction champ HYPERLINK, la documentation Microsoft.

Posted in Office, PowerPoint, Word | Leave a Comment »

Conseils pour l’entretien

Posted by hoangquangdao sur 21 décembre 2010

Que cela soit pour un entretien d’embauche pour un candidat postulant pour un poste ou un entretien interne avec le supérieur hiérarchique ou les ressources humaines, c’est une erreur de croire à une sorte de clairvoyance des intervieweurs. Ils n’ont pas vraiment la même façon de percevoir certaines images de présentation. La dure réalité est qu’il faut faire un effort de présentation et d’éviter certains comportements. Cet article présente quelques conseils de comportement qu’il faut éviter pour un entretien surtout en cette période de fin d’année propice aux entretiens annuels.

Les indices non verbaux de mauvaise impression.

C’est un cliché, mais une poignée de main ferme et un bon contact visuel peut vraiment faire une bonne impression. Bien sûr, on peut faire une exception sur la poignée de main si on a une condition physique qui l’empêche. Sans vouloir présenter une explication psychologique derrière cette poignée de main, il semble que les gens ont tendance à assimiler une poignée de main molle avec la faiblesse. Certaines personnes sont si timides qu’elles ne peuvent pas établir un contact visuel. C’est compréhensible mais, il faut se préparer à un entretien pour montrer le signe qu’on sera en mesure de relever la tête pour affronter les autres ou tout simplement le travail. Ce tenir droit est non seulement ce que les parents disent à leurs enfants, mais un principe de base dans la perception des autres. Ainsi dans ce « tiens-toi droit » il y a une notion de comparaison de la posture et du travail. On peut supposer qu’une personne qui est affalée sur la chaise a un désintérêt pour le travail. Ce n’est peut-être qu’un préjugé mais c’est l’hypothèse qui est néanmoins faite.

Parler trop ou pas assez.

La confiance en soi est une bonne chose, mais n’est pas suffisante. Car si une personne semble savoir tout ce qu’il faut savoir et elle ne sera pas très ouverte aux commentaires. Ou encore, elle sait beaucoup de choses sur la technologie, mais elle ne sait pas comment les choses fonctionnent dans telle ou telle organisation. Cette impression est renforcée si la personne monopolise l’entrevue pour partager ses opinions. Si elle n’écoute pas lors d’une interview, que fera-t-elle au travail ? Il faut quelqu’un avec de bonnes idées et des connaissances dans certains domaines, mais la dernière chose qu’on veut, c’est quelqu’un qu’il ne faut cesser de « convaincre » de faire quelque chose parce qu’elle a sa propre façon de le faire.

Il faut alors avoir la capacité de lire les signes non-dit. En regardant les yeux de l’intervieweur et s’il est en train de remuer ou de bâiller, on peut se douter qu’il faut abréger son monologue. D’autre part, si l’intervieweur fait une pause même après une réponse à une question, alors cela peut signifier qu’il en attend plus.

Ne pas poser de questions.

Il y aura toujours une partie où on demandera s’il y a des questions, que cela soit dans un entretien ou une présentation. Il est parfois difficile de poser une question, ‘intervieweur a été si complet dans ses descriptions et ses explications qu’il ne semble pas y avoir plus à demander. Il faut savoir que les meilleures questions à poser sont celles qui concernent directement à quelque chose que l’intervieweur a dit pendant l’entrevue. Et cela montre que la qualité d’écoute également.

Ne pas attirer l’attention sur soi en tant que membre d’une minorité

Bien qu’il existe de réels jugements hâtifs basés sur des craintes au sujet du sexe, de l’âge ou de la couleur de peau, il y a beaucoup d’amélioration et de protection pour ce genre de discrimination. Mais si on insiste sur ce point en se présentant comme une minorité, même les meilleurs managers vont penser que le salarié risque d’être trop sensible sur cette question. Que cette impression soit bonne ou mauvaise, juste ou injuste, c’est un sujet qu’il faut plutôt aborder avec précaution.

Vous pouvez rendre visite au site du cabinet de management Inergie sur la communication managériale.

Posted in Management, Stratégie | Tagué: , , | Leave a Comment »

Convertir les fichiers Office 2007 vers un format lisible par 2003

Posted by hoangquangdao sur 20 décembre 2010

L’adoption de Microsoft Office 2007 devient de plus en plus répandue, il y a une plus grande probabilité de recevoir un document enregistré dans le format Office 2007 ou 2010. En cas d’absence de la version Office 2007 sur l’ordinateur, pour ouvrir des fichiers, il existe un pack de compatibilité Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word, Excel et PowerPoint 2007 qui permet aux utilisateurs d’applications Microsoft Office 2003 d’ouvrir et de modifier des documents Office 2007.

La dernière version du compatibilité Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word, Excel et PowerPoint 2007 peut être téléchargé gratuitement à partir de Microsoft.

 

Posted in Office | Leave a Comment »

Affichage de nom de fichier d’un document uniquement sur la dernière page

Posted by hoangquangdao sur 17 décembre 2010

Introduction

Dans certaines entreprises, la procédure qualité d’élaboration de documents exige d’afficher le nom de fichier du document dans un en-tête ou pied de page. S’il est assez facile de le faire, il est moins évident d’afficher le nom d’un document uniquement sur la dernière page. Heureusement, cette tâche est facilement réalisée en utilisant des champs Word.

Méthode

Les champs nécessaire sont {PAGE} et {NUMPAGES} qui sont probablement déjà familiers de tous. Mais au lieu de les laisser tel quel dans le document de la manière habituelle dans la mise en forme du format de numérotation des pages par exemple, il faut en plus intégrer une expression qui comparera le résultat de ces deux champs afin de déterminer si la page en cours est aussi la dernière page. Pour insérer cette expression dans un en-tête du bas de page.

1. Cliquer sur l’onglet Insertion, puis cliquer sur en-tête ou pied de page dans le groupe En-tête et pied de page du ruban (dans Word 2007/2010). Dans Word 2003, sélectionner En-tête et pied de page dans le menu Affichage.

2. Choisir le modèle désiré.

3. Dans le mode édition de l’En-tête ou du Pied de page, cliquer sur l’onglet Insertion et cliquez sur QuickPart dans le groupe Texte du ruban et choisir champ (dans Word 2007/2010). Dans Word 2003, cliquez sur Champ dans le menu Insertion. (Ou, cliquer sur Insérer un numéro de page sur la barre d’outils En-tête et pied de page)

PIEDPAGE01

4. Dans la liste Noms de champs, choisir la Page et cliquer sur OK. Word affiche alors le numéro de page soit de façon littérale ou le nom du champ {PAGE}.

PIEDPAGE02

5. Après le champ de Page, entrer un espace, un signe égal, et un autre espace.

6. Répéter les étapes 3 et 4, pour insérer le champ NumPage.

7. Répéter les étapes 3 et 4, pour insérer le champ FileName.

8. Enfin dans la zone d’édition du Pied de page, il faut compléter entre ces champs la formule de comparaison comme ceci : IF {PAGE} = {NUMPAGE} {FILENAME}

Ce qui donne en forme littérale :

PIEDPAGE04

Ou en forme de nom de champ :

PIEDPAGE03

9. Sélectionner l’ensemble de l’expression et appuyez sur [Ctrl] + [F9] pour créer un champ personnalisé.

PIEDPAGE05

10. Appuyer sur [F9] pour calculer le champ personnalisé.

Si le curseur de la souris est sur dernière page, le champ affiche le nom du document. Sinon il ne s’affiche rien sur le Pied de page en cours.

PIEDPAGE07

PIEDPAGE06

Posted in Office, Word | Tagué: , | Leave a Comment »

La presentation PowerPoint

Posted by hoangquangdao sur 16 décembre 2010

Introduction

Rien de pire que de subir pendant une heure une présentation PowerPoint mal construite, impossible de suivre ou encore foisonnant d’animations qui distraient plus qu’elles ne captent l’attention. Cet article présente des petits conseils sur l’utilisation de PowerPoint, un logiciel souvent mal maîtrisé.

Construire une présentation PowerPoint

Choisir un modèle sobre à appliquer sur toute la présentation

Honnêtement, il est encore impensable que gens arrivent encore à faire cela, mais on voit régulièrement des présentations avec un assortiment de polices de caractères, de tailles et de styles différents sur chaque diapositive. PowerPoint aide pourtant à sortir de cette façon de faire, il est facile d’appliquer un style cohérent.

Dans PowerPoint 2007 ou 2010, par exemple, cliquer sur l’onglet Création et choisir l’un des thèmes. Il faut garder à l’esprit de la simplicité tout en s’assurant quelques bases, que le texte est lisible par rapport au fond par exemple. Ce n’est pas parce qu’un modèle de thème existe qu’il faut forcément l’utiliser.

Moins et mieux

Il ne faut pas se sentir obliger de verser le discours entier dans les diapositives. En règle générale, chaque diapositive devrait lister trois à cinq points principaux sous forme de titre. Et c’est pendant la présentation dans la salle qu’il faut développer ces points oralement. Les diapositives sont là pour améliorer la présentation d’ensemble, pas pour remplacer l’orateur. Si cela prend plus de quelques secondes pour traiter le texte sur une diapositive donnée, c’est déjà trop, le public passera son temps à lire au lieu de prêter attention à ce qui est dit, et probablement finir par mal faire ces deux choses.

Tester la présentation

Il faut relire et tester le fond de la présentation. Par exemple lorsqu’il y a  des liens de vidéos ou vers du contenu sur Internet ou un partage réseau, il faut s’assurer que ces liens fonctionneront dans la salle de conférence avant d’essayer de les présenter à une douzaine de personnes. Combien de fois observe-t-on des présentateurs incapables de lancer un lien externe sur leur ordinateur ou qui ont lié à une version obsolète du document qu’ils voulaient montrer.

Testez le matériel de présentation

Sur le même principe que le test du fond, il faut tester la forme de la présentation et s’assurer des points technique, à savoir comment connecter l’ordinateur au projecteur et comment ce dernier fonctionne (mise à point, résolution..). En règle générale, il faut juste s’assurer que le portable est bien configuré, puis connecter le câble VGA entre les appareils. Sous Vista, on a juste à appuyer sur la touche Windows+X pour ouvrir le Centre de mobilité Windows et choisir le mode d’affichage.  Sous Windows 7, c’est encore plus facile : il faut appuyer sur la touche Windows+P pour ouvrir les paramètres de projection directement.

 

Posted in Office, PowerPoint | Tagué: , | Leave a Comment »

Changer l’orientation d’une diapositive dans PowerPoint

Posted by hoangquangdao sur 15 décembre 2010

Introduction

L’utilisation de l’orientation portrait ou paysage dans les documents Word et Excel est une pratique assez connu. Ce que la plupart des gens ignorent peut-être, c’est qu’on peut appliquer les mêmes orientations pour la création des diapositives PowerPoint. Comme pour les pages dans un document ou un rapport, on peut modifier le paramètre d’orientation d’une diapositive.

Dans une même présentation PowerPoint, contrairement à Word, on ne peut avoir qu’une seule mise en page.

Par défaut, les diapositives sont en orientation paysage. Attention aux résultats, après avoir changé l’orientation de paysage à portrait.

Méthode

Pour définir l’orientation des diapositives dans PowerPoint 2003

1. Dans le menu Fichier, choisissez Mise en page.

2. Dans la boîte de dialogue Mise en page résultant, choisir Portrait ou Paysage dans la section cible qui convient,  la/les diapositive(s), le document ou tout un plan.

Pour définir l’orientation des diapositives dans PowerPoint 2007/2010

1. Cliquer sur l’onglet Création du ruban.

2. Cliquer sur le menu déroulant Orientation des diapositives dans le groupe Mise en page et choisissez une option d’orientation.

SLIDE02

PowerPoint 2010

En changeant l’orientation d’une diapositive, il faut s’assurer que le rendu soit bien en accord avec ce qu’il est attendu. Il faut donc veiller à tester le diaporama sur les différents environnements et pas seulement sur son propre système d’affichage, car l’affichage avec une résolution différente peut provoquer un écrasement et d’autres surprises.

 Astuce pour définir l’orientation d’une diapositive

Voici néanmoins deux solutions permettant de mixer les mises en page Portrait et Paysage. Il s’agit en fait de solutions permettant d’afficher un diaporama composé de plusieurs présentations. Cette technique sert aussi, par exemple, à découper un fichier trop lourd en plusieurs morceaux.

Pour définir l’orientation d’une diapositive dans PowerPoint 2003/2007/2010

  • Menu Insertion, Objet dans 2003 et sous l’onglet Insertion, le groupe Texte, cliquez sur le bouton Objet dans 2007/2010
  • Sous l’onglet Insertion, le groupe Texte, cliquez sur le bouton Objet.
  • Cochez ensuite  l’option A partir d’un fichier. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier. Si le fichier est de taille importante, il vaut mieux le lier. Dans ce cas, cochez l’option Liaison. Le fichier sera lié et non incorporé. Si, au contraire, le fichier n’est pas trop important, par exemple dans le cas d’une présentation d’une ou de quelques diapositives orientées différemment, ce que PowerPoint n’autorise pas, vous pouvez laisser le fichier incorporé. Cliquez sur OK.

Avec cette solution, vous obtiendrez une image représentant la première diapositive de la présentation. Cette image peut être réduite ou agrandie à votre goût.

Durant la projection du diaporama, il suffira de cliquer dessus pour afficher en pleine page la présentation en question. Lorsque vous serez arrivé à la fin de cette sous-présentation, elle se fermera automatiquement pour revenir sur la présentation active, là où vous vous étiez arrêté.

Si vous préférez obtenir une icône plutôt qu’une miniature de la première page de la présentation, cochez l’option Insérer sous forme d’icône dans la boîte de dialogue Insérer un objet. Vous pouvez ensuite, si vous le souhaitez, choisir votre propre icône et votre propre légende avec le bouton Changer d’icône. Si l’objet est déjà inséré, cliquez du bouton droit dessus, pointez sur la commande Objet Présentation et choisissez Convertir.

Si vous ne souhaitez pas afficher de miniature (ou d’icône), déplacez-la en dehors de la diapositive. Dans ce cas, dans le volet Personnaliser l’animation, choisissez l’effet Afficher sous la rubrique Actions de l’objet de la liste déroulante Ajouter un effet et utilisez un objet déclencheur pour l’activer.

Autre astuce par lien hypertexte

Vous pouvez utiliser un lien hypertexte avec les fonctions Action ou Lien hypertexte : ce lien devra être affecté à un objet quelconque, image, texte… Vous pourrez dans un cas comme dans l’autre sélectionner le point de départ, ou choisir un diaporama personnalisé, contrairement à l’insertion directe de l’objet. Mais à chaque lancement du lien, PowerPoint affichera un message relatif à la sécurité.

Posted in Office, PowerPoint | Tagué: , | 5 Comments »

Mettre en place un message automatique d’absence dans Outlook

Posted by hoangquangdao sur 14 décembre 2010

Introduction

C’est l’époque de l’année ! Qu’il s’agisse de fêter ou tout simplement de se reposer, de nombreuses personnes prennent des  vacances à la fin de l’année. Ce qui signifie également un court répit, de suivi du courrier électronique! Pour les chanceux qui réussiraient à se retrouver loin de leur messagerie électronique plus d’une journée ou deux, la moindre des choses serait alors de tenir les gens informer qu’ils n’auront pas de réponse à leurs e-mails, en les remerciant de leur e-mail.

Il faut en effet garder de bons contacts pour de bonnes affaires. Avant le départ, il faut donc mettre en place une réponse automatique dans Outlook, comme décrit cet article.

Créer une réponse automatique d’absence

Créer votre modèle personnalisé de réponse automatique d’absence

1. Commencer par écrire un Nouveau Message

Saisir l’objet du message :« réponse automatique d’absence de bureau »

Saisir le message :

« Merci pour votre message. Je suis actuellement absent du bureau, [sans accès] [avec un accès limité] à ma messagerie.

Je serai de retour le [jour, la date].

Si vous avez besoin d’aide avant cette date, vous pouvez me joindre au [numéro de téléphone].

Pour les questions urgentes, vous pouvez contacter [nom] à [adresse e-mail] ou [numéro de téléphone].

[Signature] »

2. Sélectionner Enregistrer Sous dans le menu Fichier. (Dans Outlook 2007, cliquez sur le bouton Office. Dans Outlook 2010, cliquez sur l’onglet Fichier.)

3. Sélectionner le type Modèle Outlook dans la liste déroulante Type d’Enregistrer Sous

4. Cliquer sur Enregistrer.

OUTLOOK01

Créer un modèle Outlook

Créer la règle de réponse automatique d’absence

5. Dans le menu Outils, choisissez Règles et alertes. (Dans Outlook 2010, cliquez sur l’onglet Accueil et cliquez sur Règles du groupe Déplacer du bandeau. Ensuite, cliquez sur Gérer les règles et alertes)

OUTLOOK02

Créer un règle Outlook

6. Cliquer sur Nouveau et puis cliquez sur la règle à partir d’une règle vide.

ABSENCE04

7. Choisir l’option de vérification sur Vérifiez les messages lors de l’Arrivée, puis cliquez sur Suivant.

8. Choisir de Vérifier lorsque mon nom est dans la zone À ou CC, puis cliquez sur Suivant. Décocher toute les options conditionnelles ce qui permettra à Outlook de répondre à tous les messages entrants.

ABSENCE05

9. Choisir de Répondre utilisant un modèle spécifique dans la section Sélectionnez Actions.

10. Cliquer sur un modèle spécifique dans la section Modifier la Description de la règle.

11. Sélectionner Modèles de l’utilisateur dans le fichier système dans la zone Rechercher.

12. Sélectionner le modèle créé précédemment et cliquer sur Ouvrir, puis cliquez sur Suivant.

ABSENCE06

13. On peut sélectionner des Exceptions. Dans le cas d’un message d’absence c’est inutile.

14. Donner un nom au filtre de cette règle, cliquer sur Terminer, puis sur OK.

ABSENCE07

Il y a beaucoup d’étapes, mais un peu de travail maintenant peut faire économiser du temps à expliquer au retour pourquoi il n’y a pas eu de réponse pendant l’absence.

Des modèles Microsoft sont téléchargeables sur le site officiel en suivant ce lien modèle.

Gestion de réponse automatique par Outlook 2010 & 2007

Il y a plus simple et rapide par la fonctionnalité de gestion des messages automatiques d’Outlook (2007/2010).

1. Cliquer sur l’onglet Fichier dans 2010 ou le logo Windows dans 2007.

2. Aller dans la gestion de « Réponses automatiques »

3. Remplir les différentes informations :

  • envoyer une réponse automatique à partir de maintenant ou pendant un laps de temps défini
  • personnaliser le/les message(s) selon les expéditeurs
  • et bien plus en ajoutant d’autres règles

ABSENCE08

Gestion de réponse automatique par Outlook 2013

1. Cliquer sur l’onglet Fichier du bandeau Outlook 2013

Fichier Outlook 2013

Onglet Fichier 2013

2. Dans le menu de l’onglet Fichier, aller dans « Informations » et choisir à droite la gestion de « Réponses automatiques »

Informations Absence 2013

Informations Gestion absence

Remarque Si cette option ne s’affiche pas, cela signifie que vous n’utilisez pas un compte Exchange. Reportez-vous à la section précédente avec le configuration d’une règle.

3. Remplir les différentes informations :

  • envoyer une réponse automatique à partir de maintenant ou pendant un laps de temps défini
  • personnaliser le/les message(s) selon les expéditeurs
  • et bien plus en ajoutant d’autres règles

Posted in Office, Outlook | 28 Comments »

Les premiers conseils aux utilisateurs

Posted by hoangquangdao sur 13 décembre 2010

Introduction

Les utilisateurs n’ont pas besoin d’une connaissance encyclopédique de la façon dont leurs ordinateurs fonctionnent ou la façon dont le réseau est configuré – mais ils peuvent avoir besoin de renseignements un peu technique ici et là. Cet article décrit certains principes de base qui les aideront (et la DSI) pour travailler plus efficacement.

Pour être efficace dans leur travail et contribuer à la valeur ajoutée de l’entreprise, les utilisateurs ont besoin d’une information minimale des technologies de l’information. Ce dont ils ont exactement besoin de savoir est très variable d’un environnement à l’autre. Mais dans la plupart des organisations, ils devraient au moins être en mesure de comprendre et de suivre certaines des meilleures pratiques, y compris la façon de rendre compte efficacement des problèmes et la façon de sauvegarder leurs données. Souvent, cette tâche de formation des utilisateurs devient la responsabilité du support technique.

Quelques conseils importants à enseigner aux utilisateurs

Redémarrage avant d’appeler à l’aide

Bien qu’en demandant aux utilisateurs de redémarrer quand ils rencontrent un problème peut sembler être une simple tactique pour retarder la résolution, c’est pourtant un fait que le redémarrage résout apparemment une multitude d’erreurs réelles ou perçues. Même si un redémarrage ne résout pas le problème, le simple fait que le problème se reproduit après un redémarrage peut donner un indice important au support technique pour le diagnostic et inciter à la prudence. Le redémarrage n’est pas une panacée pour tous les maux d’ordinateur, et c’est même contre-indiqué dans certains cas, mais de façon appropriée et correctement appliqué, c’est un outil utile et simple pour les utilisateurs.

Signalement d’un problème informatique

En plus de connaître la procédure à suivre pour signaler des problèmes d’ordinateur, par exemple un e-mail, les utilisateurs ont besoin de savoir quelle information va aider à accélérer le processus de résolution. Ils peuvent facilement être formés pour rendre compte efficacement des problèmes s’ils sont dotés d’un formulaire qui liste les informations appropriées, telles que les messages d’erreur, les applications ouvertes, que faisaient-ils lorsque le problème est survenu, et si ils peuvent reproduire le problème. Il faut toujours poser ces questions aux utilisateurs, qui serviront aussi de formation et les empêchera de donner soit trop peu d’information, soit de proposer eux même un diagnostic du problème au lieu des symptômes.

Maintenir les mots de passe en lieu sûrs

Il ne sert à rien d’avoir un mot de passe si c’est écrit dans un endroit non sécurisé ou partagés entre les collaborateurs. Parfois écrits sur des post-it joint à des moniteurs, inscrit à l’encre indélébile sur le côté de boîtiers d’ordinateurs, écrit sur le dos des mains, et même affiché comme du texte de l’économiseur d’écran. Les utilisateurs ne réalisent pas l’impact d’écrire les mots de passe, cependant, ils comprennent que c’est risqué. Une politique de mot de passe intelligemment conçue, adaptée aux besoins de sécurité et bien communiquée aux utilisateurs, va certainement réduire l’incidence de la négligence mot de passe.

Construction de mots de passe sécurisés

On peut profiter de l’occasion de la formation de l’importance des mots de passe, pour dispenser l’enseignement de la formation d’un mot de passe sécurisé. Dans une certaine mesure, la construction du mot de passe est dictée par les contraintes mises en œuvre par le système de sécurité, mais dans la plupart des cas, ces contraintes ne sont pas suffisantes pour empêcher les utilisateurs de créer des mots de passe faciles à déchiffrer.

Ce qui constitue un mot de passe sécurisé varie en fonction de l’environnement, mais en règle générale, les noms des membres de la famille, le séquençage des chiffres et des mots et des phrases évidentes doivent être évités. Des chiffres au hasard et un mélange de ponctuation est généralement encouragé. De toute évidence, un équilibre entre la sécurité et la commodité doit être trouvé. La construction de mot de passe sécurisé est présentée dans cet article « Aider les utilisateurs à créer des mots de passe complexes qui sont faciles à retenir »

La pratique de l’informatique sécurisée tout en voyageant

Les dispositifs portables, PDA, ou d’autres imposent une vigilance accrue afin de prévenir l’accès non autorisé. Les utilisateurs ont besoin de savoir comment protéger leurs données en dehors du bureau et des outils appropriés pour le faire. Par exemple, les codes d’accès, les noms et mots de passe ne doivent pas être écrit dans un ordinateur portable; les données sensibles doivent être cryptées et / ou stockées sur des périphériques de stockage de données séparément des ordinateurs portables qui ne doivent jamais être laissés sans surveillance, et doivent être fixés ou rangés sous cléf lorsqu’ils ne sont pas utilisés.

Empêcher la perte des données

Les utilisateurs doivent savoir que les sauvegardes ne se font pas par magie, et que s’ils suppriment un fichier avant qu’il n’ait été sauvegardé, il peut ne pas être récupéré. Dans la plupart des environnements, les utilisateurs sont au moins partiellement responsable de leur sauvegarde des données, qu’il s’agisse de de fichiers à plat ou dans une application. Les utilisateurs ont besoin de savoir ce qui est sauvegardé et quand et pas simplement supposer que tous les fichiers qu’ils créent ou modifient, indépendamment de l’emplacement, seront sauvegardés. Cela est particulièrement vrai pour les utilisateurs d’ordinateurs portables, lecteurs amovibles, et d’autres appareils mobiles.

Rendre les utilisateurs conscients des routines de sauvegarde peut également avoir des effets secondaires habituellement souhaitable de réduire le nombre de dossiers personnels enregistrés à des emplacements sauvegardés.

La politique d’observation d’utilisation

Quand il s’agit de l’utilisation personnelle des ressources informatiques d’entreprise, la plupart des organisations ont une sorte de politique, plus ou moins rigoureusement appliquée, la définition de ce qui est et ce qui n’est pas d’usage acceptable. De manière générale, ces politiques sont mises en place pour protéger l’entreprise contre les poursuites judiciaires et pour protéger l’intégrité de l’infrastructure informatique. Pour être efficaces, ces politiques doivent être adaptés à l’environnement, être clairement communiqués, et être exécutoire, avec des conséquences bien définies pour les contrevenants.

Quelle que soit la force ou le contenu de la politique, les utilisateurs devraient savoir que ce n’est pas acceptable de la violer, et encore moins de manière sournoise car ils seront toujours démasqués. Car ils doivent savoir que le service informatique a des mesures en place pour détecter les tentatives de violation. Même si ce n’est pas le rôle du service informatique de faire la police de conformité, il est obligé de le faire pour protéger le réseau et leur poste.

Etre soigné dans l’exercice d’envoi d’e-mails

Combien de fois a-t-on été amené à rappeler un e-mail accidentellement envoyé à la mauvaise personne ou des personnes? Indépendamment de la politique des gestions des e-mails d’une entreprise, les utilisateurs doivent être conscients des dangers et apprendre à faire preuve de prudence : Pensez avant d’appuyer sur Répondre à tous, destinataires revérifier avant de cliquer sur Envoyer, s’abstenir d’utiliser le système de messagerie d’entreprise pour messages non professionnels, et de considérer l’e-mail comme des cartes postales au lieu de lettres.

Protection contre les virus, le phishing, les logiciels malveillants et autres saletés

Bien qu’il soit généralement de la responsabilité des professionnels de l’informatique de protéger les ressources de l’entreprise, cette protection ne peut jamais être à cent pour cent à toute épreuve, cela dépend aussi de la vigilance de l’utilisateur. Les utilisateurs doivent avoir appris à reconnaître et à traiter les menaces ainsi que les conséquences. Ils ont besoin de disposer d’informations précises sur la façon d’identifier le phishing et les e-mails malveillants qui peuvent  apparaître comme un motif légitime de communiquer des informations. Ils doivent être avertis de ne pas ouvrir des e-mails provenant de sources inconnues, de ne pas ouvrir les pièces jointes non identifiés, de ne pas entrer leur adresse e-mail d’entreprise sur les sites Web, et de ne pas désactiver toute protection sur leur ordinateur. Ils doivent comprendre la nécessité de rester au top des mises à jour antivirus. Des rapports fréquents de nouvelles menaces et les statistiques de la façon dont de nombreux virus ont été pris au sein de l’organisation peuvent également aider à augmenter leur sensibilisation à la sécurité.

Le support technique est plus efficace lorsque les demandes sont fournies avec du chocolat

Cela ne nécessite aucune explication supplémentaire.

 

Posted in IT | Tagué: , , | Leave a Comment »