Hoang-Quang Dao

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Mettre en place un message automatique d’absence dans Outlook

Posted by hoangquangdao sur 14 décembre 2010

Introduction

C’est l’époque de l’année ! Qu’il s’agisse de fêter ou tout simplement de se reposer, de nombreuses personnes prennent des  vacances à la fin de l’année. Ce qui signifie également un court répit, de suivi du courrier électronique! Pour les chanceux qui réussiraient à se retrouver loin de leur messagerie électronique plus d’une journée ou deux, la moindre des choses serait alors de tenir les gens informer qu’ils n’auront pas de réponse à leurs e-mails, en les remerciant de leur e-mail.

Il faut en effet garder de bons contacts pour de bonnes affaires. Avant le départ, il faut donc mettre en place une réponse automatique dans Outlook, comme décrit cet article.

Créer une réponse automatique d’absence

Créer votre modèle personnalisé de réponse automatique d’absence

1. Commencer par écrire un Nouveau Message

Saisir l’objet du message :« réponse automatique d’absence de bureau »

Saisir le message :

« Merci pour votre message. Je suis actuellement absent du bureau, [sans accès] [avec un accès limité] à ma messagerie.

Je serai de retour le [jour, la date].

Si vous avez besoin d’aide avant cette date, vous pouvez me joindre au [numéro de téléphone].

Pour les questions urgentes, vous pouvez contacter [nom] à [adresse e-mail] ou [numéro de téléphone].

[Signature] »

2. Sélectionner Enregistrer Sous dans le menu Fichier. (Dans Outlook 2007, cliquez sur le bouton Office. Dans Outlook 2010, cliquez sur l’onglet Fichier.)

3. Sélectionner le type Modèle Outlook dans la liste déroulante Type d’Enregistrer Sous

4. Cliquer sur Enregistrer.

OUTLOOK01

Créer un modèle Outlook

Créer la règle de réponse automatique d’absence

5. Dans le menu Outils, choisissez Règles et alertes. (Dans Outlook 2010, cliquez sur l’onglet Accueil et cliquez sur Règles du groupe Déplacer du bandeau. Ensuite, cliquez sur Gérer les règles et alertes)

OUTLOOK02

Créer un règle Outlook

6. Cliquer sur Nouveau et puis cliquez sur la règle à partir d’une règle vide.

ABSENCE04

7. Choisir l’option de vérification sur Vérifiez les messages lors de l’Arrivée, puis cliquez sur Suivant.

8. Choisir de Vérifier lorsque mon nom est dans la zone À ou CC, puis cliquez sur Suivant. Décocher toute les options conditionnelles ce qui permettra à Outlook de répondre à tous les messages entrants.

ABSENCE05

9. Choisir de Répondre utilisant un modèle spécifique dans la section Sélectionnez Actions.

10. Cliquer sur un modèle spécifique dans la section Modifier la Description de la règle.

11. Sélectionner Modèles de l’utilisateur dans le fichier système dans la zone Rechercher.

12. Sélectionner le modèle créé précédemment et cliquer sur Ouvrir, puis cliquez sur Suivant.

ABSENCE06

13. On peut sélectionner des Exceptions. Dans le cas d’un message d’absence c’est inutile.

14. Donner un nom au filtre de cette règle, cliquer sur Terminer, puis sur OK.

ABSENCE07

Il y a beaucoup d’étapes, mais un peu de travail maintenant peut faire économiser du temps à expliquer au retour pourquoi il n’y a pas eu de réponse pendant l’absence.

Des modèles Microsoft sont téléchargeables sur le site officiel en suivant ce lien modèle.

Gestion de réponse automatique par Outlook 2010 & 2007

Il y a plus simple et rapide par la fonctionnalité de gestion des messages automatiques d’Outlook (2007/2010).

1. Cliquer sur l’onglet Fichier dans 2010 ou le logo Windows dans 2007.

2. Aller dans la gestion de « Réponses automatiques »

3. Remplir les différentes informations :

  • envoyer une réponse automatique à partir de maintenant ou pendant un laps de temps défini
  • personnaliser le/les message(s) selon les expéditeurs
  • et bien plus en ajoutant d’autres règles

ABSENCE08

Gestion de réponse automatique par Outlook 2013

1. Cliquer sur l’onglet Fichier du bandeau Outlook 2013

Fichier Outlook 2013

Onglet Fichier 2013

2. Dans le menu de l’onglet Fichier, aller dans « Informations » et choisir à droite la gestion de « Réponses automatiques »

Informations Absence 2013

Informations Gestion absence

Remarque Si cette option ne s’affiche pas, cela signifie que vous n’utilisez pas un compte Exchange. Reportez-vous à la section précédente avec le configuration d’une règle.

3. Remplir les différentes informations :

  • envoyer une réponse automatique à partir de maintenant ou pendant un laps de temps défini
  • personnaliser le/les message(s) selon les expéditeurs
  • et bien plus en ajoutant d’autres règles
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