Hoang-Quang Dao

Donner une énergie plus positive : vouloir proposer, partager, créer du lien… mon blog.

Archive for janvier 2011

Configuration de Windows SharePoint Foundation 2010

Posted by hoangquangdao sur 20 janvier 2011

Configuration de Windows SharePoint Foundation 2010

Il faut commencer par lancer l’Assistant de Configuration des produits SharePoint 2010.

Config-WSF-2010-01

Le premier écran de l’assistant alerte sur les prérequis d’informations nécessaires pour la suite de la configuration.

Config-WSF-2010-02

De même l’assistant alerte également des redémarrages de certains services.

Config-WSF-2010-03

S’il s’agit d’une première installation indépendante il faut choisir de créer la batterie de serveurs.

Config-WSF-2010-04

C’est alors à cet écran de configuration que les paramètres de configuration nécessaires pour le serveur sont à saisir.

Config-WSF-2010-05

Il faut ensuite saisir le mot de passé de sécurité pour la configuration de ce serveur.

Config-WSF-2010-06

Enfin, il ne reste plus qu’à configure les site Internet d’Administration centrale de SharePoint en indiquant le port particulier à utiliser (ici le port 1476) et le fournisseur d’authentification par défaut (ici NTLM)

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Dans les paramètres avancés, il est possible d’indiquer le nom de domaine et l’organisation dans l’Active Directory, afin de pouvoir gérer la création des compte SharePoint également dans le l’UO détermine du domaine Active Directory. Mais je vous déconseille d’utiliser cette option avancée, car elle est très contraingnante.

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Un écran de résumer récapitule tous les paramètres saisis.

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La configuration automatique se lance alors et en créant la base de données de configuration du serveur SharePoint.

Config-WSF-2010-10

L’écran final de la configuration, résume les tâches de configuration qui ont été menées avec succès.

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Gestion des différences de génération

Posted by hoangquangdao sur 19 janvier 2011

Introduction

Les baby-boomers … La génération X, puis Y…. Tous ces types de personnes sont probablement dans votre milieu de travail. Si communiquer avec les personnes de son groupe d’âge représente un défi important, communiquer avec ceux d’un groupe d’âge différent est un défi encore plus vrai.

Conseils

Mettre l’accent sur les similitudes plutôt que les différences

À moitié vide ou à moitié plein ? Le point de vue influe sur la façon dont vous abordez les choses. En se disant, « Nous avons une trop grande différence de tranche d’âge et nous ne serons jamais en mesure d’arranger les choses » on va tout simplement la défaite. Mais, en se disant, « Oui, nous avons une grande différence de tranche d’âge, mais nous voulons tous et nous avons besoin des autres pour réussir, nous devons donc travailler les choses ensemble», cela projette des perspectives plus positives.

Je ne dis pas qu’on doit se faire des câlins en groupe et chanter des chansons tous les jours. Il faut juste réaliser que nous sommes dans une situation commune et ensemble. Tout comme un seul corps a des parties différentes, donc une seule organisation où travailles des gens de différentes tranches d’âges.

Qu’on le veuille ou non, tout le monde doit travailler ensemble pour que l’organisation réussisse.

Reconnaître que les changements se produisent

Rare est la société ou de service informatique qui utilise encore des disquettes 5 pouce 1/4, ou des écrans monochromes verts. Ceux qui le font encore – c’est à dire ceux qui ne parviennent pas à accepter ou à adopter de nouvelles technologies – risquent de devenir à leur tour obsolète.

Si vous appartenez à l’un des groupes les plus âgés, vous pourriez être plus résistants aux nouvelles technologies. Mais à moins que vous vous adaptiez, vous pouvez être laissés pour compte. D’autre part, vous pouvez avoir une expérience qui transcende les changements de la technologie. Même si vous avez travaillé avec une technologie plus ancienne, les principes que vous avez appris peut-être encore adaptés à la nouvelle technologie, donc il ne faut pas être réfractaire aux changements.

Reconnaître la valeur et les périls de ce qui a été « éprouvés »

Ceux qui ne se souviennent pas du passé sont condamnés à le répéter. Et il faut oublier ce qui est en arrière et aller vers de l’avant, en courant vers un but … Non, ces deux paroles ne se contredisent pas. La première suggère que nous apprenons du passé. Le deuxième suggère que nous évitions de s’enliser dans le passé. Un ancien

peut ne pas vraiment croire que « plus c’est toujours mieux », malgré ce qu’on peut en penser. Si c’est le cas, il pourrait y avoir un problème. Cependant, l’apprentissage de la manière ancienne, en gardant l’utile, et la modification ou l’élimination le moins utile sera avantageux pour l’organisation.

Etre conscient que la «nouvelle» technologie sera un jour technologie tout court

Ce qui a été sera encore une fois, ce qui a été fait sera fait de nouveau; il n’y a rien de nouveau sous le soleil…

Ce qui semble vraiment nouveau ne peut être. En d’autres termes, le «fossé technologique» peut être plus petit qu’on peut le penser. Si on est à la recherche de jeunes travailleurs sur les « Nouvelles » technologies, en le reliant par analogie à quelque chose qui existait avant alors on pourra toujours trouver dans l’ancienne génération de « travailleurs » de la même technologie ou une autre semblable compétente. Comme quoi, les moyens qui reflètent ce qu’on veut maintenant sont tout aussi bien dans la nouveauté que dans l’ancien si on essaie bien d’en relier les connections.

Développer une curiosité pour les choses qu’on ignore

Celui qui cesse d’apprendre est déjà à moitié mort. Il est important pour les travailleurs âgés à s’initier aux technologies nouvelles. La même chose s’applique aux jeunes travailleurs par rapport à une technologie plus ancienne. Plus on comprend comment les ordinateurs ont travaillé dans les dernières années, plus grande sera l’appréciation pour sa façon de travailler. En outre, on pourra se dire, « Voilà pourquoi ils le font de cette façon ». La même chose s’applique aux intérêts de loisirs de ce groupe d’âge (musique, sport, culture…)

Poser des questions plutôt que de faire des déclarations

Supposons que vous êtes parmi les travailleurs les plus âgés et que vous pensez que les idées des plus jeunes sont totalement inutiles. Ou inversement supposons que vous êtes parmi les travailleurs les plus jeunes et que vous pensez de même de la coopération des travailleurs âgés. Même si vous avez raison, la mauvaise volonté qui pourrait en résulter pourrait s’avérer dommageable.

Au lieu de cela, il faut faire ce que la plupart des sages font : plutôt que d’enseigner (ou faire état de) son point de vue, envisager plutôt de poser des questions appropriées pour que l’autre personne adhère au même point de vue par lui-même.

Si un collègue de travail suggère que la procédure de sauvegarde devrait utiliser un seul jeu de bandes, on peut dire, « je vois. Qu’est-ce qui se passerait si le système tombe au milieu de sauvegarde ? » Elle répondra forcément, « Nous aurons besoin d’un jeu de bandes »

Éviter les caractérisations fondée sur l’âge

Si on a un désaccord avec quelqu’un d’un groupe d’âge différent, il faut essayer de se concentrer sur le travail ou les questions techniques. Évitez de penser que la personne détient ce point de vue simplement en raison de son âge. Non seulement cela va causer de l’inconfort – il pourrait mettre l’entreprise et soi-même en difficulté juridique.

Définir votre acronymes

Les sigles causent toujours des problèmes quand les gens parlent de technologie et avec les non-informaticiens c’est encore pire. Cependant, même au sein d’un département technique, les acronymes peuvent prêter à confusion si peuvent signifier des choses différentes pour différentes personnes. Il peut être particulièrement déroutant si différents concepts se pose à différentes périodes de temps. Ainsi, par exemple, si on se réfère à SAP, il est clair qu’on est en train de parler de la société de logiciels d’entreprise mais cela pourrait vouloir dire un simple point d’accès au service (Service Access Point).

Paraphraser avant de répondre

De nombreux désaccords entre personnes ne le sont pas vraiment. En paraphrasant avant de répondre à une déclaration ou une question lors de la discussion sur quelque chose avec quelqu’un dans un groupe d’âge différents, on s’assurer qu’on est vraiment face à des personnes qui ont un autre point de vue (qui peut-être erroné) et qu’on est en désaccord sur ce point et pas avec la personne.

Etre prudent lorsqu’on parle histoire et références culturelles

L’utilisation de références culturelles en parlant peut ajouter l’intérêt et peut renforcer son point de vue. Cependant, il faut s’assurer que les autres vont comprendre ces références. Vous pouvez utiliser le terme « catastrophe de la navette spatiale » pour l’erreur de calcul de moyenne pour l’incident de 1986 de la navette Challenger. Mais puisqu’il y en a eu plus d’une cela peut prêter à confusion et de plus on peut remettre en doute la cause.

Accepter la vérité de l’autre groupe de tranche d’âge le cas échéant et le dire

Si une  personne a raison, il faut le dire et l’accepter. Lorsqu’on le fait, on créé une occasion de renforcer la cohésion. Et si on est le bénéficiaire d’un tel commentaire, il faut le prendre de bonne grâce et humblement et non pas avec une attitude de « Je vous avais bien dit ».

Vous pouvez rendre visite au site du cabinet de management Inergie sur la gestion des âges

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Gestion des personnes difficiles

Posted by hoangquangdao sur 18 janvier 2011

Introduction

Suite à mon précédent article sur la gestion des utilisateurs difficiles, je vous fais part de quelques principes plus généraux sur la gestion de personnes difficiles. Malheureusement, les personnes difficiles – que ce soit des collègues, des patrons ou des clients – tout le monde y est confronté en permanence. La façon de les gérer peut affecter le travail, le progrès, et même la santé. Cet article présente quelques conseils pour faire face aux relations problématiques, mais je vous encourage à visiter le site Entreprise et Convivialité.

Conseils

Essayez de ne pas prendre les choses personnellement

Parfois, une personne peut être irritable et difficile à gérer à cause de ce qu’elle est et n’a rien à voir avec soi. Donc, il faut essayer de ne pas le prendre personnellement – même si, un commentaire peut être orienté sur soi-même. Ce mécontentement aurait pu être de toute façon destiné à tout le monde. En prenant des observations personnellement de ce genre de personnes, ne peut rendre leur gestion que plus difficile.

Poser des questions plutôt que de faire des déclarations

Les personnes difficiles ont souvent des opinions bien arrêtées. Parfois, elles ont raison, mais d’autres fois elles peuvent se tromper. Et quand elles ont tort, un moyen plus efficace de le souligner est de poser des questions plutôt que de faire des déclarations. En posant des questions, on peut être en mesure d’aider la personne à reconnaître les problèmes dans sa propre position, avec moins de risques d’une confrontation.

Par exemple, si quelqu’un insiste pour garder toutes les bandes de sauvegarde dans la salle des serveurs, résister à votre envie première qu’il s’agit d’une l’idiotie. Prenez plutôt une question comme: «Alors, qu’allons-nous faire si un incendie détruit le centre de données ? » Si la personne répond:« Nous allons tout simplement faire une restauration », demander « Comment allons-nous faire une restauration de sauvegarde si les bandes ont été détruites dans le feu ? »

Avoir des-preuves à l’appui par écrit

Lorsqu’on rencontre de la résistance absolue de la part de quelqu’un lors d’une réunion ou d’une mise au point, il faut écrire une documentation qui appuie ses revendications. On a plus de crédibilité à justifier ses choix à long terme si on a une trace de sa réflexion ou mieux un argumentaire écrit balayant les contradicteurs. Par exemple, dans le cas du choix d’un fournisseur ou d’un prestataire, il vaut mieux quelque d’écrit plutôt que de simples raisons de son propre chef, même si on a la confiance de la direction.

Assurer la compréhension et de la communication

Une communication efficace est toujours importante, mais jamais autant que lorsque vous êtes face à une personne difficile. On peut en effet répéter plusieurs fois un argument en le développant de nouveau à cause d’un manque de communication. Quand on parle à quelqu’un, il faut aussi l’écouter attentivement et s’assurer qu’on ait compris le point précédant avant de continuer au point suivant par exemple. De même, il faut s’assurer que l’autre comprenne son propre argument.

Utiliser des phrases appropriées en cas de besoin

Si on a le sentiment que la rupture de communication s’est produite. Les phrases suivantes peuvent être utiles suivant leurs contextes et devraient désamorcer des situations bloquées :

Utiliser le «je» plutôt que «tu»

Utilisation d’une instruction qui contient « je » implique moins de risques qu’une déclaration qui contient des « tu ». Le pronom de la première personne ne ressemble pas à une accusation, afin que les personnes soient moins susceptibles de réagir négativement. Par exemple, au lieu de dire, « tu ne m’as jamais envoyé ce e-mail », il vaut mieux envisager de dire : « Je n’ai jamais reçu cet e-mail. »

Détacher la question de la personne

Lors d’une discussion sur une idée qu’une personne difficile avance, il faut essayer de séparer l’idée de la personne. En particulier, si on a un problème, et de préciser que la préoccupation réside dans l’idée. Même si une personne difficile peut encore le prendre mal, cela sera moins probable. Ainsi, au lieu de dire: «Votre idée soulève plusieurs questions », il faut envisager de dire « cette idée soulève plusieurs questions »

De même, si une personne est difficile formule des commentaires sur une idée à soi, il faut là encore séparer de lui ces commentaires et les regarder objectivement. Les critiques sur sa propre idée seront alors plus acceptables.

Affirmer-vous plutôt que d’être désagréable

On peut être provoqué par des commentaires mal placés ou insultants. Bien sûr, on peut répondre que c’est ridicule, mais il ne faut pas entrer dans le jeu. En d’autres termes, il faut simplement exposer ses raisons et arguments, sans attaquer l’autre personne.

Cette même approche peut aider à faire face à des personnes difficiles. On ne doit pas être un paillasson, mais on doit également ne pas être aussi rude que l’autre personne l’est. Il suffit de coller à ses propos et ses arguments et de rester professionnel.

Tourner à la « table de négociation »

Les personnes difficiles, comme pour prendre l’offensive, aiment mettre des autres sur la défensive. Il faut essayer de faire tourner la table de négociation, en d’autres termes de retourner la situation sur cette personne. Par exemple, si quelqu’un dit: « Nous ne pouvons pas le faire », demander : « Que pouvez-vous faire ? » Si cette personne dit : « Nous ne pouvons pas être prêt à cette date », demander : « Quand pouvez-vous être prêt ? » ou « Quels sont les facteurs qui vous empêchent d’être prêt à cette date ? »

Rester poli

Il faut garder la règle d’or de toujours remercier dans tous les cas. Même si quelqu’un a une personnalité difficile, cette personne peut aider à apprendre un métier ou donner un aperçu. Si cela arrive, lui faire savoir qu’on a apprécié. Mais en restant juste être sincère, car rien ne rebute plus les gens que quelqu’un qui cherche à s’attirer les faveurs. Un dernier conseil : si on doit remercier ou exprimer sa reconnaissance à une telle personne, le faire sans sourire, parce que les mots sembleront plus sincère de cette façon.

Vous pouvez rendre visite au site du cabinet de management Inergie sur la communication managériale.

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Lister tous les rôles sur un serveur Windows

Posted by hoangquangdao sur 17 janvier 2011

Depuis Windows Server 2008 R2, ainsi que la version de base de Windows Server 2008, il faut utiliser la console « Gestionnaire de serveur » pour ajouter des rôles sur le serveur. Cela peut être pour des rôles tels que IIS, qui est nécessaire pour une application qui a une composante basée sur le Web, ou pour des services d’infrastructure de base tels que les services de domaine Active Directory pour faire fonctionner le serveur en tant que contrôleur de domaine.

La console « Gestionnaire de serveur » est assez intuitive. Elle montre ce que les rôles qui sont en cours d’utilisation et ceux qui ne le sont pas.

ROLE01

Le problème avec l’outil c’est qu’il ne rapporte pas l’information facilement. Par exemple, disons que le trafic FTP de base est interdit sur un réseau, ou encore IIS (le trafic Web) est autorisée. Sans vraiment creuser autour, il est difficile de déterminer à partir de la console « Gestionnaire de serveur » ces informations.

Cela est réalisable assez rapidement en exécutant des scripts PowerShell (qui rend compte de l’état actuel) :

import-module ServerManager

puis

get-WindowsFeature

ROLE02

La commande va lister les rôles et les fonctions sur le serveur. Y compris les services NET et Remote Desktop Services (si le serveur fonctionne comme un serveur Terminal Server). Cette commande peut être exécuté comme un script unique et exporter les résultats seront enregistrés dans un fichier texte :

> import-module ServerManager | get-WindowsFeature> C:\liste-roles-serveur.txt

Le chemin du fichier peut être changé.

Cela peut être un moyen pratique de lister les rôles et les fonctions de référence d’un serveur Windows et voir ce qui a changé au fil du temps ou ce qui est en cours d’exécution afin d’examiner si ce qui est nécessaire ou pas.

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Les raccourcis clavier les plus utiles de Windows 7

Posted by hoangquangdao sur 7 janvier 2011

Avec Windows 7, il y a dans les nouvelles fonctionnalités un ensemble de nouveaux raccourcis clavier. Cette petite antisèche peut permettre de travailler plus efficacement avec la dernière version de Windows.

Raccourcis

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Travailler avec des étrangers

Posted by hoangquangdao sur 6 janvier 2011

Dans le contexte de mondialisation aujourd’hui, dans le domaine des technologies de l’information plus que d’autres sans doute, nous sommes en interaction de plus en plus avec des gens de tous les pays du monde. Pour éviter les erreurs, les malentendus, ou de l’embarras, il faut garder à l’esprit quelques facteurs.

1: Les traductions littérales

Apprendre une autre langue, en particulier celle des associés d’affaires, est louable. Mais il faut faire attention à ne pas essayer de traduire les expressions idiomatiques directement dans l’autre langue. On peut se retrouver avec une phrase que personne ne comprend et parfois même arriver à un non-sens.

Dans la même veine, il faut savoir que certaines langues ont une structure différente et un ordre différent. Si on maintient la structure des phrases en anglais en parlant une autre langue, cela pourrait prêter à confusion (ou du moins l’amusement).

2: Espace perso

Chacun a un espace personnel, qui est, une zone dans laquelle l’espace est « réservé » pour soi et qui, s’il y a intrusion,  pourraient provoquer une offense ou du moins contrarier. Cet espace varie selon la personne. Toutefois, il varie aussi selon la culture. Il faut être au courant de ces concepts et être sensible au langage du corps et à d’autres indicateurs.

3: Expressions idiomatiques

Ainsi par exemple : To drop someone a line

Cette expression signifie « écrire à quelqu’un ». On y recourt souvent pour demander à son interlocuteur de prendre contact de manière informelle. « A line », ici, c’est une ligne d’écriture.

Can you drop me a line sometime next week, once you’ve had time to read the report?

Dans la conversation, vous pouvez aussi faire une suggestion à quelqu’un – drop a hint – ou lui faire part d’une chose en privé – drop a word in someone ear. Au sens propre, to drop veut dire « lâcher, faire tomber quelque chose ». Ici, le verbe signifie « faire remarquer incidemment, glisser quelque chose dans la conversation ».

4: Humour

Il faut également être prudent sur l’utilisation de l’humour. Selon l’endroit où ils viennent, les étrangers, même ceux qui comprennent le français, pourraient ne pas reconnaître l’humour et prendre les choses littéralement, et être perplexe, voire offensé. On peut parfois s’en sortir par une pirouette :

« Hé ! Vous connaissez celle de la blague nulle d’un homme d’affaires américain qui a suscité l’hilarité chez les Japonais à qui il s’adressait ? L’Américain, curieux de savoir pourquoi ils avaient tant aimé sa blague, s’en enquit plus tard auprès de son traducteur officiel, qui lui répondit : « Votre blague était déplacée, donc je ne l’ai pas traduite. Je leur ai juste dit : « Votre hôte vient de faire une blague. Veuillez rire. » »

5: « Oui »: accord vs compréhension

Aux États-Unis, si on répond à une déclaration par «oui», cela signifie qu’on est d’accord avec l’énoncé. Mais dans certaines cultures, la réponse «oui» signifie simplement qu’ils comprennent la déclaration. Autrement dit, le «oui» ne signifie pas nécessairement un accord. Il faut s’assurer de la vraie valeur de la réponse «oui» surtout en dehors des pays anglophones.

6: Décalage horaire

Lors d’une planification de réunions ou d’appels téléphoniques, il faut garder à l’esprit des décalages horaires. En particulier, s’assurer les interlocuteurs comprennent l’heure d’été. S’ils ne le font pas, ils pourraient être une heure de retard ou une heure plus tôt pour l’appel. Dans certains pays, par exemple la Chine, il n’y a pas de zones de temps. L’ensemble du pays, quel que soit l’échelle, est au même horaire.

7: Vacances et jours fériés

Si interlocuteurs sont à l’étranger, il faut s’assurer qu’ils connaissent des jours fériés importants, pour ne pas trouver porte fermée. De même, savoir s’ils n’ont pas pris leurs propres vacances. Même sin on se trouve éloigné dans un autre pays, il faut veiller à suivre une démarche de suivi en s’assurant de toujours connaître les vacances des autres et qu’ils connaissent les siennes.

8: Noms

Il faut faire un effort d’apprendre le « vrai » nom des collaborateurs même étranger. Même si c’est se tromper au début en essayant, c’est déjà faire une bonne impression. S’il y des difficultés à la prononciation, il suffit de demander à la personne. Peu de gens vont être offensés une tentative d’apprendre à prononcer un nom.

9: Politique

Dans n’importe quel contexte, la politique est un sujet dangereux pour la discussion. Eviter le plus possible ce thème, en particulier en ce qui concerne les questions politiques dans leur propre pays.

10: Monnaie

Quand il faut parler d’argent, il faut être clair sur quelle monnaie on discute pour éviter toute confusion et d’éventuelles complications juridiques. En particulier, la distinction entre le dollar des États-Unis (US $ ou USD), les dollars de Hong Kong (HKD ou HK $), les dollars de Taïwan (NTD ou NT $), ou encore de l’Australie (AUD ou A $).

Vous pouvez rendre visite au site du cabinet de management Inergie sur la communication managériale.

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Résolutions pour réussir la nouvelle année !

Posted by hoangquangdao sur 5 janvier 2011

Introduction

Au lendemain du réveillon, chacun a souvent envie de prendre un nouveau départ et des bonnes résolutions pour la nouvelle année. Même si cela part d’une sincère bonne volonté, cela reste souvent un faux départ, car la course est vite abandonnée au profit de bonnes vieilles habitudes…

Or pour réussir à appliquer ses bonnes résolutions, il faut peut-être se fixer des changements moins ambitieux en une seule nuit, surtout si cette dernière a été très arrosée. Voici un article avec quelques trucs et astuces pour atteindre un objectif sans se lasser et plus efficacement, un peu comme en informatique.

VOEUX

Comment être sûr de réussir ses bonnes résolutions

Plutôt que de tout vouloir tout changer au lendemain du réveillon pour ne pas dire d’une beuverie, il faut plutôt se fixer une « short liste » d’objectifs de changement dans l’année (5 ou 6 tout au long de l’année par exemple), et commencer par s’attaquer à la plus simple avant de passer à plus difficile, comme pour s’échauffer et s’encourager. Car chacun sait que le succès motive à continuer, surtout si cela est accompagné de résultats concrets.

Pour optimiser les chances de réussites voici quelques astuces :

– Comme dans un gros projet, il ne faut pas hésiter à découper l’objectif final en sous activités plus simples à atteindre (ex: pour courir 1h de footing de plus, il faut commencer par 15 minutes durant 1 mois ainsi de suite pendant 4 mois)

– Comme les tâches de rappels dans Outlook, on peut faire une liste écrite avec les bonnes résolutions, et l’afficher au-dessus du bureau comme les tableaux marketing de nombres d’appels d’une salle d’un call center.

– Se Fixer un planning, avec le début de ces nouvelles habitudes dans votre calendrier et la « dead line » permet de gérer la progression.

– Comme les repas de services, ou les pots et déjeuners d’un appel d’offre gagné, on peut s’accorder des récompenses lorsqu’on a atteint l’objectif (cadeau, restaurant…)

– Il ne faut pas mettre la charrue avant les bœufs et se précipiter à faire « quick and dirty » et se laisser du temps pour mettre en place une nouvelle habitude afin qu’elle ne soit pas une contrainte, mais un challenge positif.

– Encore faut-il réserver le temps dans son agenda pour son objectif, si possible dans les trous ou pendant ou à la place d’une tâche peu « productive » voir même qualifiable de « train train » quotidien (ex : le matin juste avant de partir au travail, le midi avant d’aller manger, le soir juste après manger…) afin que cela devienne une “tradition” et que vous ne dérogiez plus à cette nouvelle règle.

– Pour que cela ne devienne réellement pas une contrainte il faut avoir la possibilité d’assouplir son calendrier selon les contraintes externes, mais en notant bien une nouvelle date pour reprendre.

– Il y a des meilleurs moments pour caler les bonnes résolutions et il faut savoir analyser les meilleures pour entreprendre le changement (ex: si l’objectif est de perdre du poids, cela ne sert à rien de commencer lors des fêtes de fin d’année).

– Comme les moyens mnémotechniques pour retenir des choses, ou des astuces pour accélérer son travail, il faut Trouver une méthode clé en main et simple pour atteindre son objectif si possible (ex: pour apprendre l’anglais, s’organiser pour apprendre 1 expression d’anglais par jour, c’est-à-dire à peine 10 minutes par jour)

– Il ne faut pas hésiter à se Faire aider, soit par un proche, soit par un ami… ou prendre des anonymes en témoins (blog, journal d’avancement) car c’est toujours plus facile de se motiver quand on est plusieurs, surtout dans de longs et difficiles projets.

Identifier la vraie source du problème au lieu d’essayer de réparer les conséquences. C’est un peu la technique du bon analyste de helpdesk qui préfère résoudre des problèmes par le fond que par la rustine. Se donner plus de temps personnel pour sa famille, c’est peut-être au fond prendre la décision de changer pour un travail moins prenant par exemple.

– On peut également Mesurer les gains apportés par cette nouvelle habitude, ne plus fumer peut rapporter la valeur d’un paquet de cigarette par jour et donc une certaine somme au bout du mois et plus encore jusqu’aux vacances d’été idéale pour se payer un voyage avec l’économie réalisée.

– Dans le même principe que précédemment, Essayer d’atteindre un objectif clair et mesurable (ex: rentrer tous les soirs du travail à 20h, sauf exception), afin de pouvoir faire le bilan en cours d’année pour voir si la feuille de route es suivie.

 

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Créer une liste déroulante dans Excel

Posted by hoangquangdao sur 4 janvier 2011

Introduction

Dans Access, on peut limiter les entrées utilisateur en l’obligeant de choisir une valeur dans une liste déroulante. On peut créer ce même type de liste déroulante dans une feuille Excel, mais le processus n’est pas intuitif. Cette fonctionnalité est « cachée » dans l’option de validation de données. Une fois qu’on sait que cette fonction existe, il est facile de la mettre en œuvre. On a seulement besoin de 2 choses : une liste et une cellule d’entrée de données. Cet article montre l’élaboration d’une liste déroulante simple dans une feuille Excel.

Méthode

Les utilisateurs cliquent sur la flèche vers le bas pour afficher une liste d’éléments de valeurs sur la colonne A. Si un utilisateur essaie d’entrer quelque chose qui n’est pas dans la liste, Excel rejette l’entrée. C’est le principe de la liste déroulante.

Pour ajouter cette liste déroulante dans la feuille Excel, voici comment procéder :

1. Créer la liste dans les cellules A1:A5, avec une entête ou pas (De même, vous pouvez entrer les éléments sur une seule rangée, comme A1:D4)

2. Sélectionnez la cellule E2. On peut choisir n’importe quelle position pour la liste déroulante et même plusieurs cellules à la fois)

3. Choisir Validation (Excel 2003) ou Validation des données (Excel 2010) dans le menu Données du ruban du groupe Outils de données dans Excel 2010.

LISTE01

4. Dans le menu de construction de la cellule validation de données, choisir le critère de validation par liste et sélectionner la zone A1:A5 de la liste déroulante comme source de la liste de validation de données. Sinon, on peut directement entrer la référence (=$A1:$A5). Il y également d’autres options de contrainte de saisie, de message d’erreur etc.

LISTE02

5. Valider sur OK.

LISTE03

On peut ajouter la liste déroulante dans plusieurs cellules. Il suffit de sélectionner la plage de cellules d’entrée de données (étape 2) au lieu d’une seule cellule. Il fonctionne même pour les cellules non contiguës en maintenant la touche Majuscule enfoncée tout en cliquant sur les cases appropriées.

Il est intéressant de noter que la flèche du menu déroulant est visible uniquement lorsque la cellule est active.

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Conseils pour le tri des messages électroniques Outlook

Posted by hoangquangdao sur 3 janvier 2011

Introduction

Outlook télécharge la plupart des e-mails dans la boîte de réception, qui peut se remplir rapidement. Trouver ce dont on a besoin quand on en a besoin peut devenir une corvée frustrante, mais avec un peu de technique de tri facile, même les boîtes aux lettres de réception les plus remplies peuvent être apprivoisées.

Conseils

Cliquer pour trier

Vous êtes probablement familier avec le comportement de tri en cliquant sur un en-tête-dans Outlook. Avec la boîte de réception (ou tout autre dossier mail) ouvert, il suffit de cliquer sur un en-tête de colonne (De, À, Objet, Reçu, et ainsi de suite) pour trier les données dans cette colonne. Cliquer une seconde fois pour basculer entre l’ordre croissant ou décroissant. C’est une grande fonctionnalité, mais elle ne s’arrête pas là.

Le tri par multiple en-tête en cliquant tout d’abord sur un en-tête d’une colonne et ensuite, maintenir la touche [Maj] et cliquer sur un autre en-tête de colonne. Si nécessaire, cliquer une deuxième fois pour changer l’ordre de tri (tout en maintenant la touche [Maj]). On peut continuer à ajouter jusqu’à quatre colonnes de tri.

L’image ci-dessous illustre un tri par champ multiple où le premier tri est sur la colonne De et le tri secondaire sur la colonne Reçu. Les triangles à droite de chaque titre de champ indiquent le type de tri. (Un triangle vers le haut indique un tri croissant)

TRI01

Ces messages sont triés par la colonne De, puis la colonne Reçu.

Trier par compte de messagerie

Ce n’est pas commun, mais parfois plu d’une personne partage la boîte de réception Outlook. (Ce n’est pas nécessaire si on créé des profils pour les utilisateurs multiples sur la même machine) Cette situation peut rapidement générer du désordre. Si cela est néanmoins une fatalité, il faut ajouter le champ compte E-mail et trier par ce champ.

Pour ajouter le champ compte E-Mail comme suit :

1. Faire un clic droit sur la zone de l’en-tête.

2. Choisir Paramètres d’affichage.

TRI02

3. Cliquer sur Colonnes.

TRI03

4. Dans les colonnes disponibles, sélectionner dans la liste déroulante Tous les champs Message.

TRI04

5. Dans la liste des colonnes disponibles, sélectionner Compte de messagerie.

6. Cliquer sur Ajouter, puis cliquer sur OK.

Maintenant, il est possible de trier les messages en utilisant le champ compte de messagerie.

Trier par des critères à l’aide des dossiers de recherche

Par exemple, supposons qu’on décide de stocker les messages des différents services dans des dossiers spécifiques correspondants, mais un projet sur lequel on travaille concerne plusieurs services. Les messages seront-ils alors classés par expéditeur ou par projet ? Grâce aux dossiers de recherche, on peut faire les deux (en quelque sorte). La solution est de créer un dossier de recherche et afficher tous les messages qui correspondent à des critères personnalisés.

Pour créer un dossier de recherche, il faut procéder comme suit :

1. Faire un clic droit sur Dossiers de recherche dans le volet de navigation et choisissez Nouveau dossier de recherche.

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2. Dans la boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche, cliquer sur Créer un dossier de recherche personnalisé dans la section Custom.

3. Cliquer sur Choisir.

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4. Dans la boîte de dialogue Dossier de recherche personnalisé, entrer un nom pour le dossier personnalisé et cliquer sur Critères.

5. Utilisez l’onglet Messages pour préciser le contenu. On peut élargir ou restreindre la recherche en utilisant autant de critères que l’on veut.

6. Cliquer sur OK trois fois pour créer le dossier de recherche. Outlook effectuera immédiatement un recherche des messages qui correspondent aux critères spécifiés.

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Les dossiers de recherche sont mis à jour en permanence. Une fois que le dossier est créé, il ajoute toujours à la liste des messages à jour.

Trier par des drapeaux

Les drapeaux sont un moyen facile de marquer un e-mail rapidement pour le mettre en évidence et le retrouver plus facilement par la suite, c’est-à-dire ajouter des drapeaux à des messages entrants et sortants qu’on s souhaite consulter plus tard. Il suffit de cliquer sur le drapeau (vers la droite). La couleur du pavillon rouge par défaut, mais vous pouvez affecter plusieurs couleurs à des catégories personnalisées en plus.

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Pour afficher tous vos messages avec indicateur, cliquer simplement sur l’en-tête de colonne du pavillon.

Supprimer !

Enfin, la dernière technique de tri, lorsque les tris eux-mêmes ne sont plus suffisants pour faciliter l’utilisation des courriers électroniques c’est encore d’essayer de réduire le nombre de messages dans la boîte de réception et autres dossiers personnalisés. De façon régulière il faut passer quelques minutes à la suppression des messages dont on n’a plus besoin. Après tout, les montagnes de messages peuvent dissuader même les meilleures pratiquants de tri.

 

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