Hoang-Quang Dao

Donner une énergie plus positive : vouloir proposer, partager, créer du lien… mon blog.

Conseils pour le tri des messages électroniques Outlook

Posted by hoangquangdao sur 3 janvier 2011

Introduction

Outlook télécharge la plupart des e-mails dans la boîte de réception, qui peut se remplir rapidement. Trouver ce dont on a besoin quand on en a besoin peut devenir une corvée frustrante, mais avec un peu de technique de tri facile, même les boîtes aux lettres de réception les plus remplies peuvent être apprivoisées.

Conseils

Cliquer pour trier

Vous êtes probablement familier avec le comportement de tri en cliquant sur un en-tête-dans Outlook. Avec la boîte de réception (ou tout autre dossier mail) ouvert, il suffit de cliquer sur un en-tête de colonne (De, À, Objet, Reçu, et ainsi de suite) pour trier les données dans cette colonne. Cliquer une seconde fois pour basculer entre l’ordre croissant ou décroissant. C’est une grande fonctionnalité, mais elle ne s’arrête pas là.

Le tri par multiple en-tête en cliquant tout d’abord sur un en-tête d’une colonne et ensuite, maintenir la touche [Maj] et cliquer sur un autre en-tête de colonne. Si nécessaire, cliquer une deuxième fois pour changer l’ordre de tri (tout en maintenant la touche [Maj]). On peut continuer à ajouter jusqu’à quatre colonnes de tri.

L’image ci-dessous illustre un tri par champ multiple où le premier tri est sur la colonne De et le tri secondaire sur la colonne Reçu. Les triangles à droite de chaque titre de champ indiquent le type de tri. (Un triangle vers le haut indique un tri croissant)

TRI01

Ces messages sont triés par la colonne De, puis la colonne Reçu.

Trier par compte de messagerie

Ce n’est pas commun, mais parfois plu d’une personne partage la boîte de réception Outlook. (Ce n’est pas nécessaire si on créé des profils pour les utilisateurs multiples sur la même machine) Cette situation peut rapidement générer du désordre. Si cela est néanmoins une fatalité, il faut ajouter le champ compte E-mail et trier par ce champ.

Pour ajouter le champ compte E-Mail comme suit :

1. Faire un clic droit sur la zone de l’en-tête.

2. Choisir Paramètres d’affichage.

TRI02

3. Cliquer sur Colonnes.

TRI03

4. Dans les colonnes disponibles, sélectionner dans la liste déroulante Tous les champs Message.

TRI04

5. Dans la liste des colonnes disponibles, sélectionner Compte de messagerie.

6. Cliquer sur Ajouter, puis cliquer sur OK.

Maintenant, il est possible de trier les messages en utilisant le champ compte de messagerie.

Trier par des critères à l’aide des dossiers de recherche

Par exemple, supposons qu’on décide de stocker les messages des différents services dans des dossiers spécifiques correspondants, mais un projet sur lequel on travaille concerne plusieurs services. Les messages seront-ils alors classés par expéditeur ou par projet ? Grâce aux dossiers de recherche, on peut faire les deux (en quelque sorte). La solution est de créer un dossier de recherche et afficher tous les messages qui correspondent à des critères personnalisés.

Pour créer un dossier de recherche, il faut procéder comme suit :

1. Faire un clic droit sur Dossiers de recherche dans le volet de navigation et choisissez Nouveau dossier de recherche.

TRI05

2. Dans la boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche, cliquer sur Créer un dossier de recherche personnalisé dans la section Custom.

3. Cliquer sur Choisir.

TRI06

4. Dans la boîte de dialogue Dossier de recherche personnalisé, entrer un nom pour le dossier personnalisé et cliquer sur Critères.

5. Utilisez l’onglet Messages pour préciser le contenu. On peut élargir ou restreindre la recherche en utilisant autant de critères que l’on veut.

6. Cliquer sur OK trois fois pour créer le dossier de recherche. Outlook effectuera immédiatement un recherche des messages qui correspondent aux critères spécifiés.

TRI07

Les dossiers de recherche sont mis à jour en permanence. Une fois que le dossier est créé, il ajoute toujours à la liste des messages à jour.

Trier par des drapeaux

Les drapeaux sont un moyen facile de marquer un e-mail rapidement pour le mettre en évidence et le retrouver plus facilement par la suite, c’est-à-dire ajouter des drapeaux à des messages entrants et sortants qu’on s souhaite consulter plus tard. Il suffit de cliquer sur le drapeau (vers la droite). La couleur du pavillon rouge par défaut, mais vous pouvez affecter plusieurs couleurs à des catégories personnalisées en plus.

TRI08

Pour afficher tous vos messages avec indicateur, cliquer simplement sur l’en-tête de colonne du pavillon.

Supprimer !

Enfin, la dernière technique de tri, lorsque les tris eux-mêmes ne sont plus suffisants pour faciliter l’utilisation des courriers électroniques c’est encore d’essayer de réduire le nombre de messages dans la boîte de réception et autres dossiers personnalisés. De façon régulière il faut passer quelques minutes à la suppression des messages dont on n’a plus besoin. Après tout, les montagnes de messages peuvent dissuader même les meilleures pratiquants de tri.

 

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s

 
%d blogueurs aiment cette page :