Hoang-Quang Dao

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Ajouter des règles de messagerie Outlook

Posted by hoangquangdao sur 8 mars 2011

Introduction

La messagerie Outlook de Microsoft permet de créer des règles pour gérer les messages entrant automatiquement. Cette option peut, dans son travail quotidien en entreprise, permettre à tout un chacun d’être efficace avec sa messagerie au bureau Ce système peut ainsi être utilisé en dernier recours pour orienter les spam dans la corbeille, à défaut d’avoir été pris en compte en central par le serveur de mails ou encore de classer les messages par type de projet, d’interlocuteur, de service ou encore de client.

Cet article explique comment faire pour créer des règles Outlook 2007.

Création de règles Outlook

Dans le menu Outils / règles et alertes Cliquez sur nouvelle règle

REGLE01

Sélectionnez : « déplacez les messages d’une personne spécifique vers un dossier » puis cliquez sur « Suivant »

REGLE02 

Laissez coché « de personnes ou liste de distribution » et cliquez sur « de personnes ou liste de distribution » dans la fenêtre de l’étape 2

REGLE03 

Dans la fenêtre suivant sélectionnez l’adresse mail de la personne voulue, cliquez sur le bouton « De » pour ajoutez le nom dans la zone de sélection et renouvelez cette dernière opération sur toutes les personnes concernées par la règle en cours.

Cliquez sur OK pour passer à l’étape suivante.

Laissez cochée la première condition puis cliquez sur le mot « spécifié » dans la fenêtre de l’étape 2.

REGLE04 

Sélectionnez le dossier dans la fenêtre suivante et éventuellement cliquez sur nouveau pour créer un dossier.

Sauf si il existe des exceptions, passez cet écran via le bouton suivant, ou ajouter une exception.

Donnez un nom à votre règle puis cochez la case en regard de « Exécuter cette règle sur les messages déjà dans « Boite de réception »

Enfin cliquez sur Terminer et confirmer, fermer les dernières boites de dialogues.

Aussitôt la dernière fenêtre fermée, Outlook va exécuter cette règle et fera de la sorte dès qu’un mail entre dans la Boite de réception.

Gestion des règles

Le système est facile à mettre en place et permet de multiples manières d’organiser son courrier.

Les autres fonctions permettent :

Astuces : les règles peuvent être importées et exportées. Cette option est très pratique lorsque, en entreprise vous devez changer de poste de travail.

Une limite cependant puisque les messages sortant ne sont pas pris en compte par ces règles.

Par défaut, les mails envoyés sont dans le dossier « Eléments envoyés ». Afin de ranger les réponses aux mails déjà classés par une règle automatique ou manuellement, il suffit pour cela de configurer les options d’envois.

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