Hoang-Quang Dao

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Partager le calendrier Outlook

Posted by hoangquangdao sur 9 mars 2011

Introduction

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Avec Outlook, vous pouvez facilement partager votre calendrier et permettre à d’autres personnes de le visualiser.

Les calendriers partagés peuvent considérablement améliorer l’efficacité d’une organisation. Les personnes coopèrent plus efficacement lorsqu’elles trouvent du temps les unes pour les autres. Les calendriers partagés vous permettront de gagner du temps, qu’il s’agisse de connaître le planning d’un collègue ou d’organiser une réunion rapide dès qu’un groupe de personnes est disponible.

Partager son calendrier

Auparavant, le partage consistait à consulter le calendrier d’une autre personne dans une fenêtre distincte. Désormais, Outlook vous permet de consulter simultanément les calendriers de plusieurs personnes, sans qu’il ne soit nécessaire de basculer entre les différentes vues, les calendriers s’affichant côte à côte. Ainsi, vous pourrez désormais :

  • savoir très facilement lorsque vos collègues sont au bureau ou absents, ou lorsqu’ils participent à de nombreuses réunions ;
  • configurer en toute simplicité des réunions avec les personnes pour lesquelles le partage est activé ;
  • déplacer ou copier aisément des rendez-vous entre des plannings ;

Remarque     Si vous voulez copier une réunion dans votre planning, la solution la plus simple consiste à ce que l’organisateur de la réunion vous envoie la demande de réunion (ou qu’une autre personne invitée à la réunion vous la transmette). Ainsi, si la réunion est mise à jour ou annulée, vous en serez informé.

Fonctionnement du partage

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Lorsque vous partagez votre calendrier, vous devez informer les autres personnes de ce partage !

Le calendrier que vous partagez reste votre calendrier. Dans Outlook, votre calendrier est un dossier qui stocke des informations relatives à vos réunions, vos rendez-vous, etc. Lorsque vous partagez votre calendrier, toutes ces informations peuvent être visualisées par les personnes que vous sélectionnez. Pour activer le partage, vous devez :

1. accorder à un collègue l’autorisation d’afficher votre calendrier ;

2. informer cette personne de ce que vous avez fait.

Rien de plus simple !

Accorder les autorisations

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Pour partager votre calendrier, cliquez simplement sur Partager Mon calendrier dans le volet de navigation Calendrier.

Définissez les niveaux d’autorisation dans la boîte de dialogue Propriétés de Calendrier.

1. Cliquez sur Ajouter pour sélectionner le nom d’une personne avec laquelle vous voulez partager des calendriers.

2. Définissez le niveau d’autorisation de cette personne.

Nous vous avions dit que le partage est une opération simple. En effet, il vous suffit d’afficher votre calendrier, puis dans le volet de navigation, sous le dossier Calendrier, de cliquer sur Partager Mon calendrier. Dommage que vous n’ayez pas disposé de Microsoft Outlook étant enfant — le concept du partage aurait peut-être été plus facile à comprendre !

Ensuite, vous ajoutez le nom de la personne pour laquelle vous activez le partage de calendrier, puis vous définissez les autorisations. Les niveaux d’autorisation que vous êtes susceptible d’utiliser sont les suivants :

Relecteur — Peut lire les entrées du calendrier, mais ne peut pas créer, modifier ou supprimer les entrées.

Auteur — Peut lire ou créer des entrées du calendrier, et peut modifier ou supprimer uniquement les entrées que l’auteur a créées.

Editeur — Peut lire, créer, modifier ou supprimer toutes les entrées du calendrier, qu’elles aient été créées par l’éditeur ou non.

Une fois que vous avez autorisé une personne à accéder à votre calendrier, vous devez en informer cette personne.

Conseil : une liste de distribution est une adresse de messagerie qui atteint plusieurs personnes. Vous ne pouvez pas partager votre calendrier avec les personnes d’une liste de distribution qui n’est pas inscrite sur le serveur Exchange d’entreprise.

Ouvrir un calendrier partagé

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1. Dans le volet de navigation Calendrier, cliquez sur le lien permettant d’ouvrir un calendrier partagé.

2. Tapez un nom dans la zone Nom pour spécifier le calendrier.

3. Les calendriers que vous partagez sont répertoriés dans le volet de navigation Calendrier.

Ainsi, une personne a convenu avec vous de partager des calendriers. Super ! Mais que devez-vous faire maintenant ? De nouveau, nous observons le volet de navigation fort utile. Lorsque vous consultez votre calendrier, vous voyez un lien dans ce volet appelé Ouvrir un calendrier partagé.

Pour ouvrir le calendrier partagé, vous devez cliquer sur ce lien, sur le bouton Nom, puis sélectionner ou taper le nom de la personne avec laquelle vous partagez des calendriers. Vous voyez immédiatement le nom sous Autres calendriers.

Afficher les calendriers côte à côte

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Les calendriers partagés sont affichés à côté de votre propre calendrier (appelé « Calendrier »).

Lorsque vous ouvrez le calendrier partagé, Outlook l’affiche à côté de votre propre calendrier. Si vous partagez des calendriers avec un groupe de personnes, votre écran risque d’être trop encombré. Pour masquer le calendrier, vous devez désactiver la case à cocher correspondant à ce calendrier sous Autres calendriers. Le nom reste dans la liste ; vous avez ainsi la possibilité d’afficher autant (ou aussi peu) de calendriers que vous le souhaitez.

Pour vous faciliter la tâche, Outlook affiche chaque calendrier avec sa propre couleur d’arrière plan, chacun dans la liste des personnes du partage et lorsque vous affichez le calendrier. Si vous le souhaitez, vous pouvez trier à nouveau les calendriers dans la liste en les faisant glisser.

Arrêter le partage d’un calendrier

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Pour supprimer complètement un nom de la liste Autres calendriers, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Supprimer de Autres calendriers.

Une fois que vous avez ouvert un calendrier partagé, ce nom reste dans votre liste Autres calendriers, même si l’autre personne met fin au partage du calendrier avec vous.

Pour supprimer le nom, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris puis de cliquer sur Supprimer de Autres calendriers.

6 Réponses to “Partager le calendrier Outlook”

  1. françois pincemin said

    Bravo et merci, j’ai cherché cette info, elle est trés bien présentée ici et j’ai bien l’impression … nulle part ailleurs (il n’y a plus d’aide contextuelle dans les produits microsoft maintenant ? Peut-être comme elle était trés pauvre il ont préféré la supprimer ! )

  2. Pierre said

    Bonjour

    c’est possible de partager un calendrier sous outlook 2010 et l’ouvrir a partir de outlook express ?

    Merci

    • Bonjour Pierre,

      hélas non, ce ne sont pas les mêmes formats de fichier (calendrier), d’autant plus que Outlook Express sous XP a été remplacé par MS Live Mail qui de toute façon ne peut pas non plus.

      Désolé.

  3. xavier said

    Bonjour,

    Peut-on mettre dans les autorisations d’accès à un calendrier « un groupe de distribution » en tant qu’éditeur afin que chaque personne de ce groupe de distribution ait accès en tant qu’éditeur à mon calendrier (pour éviter d’autoriser chaque personne une par une).
    J’ai testé en Outlook2010 avec un serveur exchange et cela ne fonctionne pas. Il faut absolument déclarer des individus et pas des groupes

    Quelqu’un aurait-il une solution à cette question ?

    Merci

    • Bonjour,

      S’il s’agit d’un calendrier « système » (salle, boite mail paratagée) cela se configure au niveau de la console d’administration Exchange ou Active Directory avec des notion de groupe de sécurité et non de liste de distribution.

      S’il s’agit d’un calendrier personnel, il suffit de le partager de façon habituelle dans le ruban Outlook 2010 « Partager »/ »Parager le calendrier », dans ce cas là, vous pouvez sélectionner une liste de distribution existante à laquelle sera envoyer toutes les invitations d’accès à ce calendrier personnel partagé. Si vous voulez permettre la modification de ce calendrier par ces mêmes invités, il faudra alors configurer les « Autorisations du calendrier » avec les niveaux de droits voulus.

  4. xavier said

    Effectivement cela fonctionne (il suffisait d’attendre après avoir créé le groupe de sécurité dans Exchange même si le groupe était visible les permissions n’étaient pas actives)
    Merci

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