Hoang-Quang Dao

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Etablir le vrai cahier des charges

Posted by hoangquangdao sur 6 avril 2011

Introduction

Les besoins perçus par un client pour un projet ne sont pas souvent en prise avec la réalité. Une partie du travail d’un chef de projet consiste à examiner les requêtes des clients et poser les bonnes questions pour savoir de quoi ils ont vraiment besoin.

Même si un client vous apporte un projet qu’il a entièrement défini, même s’il a déjà pensé à la mise en œuvre, à la technologie, et peut-être même combien le projet va coûter et combien de temps il faudra pour terminer, il faut tout de même réfléchir sur la façon de procéder avant de s’attaquer à la liste du projet du client.

Voici quatre étapes que vous pouvez prendre pour façonner les exigences initiales du client dans une solution réelle.

1: Écouter le client

A ce stade, vous n’avez probablement pas vraiment une connaissance du métier du client. Votre équipe projet doit être à l’écoute des
besoins du client et de ses idées et observer la façon dont les choses fonctionnent et comment les choses devraient fonctionner. Vous devriez également poser des questions, mais ne soyez pas agressif ou en manque d’enthousiasme. C’est le travail du prestataire que d’examiner les exigences du client et les documenter tout en essayant d’obtenir plus de détails.

2: Rencontre avec les experts fonctionnels et les utilisateurs finaux

Vous devez demander au client de rassembler des experts en la matière et les utilisateurs finaux afin de les interroger. Il faut avoir une
vision à 360°.

Avant d’interviewer ces personnes, il faut savoir où ils en sont selon leur point de vue. Discuter les objectifs du projet et voir si ils
s’alignent avec ce que les utilisateurs finaux ont vraiment besoin pour bien faire leur travail. Ensuite, vous pouvez mettre ce que vous avez documenté à ce jour et leur montrer les exigences et les solutions possibles et obtenir une compréhension des lacunes qui subsistent entre ce que le client pense être nécessaire et ce que les utilisateurs finaux ont vraiment besoin.

3: Réorganiser les exigences

En supposant qu’il n’y ait qu’un léger écart dans les conditions initiales, vous devez retravailler le calendrier du projet, l’estimation, le calendrier et le plan des ressources. Afin de convaincre le client que sa perception initiale du problème était bien en dehors de la solution.

4: les conclusions de l’analyse des besoins réels

Il est temps de se regrouper avec le comité de pilotage du projet ou le client commanditaire afin de présenter vos conclusions et ce que
vous croyez être la vision du monde réel, de l’échéancier du projet et le coût.
Cela peut être une tâche difficile, surtout si vous avez trouvé un écart important et que la solution va coûter cinq fois plus ce que le client s’attendait à l’origine.

Que faire si le client campe sur la spécification original

Dans la plupart des cas, vous pouvez influencer le client pour prendre la bonne solution pour le projet, mais il y a la possibilité que
le client ne signe pas votre version de la véritable tâche à accomplir et vous obligera à aller de l’avant selon le plan original. Si le client insiste sur la suite du projet, alors vous avez une décision difficile à prendre.

Je crois que, dans la plupart des circonstances, mettre fin à la relation allant à l’impasse plutôt que de risquer des dommages permanents sur votre réputation. C’est souvent la meilleure voie à suivre. Aussi, je pense que la plupart des chefs du projet veulent se sentir bien dans leur travail, si vous mettez en œuvre une solution en quoi vous ne croyez pas, vous allez avoir un mauvais goût dans votre bouche jusqu’à la fin de ce projet.

Votre réputation est en ligne

Indépendamment de la façon dont il pourrait être tentant de prendre le chemin facile et juste faire ce que veut le client (surtout si vous jongler déjà avec six autres projets), vous ne devriez jamais accorder une confiance totale aux exigences initiales d’un client. Il y a presque toujours plus de problèmes cachés dont la solution. Si vous apporter une solution purement en fonction de la demande initiale du client sans aller plus en profondeur, vous aurez probablement un client mécontent et frustré à la fin du projet. Vous pourriez penser que si le projet tourne mal, c’est de la faute du client parce qu’il était à la définition de sa liste de souhaits, mais c’est le prestataire qui se
fait blâmer.

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