Hoang-Quang Dao

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Archive for septembre 2012

Les excuses que n’aiment pas les Managers

Posted by hoangquangdao sur 26 septembre 2012

Introduction

Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles un projet ne se déroule pas bien ou peut même échouer. Quand le manager veut savoir pourquoi, il y a tout un monde entre une excuse ou fournir un motif légitime. En vérité, la plupart des excuses ne peut que rendre le manager encore plus inquiet au risque de vous blâmer.

Voici quelques excuses communes pour vous aider à résoudre des problèmes avant que le projet soit mis en péril.

Je n’ai pas compris la demande

Tous les managers n’ont pas tous une grande compétence de communication. Et oui, avoir un manager qui n’explique pas bien ce qui doit être fait, cela rend le travail difficile. Dans le même temps, utiliser l’incapacité du manager à expliquer les choses comme une excuse pour ne pas avoir fait ce qu’il faut ne tient pas debout.  Si une demande n’a pas de sens, il est de votre responsabilité de trouver ce qui est réellement demandé.  Et si vous vous trouvez dans cette situation plus d’une fois, c’est un signe que vous devez être très prudent lorsque vous travaillez avec cette personne en particulier pour obtenir des choses bien comprises.

Le délai est impossible à tenir

Nous connaissons tous cette situation : un manager vous attribue une tâche avec une date limite trop courte. Vous dites au manager que le délai ne peut être tenu sans pour autant vous inquiéter en vous disant que lorsque le délai sera dépassé vous n’aurez qu’à dire: «Mais je vous avais dit la date limite était impossible à tenir ! » ce qui ne décolèrera par votre manager. Le problème est que dire simplement que le délai n’est pas possible à tenir n’est pas assez pertinent.

Dès que le manager vous dit de faire quelque chose et vous acceptez passivement de le faire malgré la date limite ridicule, c’est alors le fait de votre responsabilité d’y répondre. Votre meilleure défense consiste à négocier un meilleur délai, et pour ce faire, vous avez besoin d’un planning de projet.  Le fait est que vous devez toujours être en mesure de dresser un portrait de ce que le projet entraînera, dans les grands traits et il est assez facile d’assigner des estimations approximatives du temps pour passer que chaque étape.  Si vous montrez à votre manager que même de façon optimiste et avec la plus rigoureuse gestion du planning du projet, l’omission d’un million de petits détails montre qu’il prendra trois mois à mener le projet au lieu des trois semaines exigées. Il sera alors de la responsabilité du manager de traiter de la question du délai et plus du vôtre.  Vous avez transformé un adversaire en un allié.

Une ressource précieuse n’était pas disponible

Une bonne partie du travail d’un manager est de faire en sorte que l’équipe dispose de ressources suffisantes sous forme de temps, d’argent, et d’équipement.  S’il vous manque une ressource critique, votre gestionnaire a besoin de le savoir immédiatement – pas quand le projet est en retard – de sorte qu’il ou elle peut résoudre le problème immédiatement.  Lorsque vous alertez votre manager à l’avance, ce n’est pas une excuse – il demande de l’aide pour résoudre un problème.  Lorsque vous alertez votre manager, après coup, c’est trop tard, cela devient  une excuse et l’échec est sur vous.

Les exigences sont contradictoires

Nous savons tous que les demandes changent en permanence.  Cela étant dit, il est vraiment mauvais d’utiliser cela comme une excuse d’échec. C’est à vous d’étouffer ces demandes de changement dans l’œuf à mesure qu’elles surviennent. Avec chaque nouvelle exigence, vous devez voir comment elle va influencer les délais et le succès en définissant les conditions de déplacement des jalons si ses exigences de changement le permettent. Si vous autorisez ses nouvelles exigences qui seront ajoutées sans modifier les délais, vous en avez effectivement fait votre responsabilité de répondre aux nouveaux objectifs et alors plus d’excuses.

J’ai des problèmes personnels

Nous avons tous des problèmes personnels de temps à autre.  Mais si vos problèmes personnels ont une incidence sur votre travail et la réussite de vos projets, vous devez soit les traiter ou obtenir de l’aide dans votre travail.  Si les choses sont devenues au point où votre manager vous demande, « Qu’est-ce qui se passe ? », il est alors trop tard. Vos explications sur le retard dans votre travail vont juste rendre votre manager encore plus inquiet. Mais si vous expliquez que vous rencontrez quelques problèmes personnels dès qu’ils ont une incidence sur votre travail, votre patron sera en mesure de faire les ajustements nécessaires.  La plupart des managers vont alors déplacer des ressources ou modifier leurs attentes plutôt que d’essayer de forcer quelqu’un qui a un problème d’être à 100 pour 100.

Je n’ai pas assez de temps

Il y a toujours assez de temps pour faire les choses, avec de l’argent, de la motivation, ou des ressources.  S’il y a trop de choses à faire, vous devez vous débarrasser de certaines d’entre elles ou dire à votre manager que vous êtes dépassés.  Si vous n’obtenez pas de changement, il est alors le gestionnaire de votre problème, ce n’est alors plus le vôtre si les délais ne peuvent être satisfaits.  Mais comme tant d’autres situations énumérées ici, il est de votre responsabilité de faire comprendre qu’il y a un problème dès que vous le pouvez, afin que des ajustements soient faits.

Je ne sais pas ce qui s’est passé

Certains projets peuvent tomber dans une ornière sans jamais en sortir, lorsque personne dans un projet ne peut signaler et dire ce qui a foiré. Tout de même, quand un projet est hors des rails, tout le monde est généralement au courant du problème, même si on ne sait pas pourquoi. Ce genre de situation peut être embarrassant.  Après tout, comment peut-on savoir que le projet a un problème, sans savoir pourquoi ?  Trop souvent, nous pensons que si on continue à le repousser, peut-être que le problème mystère va disparaître et le projet va se remettre sur la bonne voie.  Mais cela ne fonctionne jamais de cette façon.  Si un projet déraille, vous devez le faire savoir, même si vous ne savez pas exactement pourquoi, afin qu’ils puissent ajuster leurs attentes.

J’ai été victime de blocages

Les lieux de travail sont remplis de gens qui sont différents, parfois avec des buts contradictoires. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de l’équipe d’assurance qualité pour tester votre application, mais l’équipe du projet a une autre priorité, de sorte que votre application ne passe les tests que longtemps après si bien que votre délai n’est pas respecté.  Ces genres de blocages de travail se produisent tout le temps.  Si vous ne pouvez pas débloquer la situation par vous-même, déterminer la quantité de retard que vous allez subir et quelles sont vos options et les présenter à votre manager.  Armé de cette information, votre manager sera en mesure de prendre une décision à partir de là ou peut-être obtenir une modification des priorités.

Le seul exemplaire de l’ouvrage a été détruit

Si votre travail est stocké sur un ordinateur, vous n’avez aucune raison de n’avoir qu’une seule copie de celui-ci.  Non seulement vous devrez faire des sauvegardes régulières, mais elles doivent être sur différents appareils dans des endroits différents. Copier les fichiers locaux sur le serveur du réseau ce qui permet au service informatique de gérer les sauvegardes.  Avec l’excuse de n’avoir pas sauvegarde, votre manager ne vous fera plus jamais confiance du tout.  Sauvegardez votre travail et vous n’aurez jamais à dire à votre manager que la clé USB qui contenait votre projet est morte.

Le chien a mangé mon devoir

Parfois, des événements inexplicables se produisent et vous empêchent de faire avancer votre travail.  Ces choses se produisent. Votre manager ne veut pas savoir que votre projet est en retard ou ne sera pas réalisé de manière satisfaisante en raison de ces types d’évènements aléatoires. Mais parfois, il n’y a tout simplement rien à faire contre ça, en particulier quand il arrive au pire moment possible.  Il suffit d’assumer sans rien inventer dans ce cas.

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Rester productif lorsqu’il n’y plus de connexion Internet

Posted by hoangquangdao sur 16 septembre 2012

Introduction

Dans nos pays occidentaux, nous profitons d’une connectivité Internet omniprésente. Si cette affirmation est vrai pour certains, il y a beaucoup de moments où nous ne pouvons avoir accès à Internet : dans des régions rurales ou encore pendant des intempéries perturbatrices. Même si dans la plupart des aéroports (et certains compagnies aériennes) on peut trouver une connexion Wi-Fi gratuite, il y a encore des endroits où on ne peut pas en obtenir.

Lorsque vous êtes coincé hors connexion pendant un certain temps, vous pouvez toujours vous avancer dans votre travail, voici quelques suggestions pour se tenir occupé jusqu’à ce que vous puissiez obtenir une connexion.

Garder à l’esprit que la plupart des éléments de la liste sont orientés vers des situations spécifiques. Par exemple, certains ne sont appropriés que pour les interruptions imprévues, tandis que d’autres ne fonctionnent que si vous planifier à l’avance.

Utiliser les dossiers Windows hors connexion

Quand vous êtes en voyage, vous ne pouvez pas toujours compter sur la possibilité d’accéder aux fichiers sur les serveurs de votre entreprise. Si le cas se présente, vous pouvez profiter de la fonctionnalité de Windows : les fichiers hors connexion. Il vous permet de marquer des dossiers sur les lecteurs réseau comme disponibles pour une utilisation hors ligne. Le contenu des dossiers sont ensuite mises en cache sur le disque dur de l’ordinateur portable. De cette façon, vous pouvez toujours accéder à vos fichiers, indépendamment du fait que vous êtes connecté à votre réseau. Attention, ce dossier ne doit pas être partagé mode coopératif ou collaboratif avec d’autres personnes, pour des raisons de concurrence des versions, mais c’est un moyen rapide pour votre dossier personnel en réseau par exemple.

Imprimer ce dont on aura besoin

Le premier réflexe lorsque vous devez travailler sur un document, c’est de le copier sur votre portable pour que vous puissiez travailler dessus même dans l’avion. Mais la batterie de portable ne pourra peut-être pas tenir assez longtemps pour terminer votre travail. Rien de tel que la vieille méthode d’imprimé une copie du document et a travaillé à partir du papier. Certes, ce n’est pas la solution la plus écologique, mais cela fonctionne dans ce genre de situation extrême.

Trouver un autre moyen d’obtenir une connexion

Dans la plupart des cas, c’est la première chose qu’un utilisateur féru des technologies pensera à faire. Si dans certaines situations il est impossible d’obtenir une connexion, par exemple, si vous êtes à 10000 mètres et que la compagnie aérienne ne propose pas de Wi-Fi, vous êtes un peu coincé. Toutefois, si vous êtes à la maison ou au bureau et que l’Internet tombe en panne, la solution la plus raisonnable serait de trouver une autre connexion. On peut alors utiliser son propre téléphone portable comme relais Wifi (partage de la connexion 3G) ou trouver un café-restaurant qui propose une connexion Wi-Fi gratuite (Hotspot et autre chaînes de fasfood).

Prendre soin des autres tâches négligées

Même si pendant une coupure d’Internet, vous n’êtes pas pressé par le délai de livraison d’un projet ou en plein milieu d’un travail critique, ce n’est pas forcément judicieux d’emballer toutes ses affaires et se diriger vers le café le plus proche. Si vous n’êtes pas très occupé, vous pouvez mettre à profit le temps de la panne pour effectuer des tâches négligées. Par exemple, vous pouvez nettoyer votre bureau ou travailler sur vos frais de vos derniers voyages.

Emporter le contenu Internet avec vous

Lorsque vous avez besoin d’informations sur Internet, comme la tarification et la configuration des systèmes d’un produits sur un site d’un fournisseur, ou tout simplement les derniers articles d’informations économiques ou technologiques, les navigateurs Internet permettent d’enregistrer en cache. Un excellent moyen de garder les pages Internet dans votre portable ou téléphone portable, surtout lorsque la connexion Internet n’est pas fiable (dans les transports par exemple). Enregistrer tout simplement en cache les pages dont vous aurez besoin avant de quitter la maison ou le bureau pour que vous les ayez à votre disposition alors que vous serez sur la route.

Réponse emails

Une autre chose que vous pouvez faire lorsque vous n’avez pas accès à Internet est d’enregistre des e-mails de réponse. Même si cela peut sembler contre-intuitif, il fonctionne réellement bien. Microsoft Outlook met en cache les boîtes aux lettres Exchange Server dans un fichier. OST. Cela signifie qu’Outlook peut afficher vos e-mails, contacts, tâches, calendrier et, même s’il ne peut pas se connecter à Exchange. Cette mise en cache permet de répondre aux e-mails, même sans connexion Internet. Bien entendu, vos réponses ne sont pas réellement envoyées jusqu’à ce qu’une connexion au serveur de messagerie soit établie.

Montez une réunion impromptue

Si vous êtes au bureau et le service Internet n’est plus disponible, une façon de rester productifs est de monter une réunion impromptue de l’équipe. La panne peut vous donner le temps de réfléchir, rattraper le retard sur le statut des différents projets, et de discuter des questions qui pourraient normalement avoir été négligées.

Mettez à jour vos lectures

Parfois, la non-disponibilité du service Internet peut être une bénédiction. Le manque de connectivité vous offre la possibilité de faire des choses que vous pourriez négliger. C’est l’occasion de lire un livre pour une veille technologie, une formation technique ou tout simplement pour votre culture générale.

Mettre en pause votre cerveau

Enfin, l’idée de prendre une pause semble probablement vraiment non productive, d’autant plus que cet article est tout le contraire en suggérant de rester productif en l’absence de connexion Interne. Mais quel meilleur moment pour faire une pause que lors d’une panne ?

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