Hoang-Quang Dao

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Les excuses que n’aiment pas les Managers

Posted by hoangquangdao sur 26 septembre 2012

Introduction

Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles un projet ne se déroule pas bien ou peut même échouer. Quand le manager veut savoir pourquoi, il y a tout un monde entre une excuse ou fournir un motif légitime. En vérité, la plupart des excuses ne peut que rendre le manager encore plus inquiet au risque de vous blâmer.

Voici quelques excuses communes pour vous aider à résoudre des problèmes avant que le projet soit mis en péril.

Je n’ai pas compris la demande

Tous les managers n’ont pas tous une grande compétence de communication. Et oui, avoir un manager qui n’explique pas bien ce qui doit être fait, cela rend le travail difficile. Dans le même temps, utiliser l’incapacité du manager à expliquer les choses comme une excuse pour ne pas avoir fait ce qu’il faut ne tient pas debout.  Si une demande n’a pas de sens, il est de votre responsabilité de trouver ce qui est réellement demandé.  Et si vous vous trouvez dans cette situation plus d’une fois, c’est un signe que vous devez être très prudent lorsque vous travaillez avec cette personne en particulier pour obtenir des choses bien comprises.

Le délai est impossible à tenir

Nous connaissons tous cette situation : un manager vous attribue une tâche avec une date limite trop courte. Vous dites au manager que le délai ne peut être tenu sans pour autant vous inquiéter en vous disant que lorsque le délai sera dépassé vous n’aurez qu’à dire: «Mais je vous avais dit la date limite était impossible à tenir ! » ce qui ne décolèrera par votre manager. Le problème est que dire simplement que le délai n’est pas possible à tenir n’est pas assez pertinent.

Dès que le manager vous dit de faire quelque chose et vous acceptez passivement de le faire malgré la date limite ridicule, c’est alors le fait de votre responsabilité d’y répondre. Votre meilleure défense consiste à négocier un meilleur délai, et pour ce faire, vous avez besoin d’un planning de projet.  Le fait est que vous devez toujours être en mesure de dresser un portrait de ce que le projet entraînera, dans les grands traits et il est assez facile d’assigner des estimations approximatives du temps pour passer que chaque étape.  Si vous montrez à votre manager que même de façon optimiste et avec la plus rigoureuse gestion du planning du projet, l’omission d’un million de petits détails montre qu’il prendra trois mois à mener le projet au lieu des trois semaines exigées. Il sera alors de la responsabilité du manager de traiter de la question du délai et plus du vôtre.  Vous avez transformé un adversaire en un allié.

Une ressource précieuse n’était pas disponible

Une bonne partie du travail d’un manager est de faire en sorte que l’équipe dispose de ressources suffisantes sous forme de temps, d’argent, et d’équipement.  S’il vous manque une ressource critique, votre gestionnaire a besoin de le savoir immédiatement – pas quand le projet est en retard – de sorte qu’il ou elle peut résoudre le problème immédiatement.  Lorsque vous alertez votre manager à l’avance, ce n’est pas une excuse – il demande de l’aide pour résoudre un problème.  Lorsque vous alertez votre manager, après coup, c’est trop tard, cela devient  une excuse et l’échec est sur vous.

Les exigences sont contradictoires

Nous savons tous que les demandes changent en permanence.  Cela étant dit, il est vraiment mauvais d’utiliser cela comme une excuse d’échec. C’est à vous d’étouffer ces demandes de changement dans l’œuf à mesure qu’elles surviennent. Avec chaque nouvelle exigence, vous devez voir comment elle va influencer les délais et le succès en définissant les conditions de déplacement des jalons si ses exigences de changement le permettent. Si vous autorisez ses nouvelles exigences qui seront ajoutées sans modifier les délais, vous en avez effectivement fait votre responsabilité de répondre aux nouveaux objectifs et alors plus d’excuses.

J’ai des problèmes personnels

Nous avons tous des problèmes personnels de temps à autre.  Mais si vos problèmes personnels ont une incidence sur votre travail et la réussite de vos projets, vous devez soit les traiter ou obtenir de l’aide dans votre travail.  Si les choses sont devenues au point où votre manager vous demande, « Qu’est-ce qui se passe ? », il est alors trop tard. Vos explications sur le retard dans votre travail vont juste rendre votre manager encore plus inquiet. Mais si vous expliquez que vous rencontrez quelques problèmes personnels dès qu’ils ont une incidence sur votre travail, votre patron sera en mesure de faire les ajustements nécessaires.  La plupart des managers vont alors déplacer des ressources ou modifier leurs attentes plutôt que d’essayer de forcer quelqu’un qui a un problème d’être à 100 pour 100.

Je n’ai pas assez de temps

Il y a toujours assez de temps pour faire les choses, avec de l’argent, de la motivation, ou des ressources.  S’il y a trop de choses à faire, vous devez vous débarrasser de certaines d’entre elles ou dire à votre manager que vous êtes dépassés.  Si vous n’obtenez pas de changement, il est alors le gestionnaire de votre problème, ce n’est alors plus le vôtre si les délais ne peuvent être satisfaits.  Mais comme tant d’autres situations énumérées ici, il est de votre responsabilité de faire comprendre qu’il y a un problème dès que vous le pouvez, afin que des ajustements soient faits.

Je ne sais pas ce qui s’est passé

Certains projets peuvent tomber dans une ornière sans jamais en sortir, lorsque personne dans un projet ne peut signaler et dire ce qui a foiré. Tout de même, quand un projet est hors des rails, tout le monde est généralement au courant du problème, même si on ne sait pas pourquoi. Ce genre de situation peut être embarrassant.  Après tout, comment peut-on savoir que le projet a un problème, sans savoir pourquoi ?  Trop souvent, nous pensons que si on continue à le repousser, peut-être que le problème mystère va disparaître et le projet va se remettre sur la bonne voie.  Mais cela ne fonctionne jamais de cette façon.  Si un projet déraille, vous devez le faire savoir, même si vous ne savez pas exactement pourquoi, afin qu’ils puissent ajuster leurs attentes.

J’ai été victime de blocages

Les lieux de travail sont remplis de gens qui sont différents, parfois avec des buts contradictoires. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de l’équipe d’assurance qualité pour tester votre application, mais l’équipe du projet a une autre priorité, de sorte que votre application ne passe les tests que longtemps après si bien que votre délai n’est pas respecté.  Ces genres de blocages de travail se produisent tout le temps.  Si vous ne pouvez pas débloquer la situation par vous-même, déterminer la quantité de retard que vous allez subir et quelles sont vos options et les présenter à votre manager.  Armé de cette information, votre manager sera en mesure de prendre une décision à partir de là ou peut-être obtenir une modification des priorités.

Le seul exemplaire de l’ouvrage a été détruit

Si votre travail est stocké sur un ordinateur, vous n’avez aucune raison de n’avoir qu’une seule copie de celui-ci.  Non seulement vous devrez faire des sauvegardes régulières, mais elles doivent être sur différents appareils dans des endroits différents. Copier les fichiers locaux sur le serveur du réseau ce qui permet au service informatique de gérer les sauvegardes.  Avec l’excuse de n’avoir pas sauvegarde, votre manager ne vous fera plus jamais confiance du tout.  Sauvegardez votre travail et vous n’aurez jamais à dire à votre manager que la clé USB qui contenait votre projet est morte.

Le chien a mangé mon devoir

Parfois, des événements inexplicables se produisent et vous empêchent de faire avancer votre travail.  Ces choses se produisent. Votre manager ne veut pas savoir que votre projet est en retard ou ne sera pas réalisé de manière satisfaisante en raison de ces types d’évènements aléatoires. Mais parfois, il n’y a tout simplement rien à faire contre ça, en particulier quand il arrive au pire moment possible.  Il suffit d’assumer sans rien inventer dans ce cas.

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