Hoang-Quang Dao

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Rechercher et organiser une vidéo conférence

Posted by hoangquangdao sur 26 octobre 2017

Introduction

Lorsque vous créez une demande de réunion, il est naturel et pratique d’inclure l’emplacement de la réunion ou de l’événement. Vous pouvez utiliser le carnet d’adresses pour rechercher une salle de conférence et organiser une vidéo conférence.

Créer une réunion/conférence

1- Dans le menu Calendrier, pointez sur Nouvelle réunion

2- Dans la zone Objet, tapez la description de la réunion ou de l’événement

3- Pour ouvrir le carnet d’adresses pour voir les salles sont disponibles, en regard de la zone emplacement, cliquez sur salles

Si le bouton Salles n’apparaît pas, il est possible que vous ayez :

  • ouvert un rendez-vous au lieu d’une demande de réunion ;
  • le bouton Salles n’apparaît pas tant que vous n’ajoutez pas au moins une autre personne. Cette opération convertit le rendez-vous en une demande de réunion

4- Complétez la demande de réunion, puis envoyez-la

L’Assistant Planification affiche une grille de disponibilité qui indique la disponibilité des participants. Une ligne verticale verte représente le début de la réunion. Une ligne verticale rouge représente la fin de la réunion.

Le volet Heures suggérées permet de déterminer le meilleur horaire pour organiser votre réunion, c’est-à-dire celui où le plus de participants sont disponibles. Le meilleur horaire pour la réunion apparaît en haut du volet. Pour sélectionner l’un des horaires suggérés, cliquez sur la suggestion dans le volet Heures suggérées. Vous pouvez aussi sélectionner un horaire manuellement dans la grille de disponibilité.

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