Hoang-Quang Dao

Donner une énergie plus positive : vouloir proposer, partager, créer du lien… mon blog.

Archive for the ‘Office’ Category

Les outils Microsoft Office

Conseils pour le tri des messages électroniques Outlook

Posted by hoangquangdao sur 3 janvier 2011

Introduction

Outlook télécharge la plupart des e-mails dans la boîte de réception, qui peut se remplir rapidement. Trouver ce dont on a besoin quand on en a besoin peut devenir une corvée frustrante, mais avec un peu de technique de tri facile, même les boîtes aux lettres de réception les plus remplies peuvent être apprivoisées.

Conseils

Cliquer pour trier

Vous êtes probablement familier avec le comportement de tri en cliquant sur un en-tête-dans Outlook. Avec la boîte de réception (ou tout autre dossier mail) ouvert, il suffit de cliquer sur un en-tête de colonne (De, À, Objet, Reçu, et ainsi de suite) pour trier les données dans cette colonne. Cliquer une seconde fois pour basculer entre l’ordre croissant ou décroissant. C’est une grande fonctionnalité, mais elle ne s’arrête pas là.

Le tri par multiple en-tête en cliquant tout d’abord sur un en-tête d’une colonne et ensuite, maintenir la touche [Maj] et cliquer sur un autre en-tête de colonne. Si nécessaire, cliquer une deuxième fois pour changer l’ordre de tri (tout en maintenant la touche [Maj]). On peut continuer à ajouter jusqu’à quatre colonnes de tri.

L’image ci-dessous illustre un tri par champ multiple où le premier tri est sur la colonne De et le tri secondaire sur la colonne Reçu. Les triangles à droite de chaque titre de champ indiquent le type de tri. (Un triangle vers le haut indique un tri croissant)

TRI01

Ces messages sont triés par la colonne De, puis la colonne Reçu.

Trier par compte de messagerie

Ce n’est pas commun, mais parfois plu d’une personne partage la boîte de réception Outlook. (Ce n’est pas nécessaire si on créé des profils pour les utilisateurs multiples sur la même machine) Cette situation peut rapidement générer du désordre. Si cela est néanmoins une fatalité, il faut ajouter le champ compte E-mail et trier par ce champ.

Pour ajouter le champ compte E-Mail comme suit :

1. Faire un clic droit sur la zone de l’en-tête.

2. Choisir Paramètres d’affichage.

TRI02

3. Cliquer sur Colonnes.

TRI03

4. Dans les colonnes disponibles, sélectionner dans la liste déroulante Tous les champs Message.

TRI04

5. Dans la liste des colonnes disponibles, sélectionner Compte de messagerie.

6. Cliquer sur Ajouter, puis cliquer sur OK.

Maintenant, il est possible de trier les messages en utilisant le champ compte de messagerie.

Trier par des critères à l’aide des dossiers de recherche

Par exemple, supposons qu’on décide de stocker les messages des différents services dans des dossiers spécifiques correspondants, mais un projet sur lequel on travaille concerne plusieurs services. Les messages seront-ils alors classés par expéditeur ou par projet ? Grâce aux dossiers de recherche, on peut faire les deux (en quelque sorte). La solution est de créer un dossier de recherche et afficher tous les messages qui correspondent à des critères personnalisés.

Pour créer un dossier de recherche, il faut procéder comme suit :

1. Faire un clic droit sur Dossiers de recherche dans le volet de navigation et choisissez Nouveau dossier de recherche.

TRI05

2. Dans la boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche, cliquer sur Créer un dossier de recherche personnalisé dans la section Custom.

3. Cliquer sur Choisir.

TRI06

4. Dans la boîte de dialogue Dossier de recherche personnalisé, entrer un nom pour le dossier personnalisé et cliquer sur Critères.

5. Utilisez l’onglet Messages pour préciser le contenu. On peut élargir ou restreindre la recherche en utilisant autant de critères que l’on veut.

6. Cliquer sur OK trois fois pour créer le dossier de recherche. Outlook effectuera immédiatement un recherche des messages qui correspondent aux critères spécifiés.

TRI07

Les dossiers de recherche sont mis à jour en permanence. Une fois que le dossier est créé, il ajoute toujours à la liste des messages à jour.

Trier par des drapeaux

Les drapeaux sont un moyen facile de marquer un e-mail rapidement pour le mettre en évidence et le retrouver plus facilement par la suite, c’est-à-dire ajouter des drapeaux à des messages entrants et sortants qu’on s souhaite consulter plus tard. Il suffit de cliquer sur le drapeau (vers la droite). La couleur du pavillon rouge par défaut, mais vous pouvez affecter plusieurs couleurs à des catégories personnalisées en plus.

TRI08

Pour afficher tous vos messages avec indicateur, cliquer simplement sur l’en-tête de colonne du pavillon.

Supprimer !

Enfin, la dernière technique de tri, lorsque les tris eux-mêmes ne sont plus suffisants pour faciliter l’utilisation des courriers électroniques c’est encore d’essayer de réduire le nombre de messages dans la boîte de réception et autres dossiers personnalisés. De façon régulière il faut passer quelques minutes à la suppression des messages dont on n’a plus besoin. Après tout, les montagnes de messages peuvent dissuader même les meilleures pratiquants de tri.

 

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Créer des liens hypertexte dans Excel

Posted by hoangquangdao sur 23 décembre 2010

Introduction

Il y a plusieurs façons d’ajouter un lien hypertexte dans une feuille Excel. Cet article vous présente la manière traditionnelle et un raccourci facile.

Méthode de l’option hyperlien

La méthode traditionnelle requiert une plage nommée. Il faut tout d’abord attribuer un nom à la région de la feuille vers laquelle le lien redirigera Ensuite, il suffit de créer un lien hypertexte vers ce nom.

Dans ce premier exemple, nous allons insérer un lien hypertexte dans une feuille nommée TDM pour Table des matières. Le lien hypertexte redirigera vers une feuille nommée Données qui est une liste de contacts. Il suffit donc de créer deux feuilles.

LIEN01

Pour commencer, il faut ajouter une plage nommée (dans une cellule) à la feuille de Données comme suit :

1. Sélectionner la cellule B1 sur la feuille de Données. Cette cellule contient un titre pour la feuille.

2. Sélectionner la zone Nom (à gauche de la barre de formule).

3. Saisir le nom à attribuer à la cellule et valider. Dans l’exemple, attribuer le nom data à la cellule B1 sur la feuille de Données.

LIEN02

La création du nom était assez facile. Maintenant, pour créer un lien hypertexte vers des Données (la cellule nommée) il faut procéder ce qui suit :

1. Sélectionner la cellule où on souhaite insérer le lien hypertexte. Dans ce cas, c’est la cellule B3 sur la feuille de TDM (ci-dessus).

2. Dans Excel 2003, choisir un lien hypertexte dans le menu Insertion. Ou, un clic droit sur la cellule et choisir un lien hypertexte. Dans Excel 2007 et 2010, cliquez sur un lien hypertexte dans le groupe Liens dans le menu Insertion.

LIEN03

3. Cliquer sur la Emplacement dans ce document dans la zone à gauche, lier à.

4. Sélectionner la plage nommée dans la zone Ou sélectionner un emplacement dans ce document et valider.

LIEN04

Le résultat obtenu est un lien hypertexte qui redirige vers la cellule B1 sur la feuille de Données. Le lien hypertexte utilise le texte dans la cellule nommée.

Méthode du glisser-déposer

Il y a une autre façon qui pourra sembler plus facile. C’est la technique du glisser-déposer, il faut juste veiller à ce que les onglets des feuilles soient tous visibles pour que cette technique fonctionne. En outre, elle ne fonctionnera pas avec un nouveau fichier non enregistré préalablement alors il ne faut pas oublier d’enregistrer une première fois le fichier. (Cette technique ne nécessite pas une plage nommée.)

Pour créer le même lien hypertexte en utilisant le glisser-déposer, il faut procéder comme suit :

1. Sélectionner la cellule où on souhaite créer un lien (B1 sur la feuille de produits).

2. Passer la souris sur l’une des frontières de la cellule sélectionnée jusqu’à ce que le pointeur de la Croix à quatre flèches apparaisse.

3. Faire un clic droit sur la frontière (le clic gauche standard ne fonctionnera pas) et le pointeur de souris régulière remplacer le verso flèche à quatre.

4. Maintenir enfoncée la touche [Alt] en même temps que de glisser la souris à l’onglet approprié, dans le cas de l’exmple c’est la feuille TDM (table des matières).

5. Relâcher la touche [Alt] et sélectionnez la cellule où on souhaite placer le lien et relâcher la souris (dans la case B5).

6. Sélectionner Créer un lien hypertexte dans le menu contextuel qui en résulte.

LIEN05

Cela peut prendre nécessiter plusieurs tentatives avant de maîtriser la technique du glisser déposer. Fondamentalement, il ne s’agit que d’un glisser d’une cellule d’une feuille à une autre.

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Lien hypertexte dans un document Office

Posted by hoangquangdao sur 22 décembre 2010

Cacher un lien hypertexte dans PowerPoint.

Les applications de la suite Microsoft Office, détectent automatiquement les liens hypertexte et change leur style en les soulignant par défaut. Dans une présentation PowerPoint cela peut-être un peu perturbant pour ne pas dire distrayant pour le public. Cet article décrit comment « cacher » ce lien hypertexte dans PowerPoint.

1. Entrer le texte du lien hypertexte sans en faire un lien hypertexte pour l’instant.

2. Cliquer sur le bouton Rectangle dans la barre d’outils Dessin et créer la forme automatique qui couvre le texte.

LINK01

3. Sélectionner la nouvelle forme automatique et cliquer sur Insérer un lien hypertexte.

4. Entrer l’adresse du lien hypertexte dans la boîte de dialogue et cliquer sur OK.

5. Cliquer sur le bouton droit sur la forme automatique et définir des propriétés de couleur de remplissage à Aucun remplissage et de couleur trait sur Aucun trait. Dans Office 2003, cette technique fonctionne très bien, dans Office 2007 il faut modifier les options de transparence de 0% à 100%.

6. Cliquer sur OK.

LINK02

Maintenant il y a un objet « invisible » planant au-dessus du texte. Lorsqu’on clique sur le texte pour activer le lien, on est en train de cliquer sur l’objet rectangle « invisible », et non pas le texte.

Ajouter un lien s’ouvrant dans une nouvelle fenêtre dans un document Word.

Les liens hypertexte permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement à une page Web sans quitter leur document Word, mais on peut encore améliorer le fonctionnement du lien pour que la page s’ouvre dans une nouvelle fenêtre en dehors de Word. Voici comment faire :

1. Cliquer à l’endroit où on souhaite insérer le lien hypertexte dans le document.

2. Tapez le code suivant:

HYPERLINK http://www.inergie.com \n \o « Cette page Web s’ouvre dans une nouvelle fenêtre. »

3. Sélectionner le code de champ.

4. Appuyer sur CTRL + F9.

5. Cliquer dans le code.

6. Appuyez sur F9.

En appuyant sur F9, cela va convertir le code en un lien hypertexte réelle à l’adresse Web. Lorsque l’utilisateur passe la souris dessus, le lien hypertexte est affiché dans le document avec une info-bulle, comme indiqué ci-dessous :

LINK03

Pour tout savoir sur la fonction champ HYPERLINK, la documentation Microsoft.

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Convertir les fichiers Office 2007 vers un format lisible par 2003

Posted by hoangquangdao sur 20 décembre 2010

L’adoption de Microsoft Office 2007 devient de plus en plus répandue, il y a une plus grande probabilité de recevoir un document enregistré dans le format Office 2007 ou 2010. En cas d’absence de la version Office 2007 sur l’ordinateur, pour ouvrir des fichiers, il existe un pack de compatibilité Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word, Excel et PowerPoint 2007 qui permet aux utilisateurs d’applications Microsoft Office 2003 d’ouvrir et de modifier des documents Office 2007.

La dernière version du compatibilité Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word, Excel et PowerPoint 2007 peut être téléchargé gratuitement à partir de Microsoft.

 

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Affichage de nom de fichier d’un document uniquement sur la dernière page

Posted by hoangquangdao sur 17 décembre 2010

Introduction

Dans certaines entreprises, la procédure qualité d’élaboration de documents exige d’afficher le nom de fichier du document dans un en-tête ou pied de page. S’il est assez facile de le faire, il est moins évident d’afficher le nom d’un document uniquement sur la dernière page. Heureusement, cette tâche est facilement réalisée en utilisant des champs Word.

Méthode

Les champs nécessaire sont {PAGE} et {NUMPAGES} qui sont probablement déjà familiers de tous. Mais au lieu de les laisser tel quel dans le document de la manière habituelle dans la mise en forme du format de numérotation des pages par exemple, il faut en plus intégrer une expression qui comparera le résultat de ces deux champs afin de déterminer si la page en cours est aussi la dernière page. Pour insérer cette expression dans un en-tête du bas de page.

1. Cliquer sur l’onglet Insertion, puis cliquer sur en-tête ou pied de page dans le groupe En-tête et pied de page du ruban (dans Word 2007/2010). Dans Word 2003, sélectionner En-tête et pied de page dans le menu Affichage.

2. Choisir le modèle désiré.

3. Dans le mode édition de l’En-tête ou du Pied de page, cliquer sur l’onglet Insertion et cliquez sur QuickPart dans le groupe Texte du ruban et choisir champ (dans Word 2007/2010). Dans Word 2003, cliquez sur Champ dans le menu Insertion. (Ou, cliquer sur Insérer un numéro de page sur la barre d’outils En-tête et pied de page)

PIEDPAGE01

4. Dans la liste Noms de champs, choisir la Page et cliquer sur OK. Word affiche alors le numéro de page soit de façon littérale ou le nom du champ {PAGE}.

PIEDPAGE02

5. Après le champ de Page, entrer un espace, un signe égal, et un autre espace.

6. Répéter les étapes 3 et 4, pour insérer le champ NumPage.

7. Répéter les étapes 3 et 4, pour insérer le champ FileName.

8. Enfin dans la zone d’édition du Pied de page, il faut compléter entre ces champs la formule de comparaison comme ceci : IF {PAGE} = {NUMPAGE} {FILENAME}

Ce qui donne en forme littérale :

PIEDPAGE04

Ou en forme de nom de champ :

PIEDPAGE03

9. Sélectionner l’ensemble de l’expression et appuyez sur [Ctrl] + [F9] pour créer un champ personnalisé.

PIEDPAGE05

10. Appuyer sur [F9] pour calculer le champ personnalisé.

Si le curseur de la souris est sur dernière page, le champ affiche le nom du document. Sinon il ne s’affiche rien sur le Pied de page en cours.

PIEDPAGE07

PIEDPAGE06

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La presentation PowerPoint

Posted by hoangquangdao sur 16 décembre 2010

Introduction

Rien de pire que de subir pendant une heure une présentation PowerPoint mal construite, impossible de suivre ou encore foisonnant d’animations qui distraient plus qu’elles ne captent l’attention. Cet article présente des petits conseils sur l’utilisation de PowerPoint, un logiciel souvent mal maîtrisé.

Construire une présentation PowerPoint

Choisir un modèle sobre à appliquer sur toute la présentation

Honnêtement, il est encore impensable que gens arrivent encore à faire cela, mais on voit régulièrement des présentations avec un assortiment de polices de caractères, de tailles et de styles différents sur chaque diapositive. PowerPoint aide pourtant à sortir de cette façon de faire, il est facile d’appliquer un style cohérent.

Dans PowerPoint 2007 ou 2010, par exemple, cliquer sur l’onglet Création et choisir l’un des thèmes. Il faut garder à l’esprit de la simplicité tout en s’assurant quelques bases, que le texte est lisible par rapport au fond par exemple. Ce n’est pas parce qu’un modèle de thème existe qu’il faut forcément l’utiliser.

Moins et mieux

Il ne faut pas se sentir obliger de verser le discours entier dans les diapositives. En règle générale, chaque diapositive devrait lister trois à cinq points principaux sous forme de titre. Et c’est pendant la présentation dans la salle qu’il faut développer ces points oralement. Les diapositives sont là pour améliorer la présentation d’ensemble, pas pour remplacer l’orateur. Si cela prend plus de quelques secondes pour traiter le texte sur une diapositive donnée, c’est déjà trop, le public passera son temps à lire au lieu de prêter attention à ce qui est dit, et probablement finir par mal faire ces deux choses.

Tester la présentation

Il faut relire et tester le fond de la présentation. Par exemple lorsqu’il y a  des liens de vidéos ou vers du contenu sur Internet ou un partage réseau, il faut s’assurer que ces liens fonctionneront dans la salle de conférence avant d’essayer de les présenter à une douzaine de personnes. Combien de fois observe-t-on des présentateurs incapables de lancer un lien externe sur leur ordinateur ou qui ont lié à une version obsolète du document qu’ils voulaient montrer.

Testez le matériel de présentation

Sur le même principe que le test du fond, il faut tester la forme de la présentation et s’assurer des points technique, à savoir comment connecter l’ordinateur au projecteur et comment ce dernier fonctionne (mise à point, résolution..). En règle générale, il faut juste s’assurer que le portable est bien configuré, puis connecter le câble VGA entre les appareils. Sous Vista, on a juste à appuyer sur la touche Windows+X pour ouvrir le Centre de mobilité Windows et choisir le mode d’affichage.  Sous Windows 7, c’est encore plus facile : il faut appuyer sur la touche Windows+P pour ouvrir les paramètres de projection directement.

 

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Changer l’orientation d’une diapositive dans PowerPoint

Posted by hoangquangdao sur 15 décembre 2010

Introduction

L’utilisation de l’orientation portrait ou paysage dans les documents Word et Excel est une pratique assez connu. Ce que la plupart des gens ignorent peut-être, c’est qu’on peut appliquer les mêmes orientations pour la création des diapositives PowerPoint. Comme pour les pages dans un document ou un rapport, on peut modifier le paramètre d’orientation d’une diapositive.

Dans une même présentation PowerPoint, contrairement à Word, on ne peut avoir qu’une seule mise en page.

Par défaut, les diapositives sont en orientation paysage. Attention aux résultats, après avoir changé l’orientation de paysage à portrait.

Méthode

Pour définir l’orientation des diapositives dans PowerPoint 2003

1. Dans le menu Fichier, choisissez Mise en page.

2. Dans la boîte de dialogue Mise en page résultant, choisir Portrait ou Paysage dans la section cible qui convient,  la/les diapositive(s), le document ou tout un plan.

Pour définir l’orientation des diapositives dans PowerPoint 2007/2010

1. Cliquer sur l’onglet Création du ruban.

2. Cliquer sur le menu déroulant Orientation des diapositives dans le groupe Mise en page et choisissez une option d’orientation.

SLIDE02

PowerPoint 2010

En changeant l’orientation d’une diapositive, il faut s’assurer que le rendu soit bien en accord avec ce qu’il est attendu. Il faut donc veiller à tester le diaporama sur les différents environnements et pas seulement sur son propre système d’affichage, car l’affichage avec une résolution différente peut provoquer un écrasement et d’autres surprises.

 Astuce pour définir l’orientation d’une diapositive

Voici néanmoins deux solutions permettant de mixer les mises en page Portrait et Paysage. Il s’agit en fait de solutions permettant d’afficher un diaporama composé de plusieurs présentations. Cette technique sert aussi, par exemple, à découper un fichier trop lourd en plusieurs morceaux.

Pour définir l’orientation d’une diapositive dans PowerPoint 2003/2007/2010

  • Menu Insertion, Objet dans 2003 et sous l’onglet Insertion, le groupe Texte, cliquez sur le bouton Objet dans 2007/2010
  • Sous l’onglet Insertion, le groupe Texte, cliquez sur le bouton Objet.
  • Cochez ensuite  l’option A partir d’un fichier. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier. Si le fichier est de taille importante, il vaut mieux le lier. Dans ce cas, cochez l’option Liaison. Le fichier sera lié et non incorporé. Si, au contraire, le fichier n’est pas trop important, par exemple dans le cas d’une présentation d’une ou de quelques diapositives orientées différemment, ce que PowerPoint n’autorise pas, vous pouvez laisser le fichier incorporé. Cliquez sur OK.

Avec cette solution, vous obtiendrez une image représentant la première diapositive de la présentation. Cette image peut être réduite ou agrandie à votre goût.

Durant la projection du diaporama, il suffira de cliquer dessus pour afficher en pleine page la présentation en question. Lorsque vous serez arrivé à la fin de cette sous-présentation, elle se fermera automatiquement pour revenir sur la présentation active, là où vous vous étiez arrêté.

Si vous préférez obtenir une icône plutôt qu’une miniature de la première page de la présentation, cochez l’option Insérer sous forme d’icône dans la boîte de dialogue Insérer un objet. Vous pouvez ensuite, si vous le souhaitez, choisir votre propre icône et votre propre légende avec le bouton Changer d’icône. Si l’objet est déjà inséré, cliquez du bouton droit dessus, pointez sur la commande Objet Présentation et choisissez Convertir.

Si vous ne souhaitez pas afficher de miniature (ou d’icône), déplacez-la en dehors de la diapositive. Dans ce cas, dans le volet Personnaliser l’animation, choisissez l’effet Afficher sous la rubrique Actions de l’objet de la liste déroulante Ajouter un effet et utilisez un objet déclencheur pour l’activer.

Autre astuce par lien hypertexte

Vous pouvez utiliser un lien hypertexte avec les fonctions Action ou Lien hypertexte : ce lien devra être affecté à un objet quelconque, image, texte… Vous pourrez dans un cas comme dans l’autre sélectionner le point de départ, ou choisir un diaporama personnalisé, contrairement à l’insertion directe de l’objet. Mais à chaque lancement du lien, PowerPoint affichera un message relatif à la sécurité.

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Mettre en place un message automatique d’absence dans Outlook

Posted by hoangquangdao sur 14 décembre 2010

Introduction

C’est l’époque de l’année ! Qu’il s’agisse de fêter ou tout simplement de se reposer, de nombreuses personnes prennent des  vacances à la fin de l’année. Ce qui signifie également un court répit, de suivi du courrier électronique! Pour les chanceux qui réussiraient à se retrouver loin de leur messagerie électronique plus d’une journée ou deux, la moindre des choses serait alors de tenir les gens informer qu’ils n’auront pas de réponse à leurs e-mails, en les remerciant de leur e-mail.

Il faut en effet garder de bons contacts pour de bonnes affaires. Avant le départ, il faut donc mettre en place une réponse automatique dans Outlook, comme décrit cet article.

Créer une réponse automatique d’absence

Créer votre modèle personnalisé de réponse automatique d’absence

1. Commencer par écrire un Nouveau Message

Saisir l’objet du message :« réponse automatique d’absence de bureau »

Saisir le message :

« Merci pour votre message. Je suis actuellement absent du bureau, [sans accès] [avec un accès limité] à ma messagerie.

Je serai de retour le [jour, la date].

Si vous avez besoin d’aide avant cette date, vous pouvez me joindre au [numéro de téléphone].

Pour les questions urgentes, vous pouvez contacter [nom] à [adresse e-mail] ou [numéro de téléphone].

[Signature] »

2. Sélectionner Enregistrer Sous dans le menu Fichier. (Dans Outlook 2007, cliquez sur le bouton Office. Dans Outlook 2010, cliquez sur l’onglet Fichier.)

3. Sélectionner le type Modèle Outlook dans la liste déroulante Type d’Enregistrer Sous

4. Cliquer sur Enregistrer.

OUTLOOK01

Créer un modèle Outlook

Créer la règle de réponse automatique d’absence

5. Dans le menu Outils, choisissez Règles et alertes. (Dans Outlook 2010, cliquez sur l’onglet Accueil et cliquez sur Règles du groupe Déplacer du bandeau. Ensuite, cliquez sur Gérer les règles et alertes)

OUTLOOK02

Créer un règle Outlook

6. Cliquer sur Nouveau et puis cliquez sur la règle à partir d’une règle vide.

ABSENCE04

7. Choisir l’option de vérification sur Vérifiez les messages lors de l’Arrivée, puis cliquez sur Suivant.

8. Choisir de Vérifier lorsque mon nom est dans la zone À ou CC, puis cliquez sur Suivant. Décocher toute les options conditionnelles ce qui permettra à Outlook de répondre à tous les messages entrants.

ABSENCE05

9. Choisir de Répondre utilisant un modèle spécifique dans la section Sélectionnez Actions.

10. Cliquer sur un modèle spécifique dans la section Modifier la Description de la règle.

11. Sélectionner Modèles de l’utilisateur dans le fichier système dans la zone Rechercher.

12. Sélectionner le modèle créé précédemment et cliquer sur Ouvrir, puis cliquez sur Suivant.

ABSENCE06

13. On peut sélectionner des Exceptions. Dans le cas d’un message d’absence c’est inutile.

14. Donner un nom au filtre de cette règle, cliquer sur Terminer, puis sur OK.

ABSENCE07

Il y a beaucoup d’étapes, mais un peu de travail maintenant peut faire économiser du temps à expliquer au retour pourquoi il n’y a pas eu de réponse pendant l’absence.

Des modèles Microsoft sont téléchargeables sur le site officiel en suivant ce lien modèle.

Gestion de réponse automatique par Outlook 2010 & 2007

Il y a plus simple et rapide par la fonctionnalité de gestion des messages automatiques d’Outlook (2007/2010).

1. Cliquer sur l’onglet Fichier dans 2010 ou le logo Windows dans 2007.

2. Aller dans la gestion de « Réponses automatiques »

3. Remplir les différentes informations :

  • envoyer une réponse automatique à partir de maintenant ou pendant un laps de temps défini
  • personnaliser le/les message(s) selon les expéditeurs
  • et bien plus en ajoutant d’autres règles

ABSENCE08

Gestion de réponse automatique par Outlook 2013

1. Cliquer sur l’onglet Fichier du bandeau Outlook 2013

Fichier Outlook 2013

Onglet Fichier 2013

2. Dans le menu de l’onglet Fichier, aller dans « Informations » et choisir à droite la gestion de « Réponses automatiques »

Informations Absence 2013

Informations Gestion absence

Remarque Si cette option ne s’affiche pas, cela signifie que vous n’utilisez pas un compte Exchange. Reportez-vous à la section précédente avec le configuration d’une règle.

3. Remplir les différentes informations :

  • envoyer une réponse automatique à partir de maintenant ou pendant un laps de temps défini
  • personnaliser le/les message(s) selon les expéditeurs
  • et bien plus en ajoutant d’autres règles

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Ajouter un filigrane à un document Word

Posted by hoangquangdao sur 2 décembre 2010

Introduction

Un filigrane est une image ou un texte qui apparaît derrière le contenu d’un document. Il
s’agit habituellement d’un gris clair ou autre couleur neutre afin de ne pas trop
distraire la lecture. Habituellement, un filigrane identifie une entreprise ou un état du document. Par exemple, un filigrane peut dire confidentielle, urgent, ou afficher un graphique symbolique. L’ajout d’un filigrane à un document Word est un processus simple.

Procédure

1. Ouvrez Microsoft Word 2007-2010. Dans l’onglet Mise en Page, cliquez sur le logo « Filigrane »
Vous pouvez ajouter un filigrane à votre document à tout moment, qu’il s’agisse d’un nouveau document, d’un document terminé ou d’un document en cours de rédaction.Click the Page Layout tab.

FILIGRANE01

Mise en page, Filigrane

2. Un menu déroulant affiche alors les filigranes les plus utilisés. Vous pouvez sélectionner le
filigrane qui vous intéresse, le personnaliser et même en créer un nouveau. En cliquant sur Filigrane personnalisé…, vous pouvez choisir le texte, la police, la taille, la couleur et le positionnement voulus. Lorsque vous avez défini vos paramètres, cliquez sur Appliquer pour les activer.Choose a watermark from the gallery.

FILIGRANE02

Filigrane imprimé

3. Remarque : les filigranes sont destinés aux documents imprimés et ne sont donc visibles qu’en
mode d’affichage « Page« .
Pour une visualisation en ligne, vous pouvez, par exemple, appliquer un arrière-plan. Pour cela, cliquez sur Couleur de Pages, puis cliquez sur une couleur ou sur « Motifs et textures« .

FILIGRANE03

Texture

4. Avec Microsoft Word 2010, vous pouvez également utiliser des images comme filigranes. Pour cela, dans la boîte de dialogue « Filigrane imprimé« , cliquez sur « Image
en filigrane
« , puis sur « Sélectionner Image« . Recherchez l’image souhaitée, puis cliquez sur « Insérer« .

Vous pouvez sélectionner des options supplémentaires telles que « Échelle » pour modifier la taille de l’image. Par défaut, Word applique un aspect « Estompé » aux images pour qu’elles soient plus claires que le texte. Si votre image est bien contrastée par rapport au texte et que vous n’avez pas besoin de l’estomper, il est inutile d’appliquer ce paramètre. Une fois les réglages effectués, cliquez sur « Appliquer« .

Conseil : si votre document contient beaucoup de texte, une image peu détaillée est préférable pour que votre lecteur ne soit pas détourné du texte.

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Une formule de numérotation de lignes dynamique pour Excel

Posted by hoangquangdao sur 1 décembre 2010

Introduction

Un besoin rarement énoncé dans Excel telle que la numérotation des lignes Excel peut engendrer un petit problème. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une tâche Excel primordiale, je présente dans cet article une réponse à ce problème en présentant par la même occasion la fonction NBVAL, la fonction SI et la concaténation de texte dans une formule.

La fonction SI

La fonction SI vérifie si la condition est respectée et renvoie une valeur si le résultat de cette condition spécifiée est VRAI, et une autre valeur si le résultat est FAUX. On utilisé jusqu’à 7 fonctions SI imbriquées. Elle prend 3 arguments :

  • Test_logique qui est n’importe quelle valeur ou expression dont le résultat peut-être VRAI ou FAUX seulement
  • Valeur_si_vrai représente la valeur renvoyée si Test_logique est VRAI. Si cette valeur est omise, la valeur « VRAI » est alors renvoyée
  • Valeur_si_faux représente la valeur renvoyée si Test_logique est FAUX. Si cette valeur est omise, la valeur « FAUX » est alors renvoyée

Ainsi un début de solution est donc de vérifier si la 1ère case de la ligne à compter n’est pas vide, alors on incrémente le comptage de la ligne en cours :

=SI(cell<>""; NBVAL(cell:cell);)

La fonction NBVAL

La fonction NBVAL détermine le nombre de cellules d’une plage qui ne sont pas vides et elle a comme argument(s), la ou les plages de cellules à comptabiliser.

NBVAL01

Formule simple

Comme vous pouvez le voir dans la figure ci-dessus, cette formule fonctionne bien. En insérant ou supprimant l’enregistrement du 5ème contact de la liste de contacts, les numéros des lignes est mise à jour en conséquence. Il y a un problème à la ligne 10; si la ligne est vide, la formule renvoie FAUX car il n’y a pas de précision en cas d’un Test_logique FAUX.

La valeur FAUX est facile à éliminer par la modification de la fonction SI :

=SI(cell<>""; NBVAL(cell:cell);"")
NBVAL02

Formule avec une valeur pour le cas FAUX

En ajoutant toute la ponctuation nécessaire à la SI () en concaténant la ponctuation au résultat par le symbole de concaténation Excel « & ». Excel affiche la ponctuation pour des lignes vides.

=SI(cell<>""; NBVAL(cell:cell);"") & "."
NBVAL03

Formule en ajoutant une concaténation

Enfin au lieu d’ajouter une simple ponctuation à la fonction SI () n ajoute cette ponctuation à la valeur du résultat VRAI comme suit:

=SI(cell<>""; NBVAL(cell:cell)& "." ;"")
NBVAL04

Formule finale

Bien que cette formule fonctionne, je ne suis pas convaincu que c’est la solution la plus efficace.

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