Hoang-Quang Dao

Donner une énergie plus positive : vouloir proposer, partager, créer du lien… mon blog.

Posts Tagged ‘Management’

La perte de confiance de vos collègues

Posted by hoangquangdao sur 22 février 2013

Les raisons de la perte de confiance de vos collègues

Nul besoin de faire un scandale avec vos collègues pour qu’ils perdent confiance en vous. Parfois, il y a un tas de petites choses qui mènent à cette perte de confiance. Le perte de confiance au fil du temps est un grand problème. Comme la mort par mille coupures de papier, ils tuent la productivité, le rendement et le moral, d’autant plus que rétablir la confiance dans le milieur de travail prend beaucoup plus de temps.

Il y a donc quelques erreurs courantes à éviter afin de ne pas perde la confiance de ses collègues.

Avoir confiance aux autres

La confiance est comme une rue à double sens. Si vous voulez que les gens vous fassent confiance, vous avez besoin de leur faire confiance. Pour commencer, éviter la micro gestion. Au lieu de cela, donnez à vos collaborateurs la latitude de mettre en action leurs talents pour travailler.

Reconnaître les efforts

Quand un collègue de travail va au-delà des espérances, comment réagissez-vous ? Il faut à prendre un moment pour reconnaître personnellement son effort. Lui dire «Merci» par un email superficielle avant de passer à la tâche suivante n’est pas assez gratifiant.

Le retard dans les délais

La vie se passe et vous manquez une échéance ici et là. C’est parfois pas grand-chose ? Faux. Chaque fois que vous ne livrez pas, vous trahissez la confiance de vos collègues qui dépendent de vous.

Le retard aux réunions

Lorsque vous arrivez en retard régulièrement, vos collègues pensent que vous faites perdre leur temps. Ils peuvent également estimer que votre temps est plus important que la leur.

Admettre ses erreurs

En admettant ses erreurs, non seulement vous reconnaissez votre humanité, mais cela permet aussi à vos collègues de reconnaître les leurs. En conséquence, la communication s’ouvre, la confiance mutuelle se construit, et les gens se sentent libres de prendre des risques créatifs, intelligents.

Partager la vérité

Vos collègues comptent sur vous pour dire la vérité et ils ne doivent pas supposer quoique ce soit ou pire que vous essayez de les tester. Dites-le simplement et franchement comme c’est. Les gens apprendront la vérité tôt ou tard, et cela risque de leur faire perdre confiance.

Surveiller votre comportement

Soyez conscient de votre comportement. Au lieu de réprimander un collègue pour retard dans les délais, par exemple, calmement demander comment et pourquoi les choses se sont mal passées et ainsi comprendre les besoins de cette personne à l’avenir.

 

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Les excuses que n’aiment pas les Managers

Posted by hoangquangdao sur 26 septembre 2012

Introduction

Il y a beaucoup de raisons pour lesquelles un projet ne se déroule pas bien ou peut même échouer. Quand le manager veut savoir pourquoi, il y a tout un monde entre une excuse ou fournir un motif légitime. En vérité, la plupart des excuses ne peut que rendre le manager encore plus inquiet au risque de vous blâmer.

Voici quelques excuses communes pour vous aider à résoudre des problèmes avant que le projet soit mis en péril.

Je n’ai pas compris la demande

Tous les managers n’ont pas tous une grande compétence de communication. Et oui, avoir un manager qui n’explique pas bien ce qui doit être fait, cela rend le travail difficile. Dans le même temps, utiliser l’incapacité du manager à expliquer les choses comme une excuse pour ne pas avoir fait ce qu’il faut ne tient pas debout.  Si une demande n’a pas de sens, il est de votre responsabilité de trouver ce qui est réellement demandé.  Et si vous vous trouvez dans cette situation plus d’une fois, c’est un signe que vous devez être très prudent lorsque vous travaillez avec cette personne en particulier pour obtenir des choses bien comprises.

Le délai est impossible à tenir

Nous connaissons tous cette situation : un manager vous attribue une tâche avec une date limite trop courte. Vous dites au manager que le délai ne peut être tenu sans pour autant vous inquiéter en vous disant que lorsque le délai sera dépassé vous n’aurez qu’à dire: «Mais je vous avais dit la date limite était impossible à tenir ! » ce qui ne décolèrera par votre manager. Le problème est que dire simplement que le délai n’est pas possible à tenir n’est pas assez pertinent.

Dès que le manager vous dit de faire quelque chose et vous acceptez passivement de le faire malgré la date limite ridicule, c’est alors le fait de votre responsabilité d’y répondre. Votre meilleure défense consiste à négocier un meilleur délai, et pour ce faire, vous avez besoin d’un planning de projet.  Le fait est que vous devez toujours être en mesure de dresser un portrait de ce que le projet entraînera, dans les grands traits et il est assez facile d’assigner des estimations approximatives du temps pour passer que chaque étape.  Si vous montrez à votre manager que même de façon optimiste et avec la plus rigoureuse gestion du planning du projet, l’omission d’un million de petits détails montre qu’il prendra trois mois à mener le projet au lieu des trois semaines exigées. Il sera alors de la responsabilité du manager de traiter de la question du délai et plus du vôtre.  Vous avez transformé un adversaire en un allié.

Une ressource précieuse n’était pas disponible

Une bonne partie du travail d’un manager est de faire en sorte que l’équipe dispose de ressources suffisantes sous forme de temps, d’argent, et d’équipement.  S’il vous manque une ressource critique, votre gestionnaire a besoin de le savoir immédiatement – pas quand le projet est en retard – de sorte qu’il ou elle peut résoudre le problème immédiatement.  Lorsque vous alertez votre manager à l’avance, ce n’est pas une excuse – il demande de l’aide pour résoudre un problème.  Lorsque vous alertez votre manager, après coup, c’est trop tard, cela devient  une excuse et l’échec est sur vous.

Les exigences sont contradictoires

Nous savons tous que les demandes changent en permanence.  Cela étant dit, il est vraiment mauvais d’utiliser cela comme une excuse d’échec. C’est à vous d’étouffer ces demandes de changement dans l’œuf à mesure qu’elles surviennent. Avec chaque nouvelle exigence, vous devez voir comment elle va influencer les délais et le succès en définissant les conditions de déplacement des jalons si ses exigences de changement le permettent. Si vous autorisez ses nouvelles exigences qui seront ajoutées sans modifier les délais, vous en avez effectivement fait votre responsabilité de répondre aux nouveaux objectifs et alors plus d’excuses.

J’ai des problèmes personnels

Nous avons tous des problèmes personnels de temps à autre.  Mais si vos problèmes personnels ont une incidence sur votre travail et la réussite de vos projets, vous devez soit les traiter ou obtenir de l’aide dans votre travail.  Si les choses sont devenues au point où votre manager vous demande, « Qu’est-ce qui se passe ? », il est alors trop tard. Vos explications sur le retard dans votre travail vont juste rendre votre manager encore plus inquiet. Mais si vous expliquez que vous rencontrez quelques problèmes personnels dès qu’ils ont une incidence sur votre travail, votre patron sera en mesure de faire les ajustements nécessaires.  La plupart des managers vont alors déplacer des ressources ou modifier leurs attentes plutôt que d’essayer de forcer quelqu’un qui a un problème d’être à 100 pour 100.

Je n’ai pas assez de temps

Il y a toujours assez de temps pour faire les choses, avec de l’argent, de la motivation, ou des ressources.  S’il y a trop de choses à faire, vous devez vous débarrasser de certaines d’entre elles ou dire à votre manager que vous êtes dépassés.  Si vous n’obtenez pas de changement, il est alors le gestionnaire de votre problème, ce n’est alors plus le vôtre si les délais ne peuvent être satisfaits.  Mais comme tant d’autres situations énumérées ici, il est de votre responsabilité de faire comprendre qu’il y a un problème dès que vous le pouvez, afin que des ajustements soient faits.

Je ne sais pas ce qui s’est passé

Certains projets peuvent tomber dans une ornière sans jamais en sortir, lorsque personne dans un projet ne peut signaler et dire ce qui a foiré. Tout de même, quand un projet est hors des rails, tout le monde est généralement au courant du problème, même si on ne sait pas pourquoi. Ce genre de situation peut être embarrassant.  Après tout, comment peut-on savoir que le projet a un problème, sans savoir pourquoi ?  Trop souvent, nous pensons que si on continue à le repousser, peut-être que le problème mystère va disparaître et le projet va se remettre sur la bonne voie.  Mais cela ne fonctionne jamais de cette façon.  Si un projet déraille, vous devez le faire savoir, même si vous ne savez pas exactement pourquoi, afin qu’ils puissent ajuster leurs attentes.

J’ai été victime de blocages

Les lieux de travail sont remplis de gens qui sont différents, parfois avec des buts contradictoires. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de l’équipe d’assurance qualité pour tester votre application, mais l’équipe du projet a une autre priorité, de sorte que votre application ne passe les tests que longtemps après si bien que votre délai n’est pas respecté.  Ces genres de blocages de travail se produisent tout le temps.  Si vous ne pouvez pas débloquer la situation par vous-même, déterminer la quantité de retard que vous allez subir et quelles sont vos options et les présenter à votre manager.  Armé de cette information, votre manager sera en mesure de prendre une décision à partir de là ou peut-être obtenir une modification des priorités.

Le seul exemplaire de l’ouvrage a été détruit

Si votre travail est stocké sur un ordinateur, vous n’avez aucune raison de n’avoir qu’une seule copie de celui-ci.  Non seulement vous devrez faire des sauvegardes régulières, mais elles doivent être sur différents appareils dans des endroits différents. Copier les fichiers locaux sur le serveur du réseau ce qui permet au service informatique de gérer les sauvegardes.  Avec l’excuse de n’avoir pas sauvegarde, votre manager ne vous fera plus jamais confiance du tout.  Sauvegardez votre travail et vous n’aurez jamais à dire à votre manager que la clé USB qui contenait votre projet est morte.

Le chien a mangé mon devoir

Parfois, des événements inexplicables se produisent et vous empêchent de faire avancer votre travail.  Ces choses se produisent. Votre manager ne veut pas savoir que votre projet est en retard ou ne sera pas réalisé de manière satisfaisante en raison de ces types d’évènements aléatoires. Mais parfois, il n’y a tout simplement rien à faire contre ça, en particulier quand il arrive au pire moment possible.  Il suffit d’assumer sans rien inventer dans ce cas.

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Affirmer son leadership, qu’est-ce que c’est ?

Posted by hoangquangdao sur 23 août 2011

Introduction

En tant que « Responsable », vous pouvez vous attendre à faire face aux demandes continuelles sur votre leadership et les compétences de gestion. Certains vont échouer et d’autres vont briller.

Affirmer son leadership et alimenter sa trajectoire
de carrière

La question qui se pose aux leaders ne commence pas
par « QUOI » mais « QUI »

Les décisions les plus importantes que vous prendrez comme
un leader sont toujours sur les personnes. Vous pouvez penser
qu’elles concernent la technique, le matériel, ou l’argent, mais c’est presque « accessoire ». Les
meilleures et les pires décisions qu’un dirigeant peut prendre sont toujours celles
concernant les gens. S’entourer des meilleurs collaborateurs est important
en tout temps, et plus que jamais en ces temps incertains.

Discuter c’est bien, être visionnaire c’est mieux

Un des traits caractéristiques d’une réunion de revue avec
la direction, c’est qu’on est plus susceptible d’utiliser des questions
ouvertes. Les dirigeants qui exercent principalement leur activité dans un mode
de discussion manquer l’opportunité de capitaliser sur de nouvelles idées. Une
entreprise a besoin de nouvelles idées et un leader doit savoir en apporter.

Prendre ses responsabilités

Une fois que vous avez entendu les idées de chacun /
suggestions / problèmes, etc.  vous devez
alors agir comme un leader. En tant que leader, l’une des choses pour laquelle
vous êtes payé est de prendre des décisions. Et les mettre en œuvre avec
succès. Montrez à votre équipe et à votre patron que vous êtes prêt à
relever le défi. Il en résultera l’obtention davantage d’opportunités lorsque
vous êtes aux commandes. C’est la différence entre le pilote officiel et
le pilote d’essais.

Ne pas se focaliser sur un grand succès

Les meilleurs dirigeants, comme les meilleures
organisations, réalisent généralement beaucoup de choses très bien. Ceux
qui s’élèvent en se reposant sur l’histoire de leur réussite se consument en
général. Apprendre à progresser par petites étapes sur des bases solides
est toujours une bonne approche – et plus particulièrement pendant une période
qui est très difficile à prévoir.

Ne pas se laisser son métier dicter votre trajectoire
(ascendante ou descendante)

Il y a beaucoup d’histoires d’échecs d’aujourd’hui – les
individus se sont trompés, les organisations ont échoué, des industries
entières sont dans le chaos. Et pourtant, même un haut potentiel des
secteurs sinistrés, comme l’industrie automobile et les secteurs des services, peut
avoir de grandes réussites. Et c’est dans ces temps difficile que l’on
reconnait les vrais « capitaines ».

Le pouvoir d’un seul individu peut faire toute la différence
dans le monde d’une organisation. Vous pouvez le faire aussi. Voici à
une future année 2012 couronnée de succès qui se présente !

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Identifier et gérer les risques du projet

Posted by hoangquangdao sur 22 juillet 2011

Les engagements sur la qualité d’un projet dépendent de son
positionnement en tant que commanditaire ou prestataire, de la taille et l’effort
engagé dans sa mise en œuvre. Cependant il y aura toujours une constante dans
cet engagement de qualité indépendamment du fait que vous êtes en interne ou un
chef de projet externe est la tâche d’identification des risques et de leur gestion.

Identifier les risques

Dans tout nouvel environnement il faut tout d’abord prendre connaissance
des risques potentiels en termes d’infrastructure organisationnelle, de procédures
et de personnel. Attention à ne pas faire des hypothèses avant d’avoir
tous les faits, sinon ces préjugés s’ajouteront aux risques.

Même si vous vous engager directement avec le DSI ou
seulement dans le projet, il est essentiel de mener le processus d’identification
des risques lors d’une séance de planification détaillée de l’ensemble des
risques, même si le DSI reste la meilleure source d’information initiale. Il vous
incombe de poser les bonnes questions, parce que vous êtes l’expert sur la
mission et vous pouvez avertir le client sur les problèmes les plus courants
qu’ils pourraient rencontrer.

Discuter avec les experts et les utilisateurs

Il faut rencontrer les experts en la matière et les
utilisateurs finaux (si ce sont des personnes différentes) et tout autre
personnel qui va interagir avec la solution à un degré significatif. Ces
personnes peuvent être de bonnes ressources quand vous essayez d’identifier les
risques potentiels.

Concevoir des stratégies de risque

Vous avez besoin de travailler avec le promoteur du projet,
les experts et les utilisateurs afin de déterminer et de documenter la
meilleure stratégie pour atténuer ou même éviter ces risques, s’ils se
présentent. Même si vous ne pouvez pas formuler une réponse détaillée des
risques à chaque fois, il sera toujours utile d’identifier une stratégie visant
à garder à l’esprit de suivi de ces risques.

Gérer les risques et fournir les mises à jour
régulières de l’avancement

Le projet de qualité ne se limite pas à une gestion en
comité de pilotage. C’est une conduite à long terme et continue bénéfique à la
gestion de la relation client. Tenir des réunions hebdomadaires en
rapportant l’avancement au client est un bon moyen de soutenir la continuité. Il
faut fournir un calendrier des tâches révisées et bilan de la situation
comportant la liste des risques.

Conclusion

Pour les petites missions ou les grands projets, il sera toujours nécessaire
d’identifier et de gérer les risques Ça vaut la peine de prendre le temps car
la maîtrise des risques pourrait déterminer son succès ou son échec et commercialement
des affaires futures avec le client ou pas.

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Gestion d’équipe et de la confiance

Posted by hoangquangdao sur 21 juin 2011

Dans le management moderne, il est généralement négatif se laisser aller à un « micro management » pour la gestion d’équipe, c’est-à-dire de vouloir interférer à tous les niveaux afin de tout contrôler par soi-même. La
confiance étant une base essentielle d’un management relationnel.

Inspirer la confiance

C’est bien connu, la confiance engendre la confiance. Afin de pouvoir faire confiance à son équipe et surtout avoir confiance sur le travail fourni il faut veiller à plusieurs choses:

  • Les compétences de l’équipe doivent répondre aux exigences du travail à fournir. La formation du personnel ou l’embauche de personnes possédant les compétences correctes sont donc primordiales.
  • Le manque de confiance en soi ou le manque d’expérience pour diriger un personnel plus expérimenté ne doit pas se manifester par une interférence avec son équipe.

Évidemment, il y a une différence entre le management générale et la « micro management », et même les meilleurs leaders peuvent parfois dégénérer en « micro management » lorsque le stress est élevé. Quand vous avez confiance en vos employés, ils sauront relever les défis et travailleront par eux-mêmes en faveur de ceux qui apprécient leurs contributions et ceux qui les traitent comme des professionnels. Cependant il faut aussi savoir retrousser vos manches et travailler aux côtés de votre équipe si nécessaire.

Obtenir plus de réalisations

Chaque minute que vous passez à surveiller de trop près quelqu’un est une minute que vous ne consacrez pas à des questions stratégiques qui peuvent aider à propulser l’organisation vers de nouveaux sommets. En outre, quand vous êtes sur le dos de quelqu’un en permanence, sa productivité en souffre aussi. En conséquence, vous faites tous les deux du travail moins bon.

Au lieu de tenir la main de votre équipe en leur expliquant exactement comment ils doivent faire leur travail, envisagez une approche différente de la gestion de projets. Lorsque le besoin s’en fait sentir pour un nouveau projet, vous pouvez décider de confier le projet à un de vos employés, lui attribuant une tâche de contrôle sur :

  • La documentation du projet
  • L’orientation générale et les résultats attendus
  • Les délais
  • La communication du projet

A partir de là, la personne doit vous fournir des rapports réguliers sur les progrès et l’avancement du projet, il ne vous restera qu’à gérer les exceptions et les demandes de clarifications. Il n’y a aucun besoin de constamment aller au bureau de la personne et de lui demander les mises à jour aussi longtemps que la personne vous fournit les informations à intervalles convenus et que les jalons sont respectés.

Cela vous libère du temps pour vous concentrer sur votre propre travail et maintien votre équipe vigilant sur leur travail en répondant à vos attentes. S’en tenir à une méthode de communication projet vise
également à inspirer la confiance de votre personnel, car ils savent que vous leur faite confiance pour être des professionnels.

Faire partie des nouveaux managers

Le « micro management » des gens ne leur laisse pas la possibilité de grandir. Lorsque vous les laissez faire leur travail et prendre la responsabilité des résultats, vous les aidez à mieux travailler par eux-mêmes. En effet, en ne cherchant pas systématiquement à résoudre tous les problèmes qu’ils peuvent rencontrer par vous-même, vous les forcer à chercher des solutions et des réponses. De toute évidence, ne soyez pas cruel. Si quelqu’un est vraiment bloquer et que vous seul pouvez débloquer la situation, il faut alors vous engager de résoudre le problème. Regarder les gens souffrir n’est pas vraiment amusant.

Fidéliser le personnel

Quand les gens ont des opportunités et peut voir les possibilités d’évolution, ils resteront. Si vous êtes le genre de leader qui inspire la confiance, les gens travailleront pour vous. La délégation de certaines responsabilités est un signe d’évolution concret pour une personne.

La promotion

Un DSI a forcément acquis la confiance et le respect de la direction pour atteindre ce niveau. Cependant, le DSI ayant gravi les échelons techniquement a parfois tendance à se concentrer sur la technologie au
détriment des objectifs de l’entreprise globale. Le DSI qui a gravi les échelons en passant la plupart du temps à faire le travail de son équipe ne se concentre pas sur son rôle de DSI et perdra le respect de sas pairs exécutif. En revanche, s’il est en mesure d’aller au-delà des racines techniques et peut aider à propulser l’entreprise, la promotion est inévitable.

Résumé

Faites confiance à votre équipe et évitez le « micro management » pour aider votre équipe à évoluer, aider l’entreprise à mieux atteindre ses objectifs et contribuer à votre propre carrière.

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Le bon consultant

Posted by hoangquangdao sur 7 avril 2011

Introduction

À un moment ou un autre, vous pourriez vous demander si vous
êtes bien fait pour un emploi de conseil et comment vous interagissez avec les collaborateurs
et la façon dont vous avez agi sur le terrain. Comment vous gérez chaque
instant déterminera le résultat dans le métier.

Ce qui fait la différence au niveau professionnel

Ridiculiser le travail d’un autre consultant

Rien ne peut paraître moins professionnel que de se moquer
du travail de quelqu’un d’autre. Même si une personne peut avoir fait quelques
erreurs flagrantes, peut-être y avait-il une raison pour ce qu’elles aient été
commises. On ne sait jamais. Donc, il est toujours préférable de jouer la
sécurité et de garder les commentaires pour vous. Cela ne vous rend pas
meilleur qu’un autre quand vous dites des choses comme: «Eh bien, je n’aurais
jamais fait comme ça ! » Faites votre travail du mieux que vous pouvez et garder
les remarques «hors ligne».

Faire des affaires dont vous n’êtes pas autorisé à
faire

Si vous travaillez pour un cabinet de conseil, vous le savez
il y a des canaux pour les clients afin de prendre la commande de matériel ou
de services. Bien sûr, si vous avez le temps et qu’ils ont encore besoin de
résoudre un problème, il est probablement prudent de prendre la demande en
charge – pour autant qu’ils soient facturés au tarif standard de la stratégie
commerciale du cabinet. Mais quand il s’agit de demandes en dehors des voies
appropriées de ceux des clients, il ne faut pas citer les prix et les frais que
vous n’êtes pas à 100% sûr. Si vous pensez qu’un client peut demander un devis,
soit il obtiendra de vous une fourchette de prix, soit il sera orienté vers le
bon numéro à composer.

Prendre des raccourcis

La dernière chose que vous voulez faire est de prendre un
raccourci dont vous n’êtes pas sûr du temps qu’il prendra. Une rustine
peut-très bien convenir si vous savez que vous devrez intervenir de nouveau
pour faire un correctif permanent. Mais finalement, ces raccourcis temporaire
échoueront et nécessitent davantage d’attention. Et le temps de l’échec est
inconnu. Il pourrait être la minute ou le mois plus tard. Ce n’est pas le type
de pari que vous devez prendre. Il frustre le client, et il vous êtes mal perçu.

Réserver sur le temps de la mission, du temps à la socialisation

Assurez-vous de facturer le client que pour le temps que
vous passez à travailler. Cela peut être difficile si vos clients sont des amis
ou des employés de vos amis. Quand vous allez à un travail dans ce contexte,
vous le savez, il y aura une période de temps passé à la socialisation, en
particulier lors de votre arrivée. Le début de la période de facturation commence
effectivement que lorsque vous commencez à travailler, non pas quand vous
parlez de la dernière soirée.

Les employés sont à votre image

Vous êtes là pour servir ceux qui vous engagent, qu’ils
peuvent ou ne peuvent pas être en mesure de faire leur travail pendant que vous
travaillez. Vous êtes en fait à leur service. Mais ils comprennent que vous
avez un travail à faire, et le plus souvent, ils le respectent. C’est lorsque
vous commencer à vous comporter comme si ces employés sont à votre service que
les choses peuvent devenir un peu tendu. Même si vous travaillez dans un petit
espace, n’oubliez pas que vous êtes l’envahisseur – et non eux.

Flirter

Peu importe comme un(e)employé(e) peut être mignon(ne), joli(e),
sexy, il ne faut pas s’engager dans une relation de flirt avec eux pendant que
vous travaillez. Vous êtes là pour faire un travail et le faire correctement.
Rien ne peut être plus rapidement sujet à la critique que quand votre esprit a
été victime de votre libido. Non seulement cela, vous ne savez jamais quand la
ligne entre le flirt et le harcèlement sexuel a été dépassée. Vous ne souhaitez
pas un costume de harcèlement sexuel portées contre vous et votre entreprise.
Si vous vous sentez un fort désir de communiquer avec un employé au travail,
partager votre numéro de téléphone et demander à cette personne de vous
appeler.

Participer à des discussions politiques ou
religieuses

Nous savons tous que les derniers thèmes dont vous voulez
discuter sur le lieu de travail sont la politique et la religion. Peu importe
la force de votre point de vue, ne risquez pas de tenter le loup. Si vous le
faites, vous regretterez certainement.

Laissez votre travail sans explication

Ne présumez pas que vous avez travaillé sur les ordinateurs ou
les applications sans que les utilisateurs ne le remarquent. Si les
«propriétaires» de ces postes de travail sont là, vous devriez leur faire
savoir de toutes les modifications apportées qui peuvent les affecter. Peu
importe leur degré de modification. On ne connait jamais le niveau de
compétence des utilisateurs, de sorte que vous ne pouvez pas être sûr de savoir
comment les petits changements seront perçus.

Défaut de documentation

La documentation est presque toujours l’une des dernières tâches
venant à l’esprit d’un consultant. Il convient, toutefois, qu’elle devienne
l’une des premières pensées. La documentation pourra toujours vous rendre la
tâche plus facile. Lorsque vous reviendrez sur le site, vous ne voulez pas
avoir à essayer de comprendre ce que vous avez fait la dernière fois que vous êtes
venu. Le document établit ce que vous avez à faire en sorte que si vous
revenez, vous pouvez reprendre le travail comme si vous venez de quitter.

Refuser d’écouter les besoins des employés

Il est inévitable que pendant que vous travaillez, les
employés vont vous parler. Plusieurs fois, ils seront fascinés par ce que vous
faites. Et parfois, ils vont penser qu’ils en savent plus que vous et souhaitent
vous aider. Mais dans la cacophonie de tout ce qu’ils disent, un de ces
employés pourrait mentionner quelque chose dont vous avez besoin d’entendre.
Quelqu’un pourrait connaître le tout petit problème qui est une cause
fondamentale du problème. Ou quelqu’un pourrait bien avoir un autre problème
qui peut être résolu (et facturés). Gardez vos oreilles ouvertes et ne donnez
pas l’impression aux employés que ce qu’ils ont à dire est sans importance
(même si cela l’est).

Conclusion

Le conseil peut être une affaire délicate. Vous devez être professionnel
tout le temps et vous avez à traiter tous vos clients comme s’ils étaient les
clients les plus importants que vous avez. Suivez ces conseils simples, et les
clients vous permetront de revenir et de vous référer à d’autres.

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Etablir le vrai cahier des charges

Posted by hoangquangdao sur 6 avril 2011

Introduction

Les besoins perçus par un client pour un projet ne sont pas souvent en prise avec la réalité. Une partie du travail d’un chef de projet consiste à examiner les requêtes des clients et poser les bonnes questions pour savoir de quoi ils ont vraiment besoin.

Même si un client vous apporte un projet qu’il a entièrement défini, même s’il a déjà pensé à la mise en œuvre, à la technologie, et peut-être même combien le projet va coûter et combien de temps il faudra pour terminer, il faut tout de même réfléchir sur la façon de procéder avant de s’attaquer à la liste du projet du client.

Voici quatre étapes que vous pouvez prendre pour façonner les exigences initiales du client dans une solution réelle.

1: Écouter le client

A ce stade, vous n’avez probablement pas vraiment une connaissance du métier du client. Votre équipe projet doit être à l’écoute des
besoins du client et de ses idées et observer la façon dont les choses fonctionnent et comment les choses devraient fonctionner. Vous devriez également poser des questions, mais ne soyez pas agressif ou en manque d’enthousiasme. C’est le travail du prestataire que d’examiner les exigences du client et les documenter tout en essayant d’obtenir plus de détails.

2: Rencontre avec les experts fonctionnels et les utilisateurs finaux

Vous devez demander au client de rassembler des experts en la matière et les utilisateurs finaux afin de les interroger. Il faut avoir une
vision à 360°.

Avant d’interviewer ces personnes, il faut savoir où ils en sont selon leur point de vue. Discuter les objectifs du projet et voir si ils
s’alignent avec ce que les utilisateurs finaux ont vraiment besoin pour bien faire leur travail. Ensuite, vous pouvez mettre ce que vous avez documenté à ce jour et leur montrer les exigences et les solutions possibles et obtenir une compréhension des lacunes qui subsistent entre ce que le client pense être nécessaire et ce que les utilisateurs finaux ont vraiment besoin.

3: Réorganiser les exigences

En supposant qu’il n’y ait qu’un léger écart dans les conditions initiales, vous devez retravailler le calendrier du projet, l’estimation, le calendrier et le plan des ressources. Afin de convaincre le client que sa perception initiale du problème était bien en dehors de la solution.

4: les conclusions de l’analyse des besoins réels

Il est temps de se regrouper avec le comité de pilotage du projet ou le client commanditaire afin de présenter vos conclusions et ce que
vous croyez être la vision du monde réel, de l’échéancier du projet et le coût.
Cela peut être une tâche difficile, surtout si vous avez trouvé un écart important et que la solution va coûter cinq fois plus ce que le client s’attendait à l’origine.

Que faire si le client campe sur la spécification original

Dans la plupart des cas, vous pouvez influencer le client pour prendre la bonne solution pour le projet, mais il y a la possibilité que
le client ne signe pas votre version de la véritable tâche à accomplir et vous obligera à aller de l’avant selon le plan original. Si le client insiste sur la suite du projet, alors vous avez une décision difficile à prendre.

Je crois que, dans la plupart des circonstances, mettre fin à la relation allant à l’impasse plutôt que de risquer des dommages permanents sur votre réputation. C’est souvent la meilleure voie à suivre. Aussi, je pense que la plupart des chefs du projet veulent se sentir bien dans leur travail, si vous mettez en œuvre une solution en quoi vous ne croyez pas, vous allez avoir un mauvais goût dans votre bouche jusqu’à la fin de ce projet.

Votre réputation est en ligne

Indépendamment de la façon dont il pourrait être tentant de prendre le chemin facile et juste faire ce que veut le client (surtout si vous jongler déjà avec six autres projets), vous ne devriez jamais accorder une confiance totale aux exigences initiales d’un client. Il y a presque toujours plus de problèmes cachés dont la solution. Si vous apporter une solution purement en fonction de la demande initiale du client sans aller plus en profondeur, vous aurez probablement un client mécontent et frustré à la fin du projet. Vous pourriez penser que si le projet tourne mal, c’est de la faute du client parce qu’il était à la définition de sa liste de souhaits, mais c’est le prestataire qui se
fait blâmer.

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Management et Leadership de la gestion projet

Posted by hoangquangdao sur 4 avril 2011

Un grand nombre d’articles sur la gestion de projets axés
sur les aspects techniques du travail (par exemple, le dernier outil, le modèle
ou technique pour aider à gérer le contenu, les horaires, et des personnes),
mais il est tout aussi important de se concentrer sur les aspects sociaux et
culturels de la gestion projet. Le leadership, l’esprit d’équipe, la négociation,
la résolution de problèmes et la politique ont également un impact significatif
sur la réussite du projet.

Les cadres de direction peuvent être formés dans les écoles
de commerce et des cours de perfectionnement professionnel. On peut identifier
trois comportements spécifiques de leadership que le chef de projet doit
démontrer, en plus de l’exécution des projets avec succès. Voici mon point de
vue sur les trois comportements de leadership.

Comportements de leadership

Démontrer une vraie culture du résultat

La gestion de projet n’est pas facile ou rempli de la
gloire. La réalité est dure et les projets sont peuvent être stressant,
frustrant ou ont des difficultés administratives qui peuvent nuire à l’objectif
final. Se concentrer sur les tâches qui doivent être accomplies (quel que soit
les obstacles) et garder l’objectif final à l’esprit est plus facile à dire
qu’à faire, mais les deux concepts sont essentiels quand même.

Un chef de projet efficace doit assumer sa responsabilité
pour atteindre les résultats définis par le projet, ce qui signifie que vous
pouvez ne pas être en mesure de se contenter de déléguer des tâches aux autres et
d’attendre la mise à jour du statut sans mettre la main à la pate. Sur certains
de mes projets, je n’ai jamais pensé que je serais la personne responsable pour
le nettoyage des données dans les systèmes existants ou d’effectuer des tâches
domestiques et administratives en cours de préparation pour l’atelier du
lendemain, mais parfois, remplir des tâches domestiques et se concentrer sur le
résultat final aide à faire avancer le projet.

Etre en quête de vérité

Afin de prendre les meilleures décisions, les chefs de
projet ont besoin de savoir le vrai problème ou les risques affectant le
projet. Les chefs de projets efficaces doivent exiger la vérité de leurs
équipes, puis de présenter la vérité à leur manager et leurs pairs. Minimiser
les problèmes et les questions, se cacher avec des explications floues n’aide
pas l’équipe projet ou le chef de projet à réussir.  En demandant aux membres de l’équipe d’expliquer
la situation en termes basiques, sans la rhétorique corporatiste ou spin
politique, toute l’équipe en bénéficiera.

Démontrer du courage

Les projets ne se déroulent pas toujours comme prévu, et
c’est le rôle du chef de projet de présenter l’avancement et l’état des lieux de
la situation actuelle et décrit les mesures correctives nécessaires pour améliorer
l’efficacité du projet. Dans certaines cultures organisationnelles, il y a une
tendance à éviter les rapports de mauvaises nouvelles jusqu’à ce qu’il soit
trop tard. Si vous présentez une modification positivement, on il peut vous
donner un peu plus de temps pour résoudre les problèmes, mais quand un projet
est en difficulté, les chefs de projet ont souvent besoin de soutien et
d’attention pour aider à renverser la situation.

Il faut le courage de communiquer les problèmes rencontrés
dans le projet et ne pas hésiter à demander de l’aide. Il faut du courage pour
avoir une conversation avec un membre de l’équipe qui n’est pas performant ou
pour parler à un collègue qui ne fournit pas le soutien nécessaire. Il faut du
courage pour prendre des décisions difficiles comme annuler un projet, de faire
un retour arrière sur une sauvegarde ou de sortir un collaborateur du projet. Comme
avec les chefs de projet, des situations sont difficiles, mais il faut traiter
avec eux.

En plus

Un engagement à la satisfaction du client, mettant l’accent sur la
qualité et l’amélioration continue sont des comportements de leadership
également. Les chefs de projet accomplis possèdent les compétences techniques
de gestion de projet et les comportements de leadership pour réaliser un
projet.

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Gestion des différences de génération

Posted by hoangquangdao sur 19 janvier 2011

Introduction

Les baby-boomers … La génération X, puis Y…. Tous ces types de personnes sont probablement dans votre milieu de travail. Si communiquer avec les personnes de son groupe d’âge représente un défi important, communiquer avec ceux d’un groupe d’âge différent est un défi encore plus vrai.

Conseils

Mettre l’accent sur les similitudes plutôt que les différences

À moitié vide ou à moitié plein ? Le point de vue influe sur la façon dont vous abordez les choses. En se disant, « Nous avons une trop grande différence de tranche d’âge et nous ne serons jamais en mesure d’arranger les choses » on va tout simplement la défaite. Mais, en se disant, « Oui, nous avons une grande différence de tranche d’âge, mais nous voulons tous et nous avons besoin des autres pour réussir, nous devons donc travailler les choses ensemble», cela projette des perspectives plus positives.

Je ne dis pas qu’on doit se faire des câlins en groupe et chanter des chansons tous les jours. Il faut juste réaliser que nous sommes dans une situation commune et ensemble. Tout comme un seul corps a des parties différentes, donc une seule organisation où travailles des gens de différentes tranches d’âges.

Qu’on le veuille ou non, tout le monde doit travailler ensemble pour que l’organisation réussisse.

Reconnaître que les changements se produisent

Rare est la société ou de service informatique qui utilise encore des disquettes 5 pouce 1/4, ou des écrans monochromes verts. Ceux qui le font encore – c’est à dire ceux qui ne parviennent pas à accepter ou à adopter de nouvelles technologies – risquent de devenir à leur tour obsolète.

Si vous appartenez à l’un des groupes les plus âgés, vous pourriez être plus résistants aux nouvelles technologies. Mais à moins que vous vous adaptiez, vous pouvez être laissés pour compte. D’autre part, vous pouvez avoir une expérience qui transcende les changements de la technologie. Même si vous avez travaillé avec une technologie plus ancienne, les principes que vous avez appris peut-être encore adaptés à la nouvelle technologie, donc il ne faut pas être réfractaire aux changements.

Reconnaître la valeur et les périls de ce qui a été « éprouvés »

Ceux qui ne se souviennent pas du passé sont condamnés à le répéter. Et il faut oublier ce qui est en arrière et aller vers de l’avant, en courant vers un but … Non, ces deux paroles ne se contredisent pas. La première suggère que nous apprenons du passé. Le deuxième suggère que nous évitions de s’enliser dans le passé. Un ancien

peut ne pas vraiment croire que « plus c’est toujours mieux », malgré ce qu’on peut en penser. Si c’est le cas, il pourrait y avoir un problème. Cependant, l’apprentissage de la manière ancienne, en gardant l’utile, et la modification ou l’élimination le moins utile sera avantageux pour l’organisation.

Etre conscient que la «nouvelle» technologie sera un jour technologie tout court

Ce qui a été sera encore une fois, ce qui a été fait sera fait de nouveau; il n’y a rien de nouveau sous le soleil…

Ce qui semble vraiment nouveau ne peut être. En d’autres termes, le «fossé technologique» peut être plus petit qu’on peut le penser. Si on est à la recherche de jeunes travailleurs sur les « Nouvelles » technologies, en le reliant par analogie à quelque chose qui existait avant alors on pourra toujours trouver dans l’ancienne génération de « travailleurs » de la même technologie ou une autre semblable compétente. Comme quoi, les moyens qui reflètent ce qu’on veut maintenant sont tout aussi bien dans la nouveauté que dans l’ancien si on essaie bien d’en relier les connections.

Développer une curiosité pour les choses qu’on ignore

Celui qui cesse d’apprendre est déjà à moitié mort. Il est important pour les travailleurs âgés à s’initier aux technologies nouvelles. La même chose s’applique aux jeunes travailleurs par rapport à une technologie plus ancienne. Plus on comprend comment les ordinateurs ont travaillé dans les dernières années, plus grande sera l’appréciation pour sa façon de travailler. En outre, on pourra se dire, « Voilà pourquoi ils le font de cette façon ». La même chose s’applique aux intérêts de loisirs de ce groupe d’âge (musique, sport, culture…)

Poser des questions plutôt que de faire des déclarations

Supposons que vous êtes parmi les travailleurs les plus âgés et que vous pensez que les idées des plus jeunes sont totalement inutiles. Ou inversement supposons que vous êtes parmi les travailleurs les plus jeunes et que vous pensez de même de la coopération des travailleurs âgés. Même si vous avez raison, la mauvaise volonté qui pourrait en résulter pourrait s’avérer dommageable.

Au lieu de cela, il faut faire ce que la plupart des sages font : plutôt que d’enseigner (ou faire état de) son point de vue, envisager plutôt de poser des questions appropriées pour que l’autre personne adhère au même point de vue par lui-même.

Si un collègue de travail suggère que la procédure de sauvegarde devrait utiliser un seul jeu de bandes, on peut dire, « je vois. Qu’est-ce qui se passerait si le système tombe au milieu de sauvegarde ? » Elle répondra forcément, « Nous aurons besoin d’un jeu de bandes »

Éviter les caractérisations fondée sur l’âge

Si on a un désaccord avec quelqu’un d’un groupe d’âge différent, il faut essayer de se concentrer sur le travail ou les questions techniques. Évitez de penser que la personne détient ce point de vue simplement en raison de son âge. Non seulement cela va causer de l’inconfort – il pourrait mettre l’entreprise et soi-même en difficulté juridique.

Définir votre acronymes

Les sigles causent toujours des problèmes quand les gens parlent de technologie et avec les non-informaticiens c’est encore pire. Cependant, même au sein d’un département technique, les acronymes peuvent prêter à confusion si peuvent signifier des choses différentes pour différentes personnes. Il peut être particulièrement déroutant si différents concepts se pose à différentes périodes de temps. Ainsi, par exemple, si on se réfère à SAP, il est clair qu’on est en train de parler de la société de logiciels d’entreprise mais cela pourrait vouloir dire un simple point d’accès au service (Service Access Point).

Paraphraser avant de répondre

De nombreux désaccords entre personnes ne le sont pas vraiment. En paraphrasant avant de répondre à une déclaration ou une question lors de la discussion sur quelque chose avec quelqu’un dans un groupe d’âge différents, on s’assurer qu’on est vraiment face à des personnes qui ont un autre point de vue (qui peut-être erroné) et qu’on est en désaccord sur ce point et pas avec la personne.

Etre prudent lorsqu’on parle histoire et références culturelles

L’utilisation de références culturelles en parlant peut ajouter l’intérêt et peut renforcer son point de vue. Cependant, il faut s’assurer que les autres vont comprendre ces références. Vous pouvez utiliser le terme « catastrophe de la navette spatiale » pour l’erreur de calcul de moyenne pour l’incident de 1986 de la navette Challenger. Mais puisqu’il y en a eu plus d’une cela peut prêter à confusion et de plus on peut remettre en doute la cause.

Accepter la vérité de l’autre groupe de tranche d’âge le cas échéant et le dire

Si une  personne a raison, il faut le dire et l’accepter. Lorsqu’on le fait, on créé une occasion de renforcer la cohésion. Et si on est le bénéficiaire d’un tel commentaire, il faut le prendre de bonne grâce et humblement et non pas avec une attitude de « Je vous avais bien dit ».

Vous pouvez rendre visite au site du cabinet de management Inergie sur la gestion des âges

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Gestion des personnes difficiles

Posted by hoangquangdao sur 18 janvier 2011

Introduction

Suite à mon précédent article sur la gestion des utilisateurs difficiles, je vous fais part de quelques principes plus généraux sur la gestion de personnes difficiles. Malheureusement, les personnes difficiles – que ce soit des collègues, des patrons ou des clients – tout le monde y est confronté en permanence. La façon de les gérer peut affecter le travail, le progrès, et même la santé. Cet article présente quelques conseils pour faire face aux relations problématiques, mais je vous encourage à visiter le site Entreprise et Convivialité.

Conseils

Essayez de ne pas prendre les choses personnellement

Parfois, une personne peut être irritable et difficile à gérer à cause de ce qu’elle est et n’a rien à voir avec soi. Donc, il faut essayer de ne pas le prendre personnellement – même si, un commentaire peut être orienté sur soi-même. Ce mécontentement aurait pu être de toute façon destiné à tout le monde. En prenant des observations personnellement de ce genre de personnes, ne peut rendre leur gestion que plus difficile.

Poser des questions plutôt que de faire des déclarations

Les personnes difficiles ont souvent des opinions bien arrêtées. Parfois, elles ont raison, mais d’autres fois elles peuvent se tromper. Et quand elles ont tort, un moyen plus efficace de le souligner est de poser des questions plutôt que de faire des déclarations. En posant des questions, on peut être en mesure d’aider la personne à reconnaître les problèmes dans sa propre position, avec moins de risques d’une confrontation.

Par exemple, si quelqu’un insiste pour garder toutes les bandes de sauvegarde dans la salle des serveurs, résister à votre envie première qu’il s’agit d’une l’idiotie. Prenez plutôt une question comme: «Alors, qu’allons-nous faire si un incendie détruit le centre de données ? » Si la personne répond:« Nous allons tout simplement faire une restauration », demander « Comment allons-nous faire une restauration de sauvegarde si les bandes ont été détruites dans le feu ? »

Avoir des-preuves à l’appui par écrit

Lorsqu’on rencontre de la résistance absolue de la part de quelqu’un lors d’une réunion ou d’une mise au point, il faut écrire une documentation qui appuie ses revendications. On a plus de crédibilité à justifier ses choix à long terme si on a une trace de sa réflexion ou mieux un argumentaire écrit balayant les contradicteurs. Par exemple, dans le cas du choix d’un fournisseur ou d’un prestataire, il vaut mieux quelque d’écrit plutôt que de simples raisons de son propre chef, même si on a la confiance de la direction.

Assurer la compréhension et de la communication

Une communication efficace est toujours importante, mais jamais autant que lorsque vous êtes face à une personne difficile. On peut en effet répéter plusieurs fois un argument en le développant de nouveau à cause d’un manque de communication. Quand on parle à quelqu’un, il faut aussi l’écouter attentivement et s’assurer qu’on ait compris le point précédant avant de continuer au point suivant par exemple. De même, il faut s’assurer que l’autre comprenne son propre argument.

Utiliser des phrases appropriées en cas de besoin

Si on a le sentiment que la rupture de communication s’est produite. Les phrases suivantes peuvent être utiles suivant leurs contextes et devraient désamorcer des situations bloquées :

Utiliser le «je» plutôt que «tu»

Utilisation d’une instruction qui contient « je » implique moins de risques qu’une déclaration qui contient des « tu ». Le pronom de la première personne ne ressemble pas à une accusation, afin que les personnes soient moins susceptibles de réagir négativement. Par exemple, au lieu de dire, « tu ne m’as jamais envoyé ce e-mail », il vaut mieux envisager de dire : « Je n’ai jamais reçu cet e-mail. »

Détacher la question de la personne

Lors d’une discussion sur une idée qu’une personne difficile avance, il faut essayer de séparer l’idée de la personne. En particulier, si on a un problème, et de préciser que la préoccupation réside dans l’idée. Même si une personne difficile peut encore le prendre mal, cela sera moins probable. Ainsi, au lieu de dire: «Votre idée soulève plusieurs questions », il faut envisager de dire « cette idée soulève plusieurs questions »

De même, si une personne est difficile formule des commentaires sur une idée à soi, il faut là encore séparer de lui ces commentaires et les regarder objectivement. Les critiques sur sa propre idée seront alors plus acceptables.

Affirmer-vous plutôt que d’être désagréable

On peut être provoqué par des commentaires mal placés ou insultants. Bien sûr, on peut répondre que c’est ridicule, mais il ne faut pas entrer dans le jeu. En d’autres termes, il faut simplement exposer ses raisons et arguments, sans attaquer l’autre personne.

Cette même approche peut aider à faire face à des personnes difficiles. On ne doit pas être un paillasson, mais on doit également ne pas être aussi rude que l’autre personne l’est. Il suffit de coller à ses propos et ses arguments et de rester professionnel.

Tourner à la « table de négociation »

Les personnes difficiles, comme pour prendre l’offensive, aiment mettre des autres sur la défensive. Il faut essayer de faire tourner la table de négociation, en d’autres termes de retourner la situation sur cette personne. Par exemple, si quelqu’un dit: « Nous ne pouvons pas le faire », demander : « Que pouvez-vous faire ? » Si cette personne dit : « Nous ne pouvons pas être prêt à cette date », demander : « Quand pouvez-vous être prêt ? » ou « Quels sont les facteurs qui vous empêchent d’être prêt à cette date ? »

Rester poli

Il faut garder la règle d’or de toujours remercier dans tous les cas. Même si quelqu’un a une personnalité difficile, cette personne peut aider à apprendre un métier ou donner un aperçu. Si cela arrive, lui faire savoir qu’on a apprécié. Mais en restant juste être sincère, car rien ne rebute plus les gens que quelqu’un qui cherche à s’attirer les faveurs. Un dernier conseil : si on doit remercier ou exprimer sa reconnaissance à une telle personne, le faire sans sourire, parce que les mots sembleront plus sincère de cette façon.

Vous pouvez rendre visite au site du cabinet de management Inergie sur la communication managériale.

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