Stratégies de négociation pour les projets IT

Introduction

On ne réalise pas toujours qu’une bonne négociation, au tout début d’un projet, est aussi une clé de sa réussite. Les chefs de projets sont appelés à agir en tant que négociateurs souvent et pour de nombreuses raisons. Ce sont quelques-unes des situations qui peuvent nécessiter des négociations :

• Les tâches hors du cadre du projet nécessitant d’être inclus dans le calendrier de gestion projet
• Demande du client pour une ressource ou un autre ensemble de compétences
• Formation des clients
• Question de budget vs question de calendrier
• Prioriser le nécessaires plus tôt que le prévu
• Les questions de gestion de données et qui les gère
• Un financement supplémentaire nécessaire en interne de sa haute direction
• Obtenir les clés nécessaires de gestion desservices internes
• Mettre en production ou faire les tests nécessaires pour traverser une phase critique

Autant de questions qui nécessitent des négociations. On peut généralement les classer en quatre catégories :

• La portée, le cadre du projet
• Les ressources
• L’échéancier
• Le budget

Cet article propose un examen de chacune de ces catégories et les stratégies à adopter pour la négociation.

Les négociations sur la portée du projet

Les négociations sur les limites sont presque une évidence pour tout projet. Une raison pour laquelle ce genre de négociation peut être nécessaire dans le cas où les frontières n’aient pas été correctement définies au cours du processus de vente, c’est pourquoi il faut toujours quelqu’un du côté gestion de projet comme un participant actif dans le processus de vente..

Quand un client dit, « mais je pensais que c’était inclus dans le projet », il faut regarder la situation du point de vue du client et enquêter sur ce qui s’est passé. Par exemple, peut-être que le commercial leur a dit que c’était inclus, ou peut-être les détails sur les exigences convenues ont été un peu sous-entendus.

Pour les questions concernant une étendue du cadre du projet, il faut alors établir une proposition de changement. Si le client hésite, il peut y avoir une marge de négociation.. On peut être en mesure de proposer au même prix, la mise en œuvre d’une nouvelle fonctionnalité, mais sans la formation gratuite. Afin de rendre ce genre d’offre, il faut probablement obtenir l’approbation de l’équipe de direction, qui devient à son tour un interlocuteur d’une autre négociation. C’est le temps de rappeler aux cadres supérieurs l’importance de la satisfaction des clients, leur fidélisation, et leurs références, et peut-être sa vision pour capitaliser ces nouvelles fonctionnalités pour le futur.

Les négociations sur les ressources

Faire intervenir la bonne ressource au bon moment est critique. Il peut y avoir des moments où il est nécessaire de vendre au client une ressource de projet supplémentaire ou complémentaire. C’est ce qui est généralement le cas d’une ressource ou un ensemble de compétences qui a été promis mais qui n’est pas disponible.

Un chef de projet n’est pas en mesure de d’agir au sujet de la question des ressources, mais il ne faut pas abandonner tout de suite. Il faut rencontrer son supérieur hiérarchique direct gérant les ressources et discuter de leur disponibilité globale par rapport au calendrier du projet. La clé pour ce genre de négociation est de garantir que la ressource sera libérer quand il ou elle aura besoin de travailler sur leurs tâches régulières. Cela nécessite en effet peu de décalage dans le planning tout en évitant les négociations du côté client.

Les négociations de calendrier

Dans un projet, les négociations sur les questions de calendrier proviennent généralement d’une demande du client pour des prestations ou des fonctionnalités produites plus tôt que prévu. Ce genre de demande provient souvent de leur hiérarchie qui exprime cette nouvelle contrainte comme une nécessité stratégique.. Selon le projet, cela peut être un problème majeur, alors il faut savoir négocier avec le client sur la mise en œuvre de fonctionnalités en plusieurs phases (si c’est une approche appropriée). Voici une méthode typique de négociations du calendrier :

• Examen de la demande de fonctionnalité
• Discutez avec son équipe projet ou d’autres experts
• Retravailler un planning de projet alternatif pour déplacer la livraison de la fonctionnalité demandée au plus tôt dans le calendrier
• Etablir un document pour le client décrivant ce qui doit être repoussé plus loin dans le projet pour y arriver
• Organiser une réunion formelle avec le comité de pilotage projet afin de présenter la proposition

La proposition habituelle est de restructurer les priorités et déplacer les fonctionnalités nécessaires à un point antérieur dans ainsi que sa mise en œuvre, et créer des phases ultérieures pour toutes les fonctionnalités restantes pour le montage final du projet. Cette restructuration peut avoir une incidence sur le budget, mais c’est assez facile à vendre si le client obtient la fonctionnalité lorsqu’ils en ont besoin.

Les négociations budgétaires

La question du budget est la plus courante à traiter. Elle remet constamment en cause le prix élevé des ressources pour les tâches spécifiques du projet. Les négociations budgétaires viennent également quand le projet commence à manquer de fonds, lorsqu’il faut obtenir plus d’argent soit de la part de la direction en interne soit de la part du client.

Dans le cas des ressources, si elle est justifiée par le projet en raison de certains besoins des clients, alors on peut généralement vendre au client la ressource à prix plus élevé. Cela nécessite tout de même une proposition de changement dans les ressources et leur prix.

Si l’avant-vente a mal évalué les besoins en ressource, alors il faudra convaincre la direction interne pour obtenir l’accord de donner au projet, des ressources plus qualifiées tout en les facturant au client au même tarif. Quoi qu’il en soit, il faut établir un avenant soit avec le client (pour justifier la nécessité de l’ensemble supplémentaire des compétences) soit avec la direction interne (pour justifier la perte pour payer l’écart de taux jour/homme de leur poche).

Conclusion

Peu importe les circonstances, les négociations sont un compromis entre donner et prendre. Par exemple, on peut être plus disposé à négocier sur le budget si le client donnera plus d’affaires par la suite. Dans tous les cas, il ne faut jamais manquer l’occasion d’améliorer sa cote de satisfaction client en montrant aux clients qu’on est lutte toujours pour eux quand il s’agit de négociations du projet.

Enfin voici une carte heuristique de la bonne pratique de la négociation en général, qu’il faut essayer de garder en tête.

Carte heuristique de la négociation

Vous pouvez rendre visite au site du cabinet de management Inergie sur la communication managériale.